Osobný spis zamestnanca

Čo musí byť obsahom personálnej dokumentácie zamestnanca? Ktoré údaje zamestnávateľ nesmie zaznamenávať v osobnom spise? Je možné spracúvať fotografiu zamestnanca? Je potrebné pýtať od zamestnanca súhlas na spracúvanie osobných údajov? Poskytneme vám odpovede v súvislosti so zákonom č. 18/2018 Z. z. platným od 25. 5. 2018.

osob spis

Z pohľadu Zákonníka práce

Osobný spis zamestnanca je základom personálnej dokumentácie, ktorý nemá zákonom predpísanú formu, ani to, čo musí byť jeho obsahom. Spravidla sa vedie ako spisový obal, ktorého súčasťou sú dokumenty personálneho charakteru, ktoré sa vedú počas celého životného cyklu každého zamestnanca. Zakladá sa so vznikom pracovného pomeru fyzickej osoby a odkladá sa s jeho ukončením. Ak sa však uskutočňujú úkony medzi zamestnávateľom a zamestnancom aj v predzmluvných vzťahoch, spisový obal môže byť založený aj skôr ako pri vzniku pracovnoprávneho vzťahu. Ako je už vyššie uvedené, žiadny z právnych predpisov, ktorý súvisí s pracovnoprávnymi vzťahmi, neobsahuje bližší popis údajov, ktoré môžu byť v osobnom spise zhromaždené.

Z čl. 11 zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonníka práce (ďalej len „Zákonník práce“) však vyplýva, že zamestnávateľ je oprávnený do spisu zakladať len listiny, ktoré sú nevyhnutné pre výkon práce, ako aj osobné údaje súvisiace s kvalifikáciou a profesionálnymi skúsenosťami zamestnanca. U fyzickej osoby, ktorá už bola zamestnávaná, môže spis obsahovať aj pracovný posudok a potvrdenie o zamestnaní od predchádzajúcich zamestnávateľov.

K tzv. zakázaným údajom, ktoré nesmú byť zaznamenané v osobnom spise, patria napríklad tie, ktoré zamestnávateľ nesmie vyžadovať od fyzickej osoby v zmysle ustanovenia § 41 ods. 6 Zákonníka práce, t. j. údaje o tehotenstve, rodinných pomeroch, bezúhonnosti, s výnimkou, ak ide o prácu, pri ktorej sa podľa osobitného predpisu vyžaduje bezúhonnosť, alebo ak požiadavku bezúhonnosti vyžaduje povaha práce, ktorú má fyzická osoba vykonávať, o politickej, odbornej, náboženskej príslušnosti. Obsahom personálnej agendy, ktorá sa zaznamenáva do osobného spisu zamestnanca, je agenda súvisiaca s/so:

  • vznikom pracovného pomeru, zmenou dohodnutých podmienok pracovného pomeru a skončením pracovného pomeru – napr. akceptačný list, pracovná zmluva, dohoda o zmene pracovných podmienok, vstupný/výstupný list, zápočtový list, pracovný posudok od predchádzajúceho zamestnávateľa,
  • oboznámením zamestnanca s internými predpismi zamestnávateľa – napr. písomné vyhlásenie o oboznámení sa s pracovným poriadkom, kolektívnou zmluvou, mzdovým poriadkom a pod.,
  • zabezpečením základných personálnych údajov – napr. vstupný dotazník,
  • zabezpečením plnenia oznamovacích povinností do Sociálnej poisťovne, príslušných zdravotných poisťovní – registračné listy (prihlášky, odhlášky, zmeny),
  • zabezpečením informácií o absolvovaných školeniach a požadovanej spôsobilosti zamestnanca – napr. vstupné školenia, periodické školenia, potvrdenie spôsobilosti – zdravotnej, odbornej, príp. inej spôsobilosti potrebnej na výkon práce zamestnanca,
  • riešením záležitostí súvisiacich s pracovným pomerom – napr. hmotná zodpovednosť, porušenie pracovnej disciplíny.

