Cestovné náhrady

Oblasť cestovných náhrad je upravená v týchto právnych predpisoch:

• zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách (ďalej len ZCN), ktorý komplexne rieši okruh osôb, ktorým je možné cestovné náhrady poskytovať, definuje jednotlivé druhy náhrad a rozsah ich poskytovania,
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ďalej len ZDP), ktorý definuje možnosti uplatnenia výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou do daňových výdavkov. ZDP definuje aj cestovné náhrady ako príjem zamestnanca zo závislej činnosti a podmienky, za ktorých tento príjem je predmetom dane alebo je od dane oslobodený,
• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce (ďalej len ZP), ktorý je právnym predpisom, ktorý ukladá zamestnávateľovi povinnosť poskytovať zamestnancovi cestovné náhrady, ktoré mu vzniknú pri výkone práce,
• opatrenie MPSVaR SR č. 632/2008 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách,
• opatrenie MPSVaR SR č. 248/2012 Z. z. o sumách stravného pri tuzemských pracovných cestách,
• opatrenie MF SR č. 472/2011 Z. z., ktorým sa ustanovujú základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách.

Cestovné náhrady poskytuje podnikateľ – zamestnávateľ, svojim zamestnancom na úhradu skutočne vynaložených výdavkov spojených s výkonom práce na inom mieste, ako je ich pravidelné pracovisko.

Cestovné náhrady na úhradu svojich skutočne vynaložených výdavkov pri pracovnej ceste si môže uplatniť aj samotný podnikateľ.

Nárokmi zamestnancov a iných osôb týkajúcimi sa pracovných ciest sa zaoberá ZCN, ktorý určuje, kto môže byť posudzovaný ako osoba, ktorá má nárok na náhrady z titulu pracovnej cesty. Podľa § 1 ZCN patria cestovné náhrady:

• zamestnancom v pracovnom pomere alebo štátnozamestnaneckom pomere,
• členom družstiev, ak je podľa stanov podmienkou členstva pracovný vzťah,
• fyzickým osobám (ďalej len FO) činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ďalej len dohody), ak je to v príslušnej dohode uvedené,
• osobám, o ktorých to ustanovuje ZCN,
• osobám, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis,
• osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby (ďalej len PO) a nie sú k PO v pracovnoprávnom vzťahu, ak im nie sú poskytované náhrady ako zamestnancom,
• osobám, ktoré plnia pre PO alebo FO úlohy a nie sú k PO alebo FO v pracovnoprávnom vzťahu a ani v inom právnom vzťahu, ak je to dohodnuté.

ZCN sa vzťahuje na osoby uvedené v § 1 zákona. Nevzťahuje sa priamo na podnikajúce FO.

Na ZCN sa v prípade podnikateľov – FO odvoláva ZDP pri definovaní daňových výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou samotného podnikateľa.

Cestovné náhrady sú poskytované v súlade s ustanoveniami ZCN:

• v skutočnej výške, napríklad za cestovné, za spotrebu pohonných látok (ďalej len PHL), za ubytovanie alebo
• len čiastočne uhrádzajú zvýšené výdavky podnikateľa alebo zamestnanca pri pracovnej ceste, napríklad stravné.

Cestovné náhrady z hľadiska daňového

Zahrnovanie cestovných náhrad do daňových výdavkov je upravené v ustanoveniach ZDP:

• v § 19 ods. 2 písm. d), ktoré sa vzťahuje na zamestnávateľa, ktorý vysiela svojho zamestnanca na pracovnú cestu;

Poznámka

Podľa § 19 ods. 2 písm. d) ZDP daňovými výdavkami, ktoré je možné uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v ZDP, sú aj cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitných predpisov a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytované podľa osobitných predpisov. Osobitným predpisom je ZCN.

• v § 19 ods. 2 písm. e), ktoré sa vzťahuje na FO s príjmami z podnikania a inej samostatnej zárobkovej činnosti (ďalej len podnikateľ).

Poznámka

Podľa § 19 ods. 2 písm. e) ZDP daňovými výdavkami, ktoré je možné uplatniť len v rozsahu a za podmienok ustanovených v ZDP, sú aj výdavky (náklady) daňovníka s príjmami podľa § 6 ods. 1 a 2 vynaložené v súvislosti s činnosťou vykonávanou v inom mieste, ako je miesto, v ktorom činnosť pravidelne vykonáva, najviac do výšky, aká je ustanovená pre zamestnancov podľa osobitného predpisu, a to na stravovanie, ubytovanie, cestovné dopravnými prostriedkami a nevyhnutné výdavky spojené s pobytom v tomto mieste. Ak daňovník na cestovanie použije vlastné motorové vozidlo nezahrnuté do obchodného majetku, uplatní výdavky (náklady) do výšky náhrady za spotrebované PHL podľa cien platných v čase ich nákupu a základnej náhrady za každý jeden km jazdy podľa osobitného predpisu. Osobitným predpisom je ZCN.

