Elektronický spis zamestnanca a ochrana osobných údajov

Zamestnávateľ môže osobné údaje svojich zamestnancov spracúvať v automatizovanej alebo neautomatizovanej forme. Automatizovaná forma zjednodušene znamená, že ide o spracúvanie osobných údajov elektronickými prostriedkami, neautomatizovaná forma je jej opakom. Zmestnávateľ je povinný rešpektovať a dodržiavať zásadu minimalizácie uchovávania osobných údajov. To znamená, že osobné údaje svojich zamestnancov uchováva najneskôr dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, najneskôr však po dobu stanovenú osobitným zákonom na účel archivácie.

Dátum publikácie:17. 11. 2021
Autor:JUDr. Jozef Lukajka, PhD., Mgr. Michaela Pyšná

sanony male

V tomto článku si popíšeme, ako má zamestnávateľ postupovať a na čo si má dávať pozor pri zavádzaní personálnej a mzdovej agendy svojich zamestnancov do digitálnej formy z pohľadu právnej úpravy ochrany osobných údajov. Zároveň uvedieme, ktoré zásady ochrany osobných údajov musí zamestnávateľ dodržiavať na to, aby vedenie personálnej a mzdovej agendy v elektronickej forme bolo v súlade s nariadením GDPR a zákonom o OOU.

Úvod

Zamestnávateľ môže osobné údaje svojich zamestnancov spracúvať v automatizovanej alebo neautomatizovanej forme, pričom automatizovaná forma spracúvania osobných údajov zamestnancov zjednodušene znamená, že ide o spracúvanie osobných údajov elektronickými prostriedkami a neautomatizovaná forma je jej opakom. V súčasnosti veľa zamestnávateľov prechádza z neautomatizovanej (listinnej) formy mzdovej a personálnej agendy svojich zamestnancov na formu digitálnu, resp. automatizovanú. Môžeme konštatovať, že je to z viacerých dôvodov. V prvom rade môže ísť hlavne o lepší prístup k dokumentom, keďže v prípade digitálnej formy sa k mzdovej a personálnej agende dostane aj zamestnanec, ktorý s dokumentmi pracuje, t. j. poverená osoba (podľa pôvodnej právnej úpravy oprávnená osoba) aj z domácnosti, prípadne z iného prostredia, kde práve vykonáva svoju prácu.

POZNÁMKA

Ako ďalší dôvod môžeme uviesť aj ten, že ide o nakladanie s osobnými údajmi, s ich spracovaním, ukladaním, sprístupňovaním a podobne, a tým je pre zamestnávateľa zabezpečenie všetkých procesov v súlade s ochranou osobných údajov jednoduchšie v elektronickej forme ako v tej listinnej (samozrejme pri dodržaní zásady integrity a dôvernosti). Zároveň však netreba zabúdať na to, že medzi najhlavnejšie dôvody patrí aj hospodárnosť, keďže vedenie personálnej a mzdovej agendy zamestnanca v listinnej forme považuje mnoho zamestnávateľov za prekonané.

I. Vedenie elektronického spisu zamestnanca v súlade s nariadením GDPR a zákonom o OOU

V prvom rade je potrebné si vymedziť, že či už listinný, alebo elektronický spis zamestnanca obsahuje jeho osobné údaje, pričom takéto vedenie osobného spisu zamestnanca je potrebné viesť v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len ako „nariadenie GDPR“), a v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len ako „zákon o OOU“).

Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, v našom prípade ide o zamestnanca, ktorého možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora, ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.

NEPREHLIADNITE

Spracúvaním osobných údajov je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo so súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, a to bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Osobný spis zamestnanca

Základom personálnej dokumentácie je osobný spis zamestnanca, pričom pracovnoprávne predpisy žiadnym spôsobom nevymedzujú predpísanú formu takého spisu. Zároveň však pracovnoprávne predpisy ani neuvádzajú, ktoré údaje majú byť v osobnom spise obsiahnuté. Je všeobecne známe, že osobný spis zamestnanca sa zakladá so vznikom pracovného pomeru a ukončuje sa spolu so zánikom pracovného pomeru.

 

Text je skrátený. Prečítajte si celé znenie:

Elektronický spis zamestnanca a ochrana osobných údajov

Poznámky pod čiarou:


Autor: JUDr. Jozef Lukajka, PhD.

Súvisiace odborné články

Súvisiace príklady z praxe

Súvisiace interné firemné predpisy

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

Funkcie

Partner

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.