Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností podnikateľských subjektov + SMERNICA

Základné povinnosti pôvodcu registratúry a smernica Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností podnikateľa.

Dátum publikácie:15. 7. 2020
Autor:Ing. Eva Gášpárová

uchovavanie dokumentov

Podnikateľské subjekty v rámci svojej činnosti pracujú s množstvom písomností a iných dokumentov. Povinnosť uchovávania a ochrany týchto dokumentov im okrem osobitných predpisov ukladá aj zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ktorý upravuje organizáciu a pôsobnosť orgánov štátnej správy na úseku archívov a registratúr, organizáciu archívov, práva a povinnosti zriaďovateľa archívu, vlastníka archívneho dokumentu, prístup k archívnym dokumentom, ako aj práva a povinnosti pôvodcu registratúry. Súbor všetkých písomností je na účely tohto zákona označovaný ako registratúra a každá fyzická a právnická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká, sa považuje za pôvodcu registratúry.

1. Registratúra

Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry, ktorým je právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej registratúra vzniká.

Registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry, t. j. konkrétna písomnosť.

Registratúrnym záznamom sa stáva každý dokument, ktorý v podnikateľskom subjekte vznikol alebo bol doručený. Zabezpečenie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania sa označuje ako správa registratúry.

Zákon o archívoch a registratúrach v § 16 ods. 2 ukladá pôvodcovi registratúry tieto základné povinnosti:

  1. evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
  2. vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou, to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky sú predmetom autorského práva,
  3. zabezpečovať správu registratúry,
  4. zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu, ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, musí spĺňať požiadavky technickej normy,
  5. uchovávať registratúrny záznam, z ktorého vyhotovil elektronickú kópiu, počas lehoty jeho uloženia, to neplatí, ak vyhotovil elektronickú kópiu prostredníctvom zaručenej konverzie,
  6. zabezpečovať, aby správu registratúry vy­konávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie, najvyššie orgány verejnej moci a orgány verejnej moci s celoslovenskou pôsobnosťou zabezpečujú správu registratúry aspoň jedným zamestnancom s vysokoškolským vzdelaním v študijnom odbore archívnictvo a pomocné vedy historické alebo v príbuznom študijnom odbore,
  7. umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie,
  8. umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,
  9. vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva,
  10. označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup slovami „obmedzený prístup“ s uvedením času trvania obmedzenia,
  11. obmedziť prístup k registratúrnym záznamom obsahujúcim osobné údaje,
  12. vyhotovovať na základe písomnej žiadosti oprávnenej osoby odpis, výpis, potvrdenie z registratúrneho záznamu a kópiu registratúrneho záznamu za úhradu nákladov a osvedčiť na nich zhodu s registratúrnym záznamom, pôvodcom registratúry osvedčený odpis, výpis, potvrdenie a kópia nahrádzajú originál registratúrneho záznamu,
  13. oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
  14. odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú určil štátny archív, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov a s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku,
  15. odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi, alebo ak zanikne bez právneho nástupcu:
    • odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou usporiadané podľa jeho pokynov,
    • uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu miesto, kde sú uložené.
„Pre pôvodcov registratúry, ktorí nemajú povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán, Ministerstvo vnútra SR vypracovalo jednoduchú štruktúru členenia registratúry.“

Podľa § 16 ods. 3 zákona o archívoch a registratúrach je povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku uložená len pre pôvodcu registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon. Iný pôvodca registratúry (ako orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon), z ktorého činnosti vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, podľa § 16 ods. 4 zákona o archívoch a registratúrach vypracováva registratúrny plán a registratúrny poriadok nevypracováva. Takéhoto pôvodcu určuje ministerstvo vnútra prostredníctvom príslušného archívu.

Zákon o archívoch a registratúrach tak rozdeľuje pôvodcov registratúry do troch kategórií, a to pôvodcov registratúry, ktorí:

  • sú povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán,
  • sú povinní vypracovať iba registratúrny plán,
  • nie sú povinní vypracovať ani registratúrny poriadok, ani registratúrny plán.

Ministerstvo vnútra SR vypracovalo nasledujúcu pomôcku k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán:

Pôvodcovia registratúry

(orientačná pomôcka k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán)

v súlade s § 16 ods. 2 písm. b), ods. 3 až 5 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení zákona č. 266/2015 Z. z. a § 4 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky MV SR č. 92/2013 Z. z.

Pôvodcovia registratúry I. kategórie
(povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán)

  • orgány verejnej moci (ústredné orgány štátnej správy, orgány štátnej správy, orgány územnej samosprávy),
  • organizácie zriadené a založené orgánmi verejnej moci,
  • právnické osoby zriadené zákonom,
  • podnikateľské subjekty s majetkovou účasťou orgánu verejnej moci alebo ním založené a zriadené,
  • právnické osoby konajúce vo verejnom záujme.

Pôvodcovia registratúry II. kategórie
(povinní vypracovať iba registratúrny plán)

  • všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do III. kategórie,
  • vzdelávacie inštitúcie – neštátne,
  • podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do III. kategórie a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu,
  • ústredné orgány alebo im na úroveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení,
  • neštátne fondy,
  • registrované cirkvi a náboženské spoločnosti.

Pôvodcovia registratúry III. kategórie
(nie sú povinní vypracovať registratúrny poriadok ani registratúrny plán)

  • všetky subjekty, ktoré nepatria do I. ani do II. kategórie,
  • pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu,
  • fyzické a právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia podľa osobitného predpisu,
  • základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení,
  • pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby).

Registratúrny poriadok je smernica pre správu registratúry, ktorá upravuje základné okruhy činností pri správe registratúry v konkrétnych podmienkach pôvodcu registratúry. Registratúrny plán člení registratúru do vecných skupín, ktoré označuje registratúrnymi značkami. U pôvodcov registratúry, ktorí sú povinní vypracovať registratúrny poriadok, je registratúrny plán jeho súčasťou.

Pridelením registratúrnej značky sa určí miesto v registratúre, znak hodnoty a lehota uloženia.

Text je skrátený. Prečítajte si celý článok:

Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností podnikateľských subjektov

SMERNICA: Uchovávanie, ochrana, vyraďovanie písomností podnikateľa

Poznámky pod čiarou:

 

 

Pokračovanie článku je súčasťou predplateného prístupu.

Ročný prístup si môžete objednať v našom e-shope:

Cena: 291,00 € s DPH

Výhody predplateného prístupu nájdete v časti O PORTÁLI

Chcete mať pravidelné informácie o novinkách a aktuálnej ponuke?

Prihláste sa na odber noviniek e-mailom!

Súvisiace interné firemné predpisy

Súvisiace príklady z praxe

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

Funkcie

Partner