Spracúvanie osobných údajov po skončení pracovného pomeru

Pri vzniku pracovného pomeru a počas neho zamestnávateľ potrebuje uchovávať množstvo osobných údajov na daňové, personálne a účtovné účely. Čo robiť po skončení pracovného pomeru?

Dátum publikácie:7. 9. 2021
Autor:Mgr. Matúš Mesarčík, LL.M.

gdpr sanon

Po skončení pracovného pomeru vyplýva zamestnávateľovi viacero povinností zo zákonnej právnej úpravy. Výnimkou nie sú ani dodatočné požiadavky týkajúce sa spracúvania osobných údajov v zmysle príslušnej legislatívy. V tomto článku sa pozrieme na to, aké konkrétne povinnosti musí zamestnávateľ po skončení pracovného pomeru splniť a v akých lehotách.

Obsah:

Typické účely spracúvania osobných údajov zamestnancov

Čo robiť po skončení pracovného pomeru

Úvod

Pri pracovnom pomere dochádza k nevyhnutnému spracúvaniu osobných údajov na viaceré účely.

Či už ide o vedenie spisu zamestnanca, spracúvanie údajov na daňové alebo účtovné účely či jeho monitorovanie, viaceré zo získaných informácií sú následne zamestnávateľmi uchovávané a prípadne archivované.

Na tieto aspekty je potrebné myslieť aj pri spracúvaní osobných údajov vo všeobecnosti, pričom tento režim podlieha legislatíve v podobe nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov, „GDPR“). Osobitne je dôležité spomenúť, že režim archivácie vo verejnom záujme a vedenia registratúr je špecifický, pričom v Slovenskej republike svoju úpravu nachádza v zákone č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov („Zákon o archívoch“).

V tomto článku poukážeme na otázky uchovávania a archivácie osobných údajov zamestnancov po skončení pracovného pomeru. V prvej časti považujeme za nevyhnutné stručne načrtnúť, na aké účely (dôvody) zamestnávatelia typicky spracúvajú osobné údaje svojich zamestnancov.

Následne analyzujeme požiadavky na uchovávanie a archiváciu z pohľadu GDPR a slovenskej právnej úpravy.

Zohľadnené budú aj stanoviská a rozhodnutia dozorných orgánov na ochranu osobných údajov v Európskej únii. Na záver sumárne poskytneme zamestnávateľom rady, ako k spracúvaniu osobných údajov pristúpiť po skončení pracovného pomeru.

Typické účely spracúvania osobných údajov zamestnancov

Spracúvanie osobných údajov musí byť vždy v súlade so zásadou obmedzenia účelu v zmysle článku 5 ods. 1 písm. b) GDPR previazané s konkrétnym dôvodom spracúvania. Typický prevádzkovateľ má viacero účelov spracúvania, pričom niektoré sme analyzovali už v našich predchádzajúcich článkoch v tomto periodiku. Nižšie si dovolíme uviesť niektoré z najbežnejších účelov spracúvania, kde sa typicky spracúvajú aj osobné údaje zamestnancov.

Najtypickejším účelom je „Personalistika a mzdy“ alebo „Personálne a mzdové účely.“ Dotknutými osobami sú uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, prípadne ich rodinní príslušníci.

Pozrite si záznam z webinára: Ochrana osobných údajov v personálnej, mzdovej a účtovnej agende v roku 2021
Predplatitelia ročného prístupu Mzdového centra majú prístup k videám v cene predplatného. 

Do tohto účelu môžeme zaradiť penzum rôznych spracovateľských operácií.

Ako príklady možno uviesť spracúvanie osobných údajov na základe pracovnej zmluvy alebo obdobného pracovnoprávneho vzťahu, spracúvanie osobných údajov podľa ustanovení osobitných zákonov,Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov; zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov; zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov; zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení; zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov alebo zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov. spracúvanie osobných údajov s cieľom ochrany zdravia a bezpečia pri práci, spracúvanie údajov nevyhnutných na mzdovú agendu, spracúvanie osobných údajov zamestnancov na účely poskytovania benefitov a iných výhod podľa platnej kolektívnej zmluvy, evidencia cestovných nákladov či zverejňovanie kontaktných informácií v rámci limitov zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov.

Osobitne možno spomenúť, že do spracúvania osobných údajov v rámci tohto účelu nepochybne patrí aj vedenie spisu zamestnanca.

Spis zamestnanca je však v zákonnej úprave spomenutý iba okrajovo a jeho precíznejšia právna úprava absentuje.Podrobnejšie PORUBAN, A.: Osobný spis zamestnanca. In ACTA FACULTATIS IURIDICAE UNIVERSITATIS COMENIANAE. Tomus XXXIX. 2/2020, s. 275 a nasl.

Ako ďalej uvádza Poruban, spis zamestnanca typicky obsahuje najmä „meno a priezvisko, trvalý alebo prechodný pobyt, adresu na doručovanie, názov zdravotnej poisťovne, bankové spojenie a ich zmeny, ako i listiny nevyhnutné pre výkon práce, ako sú žiadosť o zamestnanie, životopis, osobný dotazník, doklady o dosiahnutom vzdelaní, kvalifikácii, praxi a ostatných oprávneniach alebo schopnostiach (napr. vodičské oprávnenie alebo zbrojný preukaz), pracovnú zmluvu, pracovný posudok a potvrdenie o zamestnaní z predchádzajúcich zamestnaní, súhlas s výkonom inej zárobkovej činnosti, výzvy na odstránenie nedostatkov, upozornenia na možnosť výpovede, dohodu o zvýšení kvalifikácie, dohodu o hmotnej zodpovednosti, potvrdenie o zverení predmetov, dohodu o zrážkach zo mzdy, evidenciu dochádzky a iné.“Tamže, s. 277 – 278.

Ďalej zamestnávateľ spracúva osobné údaje zamestnancov na „daňové a účtovné účely.

 

Prečítajte si celé znenie:

Spracúvanie osobných údajov po skončení pracovného pomeru

Poznámky pod čiarou:


Autor: Mgr. Matúš Mesarčík, LL.M.

Súvisiace príklady z praxe

Súvisiace odborné články

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

Funkcie

Partner

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.