POZNÁMKA

Jednotlivé písomnosti nachádzajúce sa v osobnom spise zamestnanca je vhodné číslovať a ukladať ich na seba od najstaršej po najaktuálnejšiu. V záujme prehľadnosti odporúčame robiť zoznam písomností na bočnú stranu spisu tak, ako idú za sebou. K najčastejšie evidovaným dokumentom patria:

  1. žiadosť o prijatie do zamestnania,
  2. životopis,
  3. osobný dotazník,
  4. pracovná zmluva,
  5. popis pracovného miesta,
  6. dohoda o mzde a mzdových podmienkach,
  7. vyhlásenie zamestnanca vyjadrujúce súhlas s vysielaním na pracovné cesty,
  8. potvrdenie o vstupných informáciách – pracovný poriadok, kolektívna zmluva, školenie BOZP a PO,
  9. registračný list FO – prihláška,
  10. nahlásenie zmeny osobných údajov,
  11. dodatky k pracovnej zmluve,
  12. dohoda o hmotnej zodpovednosti,
  13. dohoda o zvýšení kvalifikácie,
  14. upozornenie na porušenie pracovnej disciplíny,
  15. žiadosť o ukončenie pracovného pomeru/výpoveď,
  16. doručenka potvrdzujúca doručenie výpovede,
  17. výstupný list,
  18. registračný list – odhláška,
  19. potvrdenie o zamestnaní,
  20. pracovný posudok.

Neodporúča sa, aby súčasťou osobného spisu bola aj mzdová agenda. Výnimkou je dohoda o mzdových podmienkach, ktorá je povinnou súčasťou pracovnej zmluvy, ak tieto nie sú dohodnuté v kolektívnej zmluve.

Mzdová agenda by sa mala viesť osobitne, pretože má svoje špecifiká, napríklad má inú lehotu uloženia v registratúrnom stredisku ako personálna agenda, podlieha rozdielnym kontrolným orgánom, mzdovú agendu často vykonávajú iní zamestnanci (mzdoví účtovníci) ako personálnu agendu.

Mzdová agenda predstavuje:

  • výpočet miezd,
  • výpočet priemerných zárobkov na pracovnoprávne účely,
  • evidenciu dovoleniek, evidenciu Zákonníkom práce limitovaného pracovného voľna s náhradou mzdy (ošetrenie u lekára, prípadne iné pracovné voľno s náhradou),
  • evidenciu nemocí, ošetrovného, mimo evidenčných stavov,
  • evidenciu zrážok zo mzdy jednotlivých zamestnancov,
  • tvorbu a evidenciu mzdových listov, výplatných pások,
  • odosielanie miezd na osobné účty zamestnancov,
  • odosielanie odvodov a daní na účty jednotlivých inštitúcií a ich vykazovanie (mesačné, ročné),
  • vystavovanie rôznych potvrdení (potvrdenie o zdaniteľnom príjme, potvrdenie na účely nemocenskej dávky, akékoľvek iné potvrdenie o príjme na žiadosť zamestnanca),
  • tvorbu evidenčných listov dôchodkového poistenia pre Sociálnu poisťovňu.

POZNÁMKA

Podľa § 75 ods. 1 Zákonníka práce má zamestnanec právo nahliadnuť do osobného spisu a robiť si z neho výpisy, odpisy a fotokópie. Zamestnávateľ nesmie toto právo zamestnancovi odmietnuť.

Vo všeobecnosti toto právo v podstate zamestnancovi zaisťuje kontrolu, aké údaje o ňom zamestnávateľ zhromažďuje.

 

Článok je skrátený. Celý text si prečítate po prihlásení:

Osobný spis zamestnanca

z pohľadu Zákonníka práce
z pohľadu zákona o archívoch a registratúrach
z pohľadu zákona o ochrane osobných údajov a nariadenia GDPR
fotografia v osobnom spise a kopírovanie úradných dokumentov

 

 

MC-rozne-zobrazovadla-375x250

Pokračovanie článku je súčasťou predplateného prístupu.
Ročný prístup si môžete objednať v našom e-shope:

Cena: 231,00 € s DPH

Výhody predplateného prístupu nájdete TU

 

Súvisiace právne predpisy

AUTOR

Ing. Martina Švaňová

Na popise autora pracujeme. Ďakujeme za vašu trpezlivosť.

Dátum publikácie

21.06.2018