Podľa ustanovení ZDP podnikateľ posudzuje cestovné náhrady, ktoré si vyplatil on alebo ich vyplatil zamestnancom. Platby, ktoré vyplatí navyše, napríklad zvýšené stravné nad limit stanovený v opatrení, nie sú daňovým výdavkom.

Podnikateľ – zamestnávateľ, je podľa ZP povinný poskytnúť svojim zamestnancom cestovné náhrady vo výške, ktorá vyplýva z ustanovení ZCN. Ako daňové výdavky si započíta tie výdavky vynaložené pri pracovných cestách, ktoré spĺňajú podmienky ustanovené pre daňový výdavok v § 2 písm. i) ZDP.

Poznámka

Podľa § 2 písm. i) ZDP daňovým výdavkom je výdavok (náklad) na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov preukázateľne vynaložený daňovníkom, zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka alebo zaevidovaný v evidencií daňovníka podľa § 6 ods. 11 alebo 14.

ZCN ustanovuje, ktoré výdavky vynaložené zamestnancami na pracovnej ceste má zamestnávateľ povinnosť poskytnúť zamestnancovi.

Podnikateľ môže vyplatiť zamestnancovi aj vyššie cestovné náhrady, ako stanovuje ZCN. To, či podnikateľ vyplatí zamestnancovi cestovné náhrady do výšky, na ktorú mu vzniká nárok podľa ZCN alebo vyššie, je dôležité pre posúdenie, či prijatá náhrada je predmetom dane u zamestnanca a či je u podnikateľa daňovým výdavkom.

Nárok na cestovné náhrady

Na cestovné náhrady má nárok zamestnanec, to znamená FO, ktorá je u podnikateľa v pracovnom pomere a ďalšie osoby uvedené v § 1 ods. 1 a 2 ZCN. Zamestnanci, ktorí majú so zamestnávateľom uzavretú pracovnú zmluvu, majú automatický nárok na cestovné náhrady.

Tento nárok nie je potrebné uvádzať v ich pracovnej zmluve. Zamestnanci, ktorí vykonávajú práce na základe dohôd (dohoda o vykonaní práce, dohoda o brigádnickej práci študentov, dohoda o pracovnej činnosti), si musia vyplácanie cestovných náhrad dohodnúť so zamestnávateľom. Najvhodnejším spôsobom je uvedenie nároku na cestovné náhrady v samotnej dohode.

Príklad č. 1:

Lukáš, ktorý je študentom vysokej školy, uzavrel s podnikateľom dohodu o brigádnickej práci študentov na obdobie od 1. 1. 2012 do 31. 5. 2012. V dohode je uvedené, že má nárok na vyplatenie cestovných náhrad pri výkone práce na inom mieste, ako je jeho pracovisko.

Lukáš má nárok na poskytnutie cestovných náhrad podľa ustanovenia § 1 ods. 1 písm. c) ZCN. Z pohľadu ZDP sú príjmy, ktoré dostáva za vykonanú prácu, príjmami zo závislej činnosti podľa § 5 ods. 1 ZDP, t. j. podliehajú zdaneniu daňou z príjmov FO. Cestovné náhrady, ktoré mu zamestnávateľ vyplatí podľa ustanovení ZCN, nie sú predmetom dane z príjmov, a preto nie sú súčasťou zdaniteľnej mzdy, t. j. nezdaňujú sa.

Pracovná cesta zamestnanca

Podmienkou vzniku nároku na cestovné náhrady je preukázateľnosť vzniknutých výdavkov pri pracovnej ceste.

Pracovná cesta zamestnanca je podľa § 2 ods. 1 ZCN doba od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce na tomto mieste až do návratu zamestnanca z tejto cesty.

Zahraničná pracovná cesta

Zahraničná pracovná cesta zamestnanca je podľa § 2 ods. 2 ZCN časť pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta sa začína a aj končí v zahraničí.

Rozlišovanie pracovnej cesty na tuzemskú pracovnú cestu a zahraničnú pracovnú cestu je dôležité z hľadiska poskytovania stravného.

Stravné v tuzemsku sa poskytuje v eurách a jeho výška je rozdielna od stravného pri zahraničnej pracovnej ceste, ktoré sa poskytuje v eurách alebo v cudzej mene.

Pravidelné pracovisko zamestnanca

Pre posúdenie pracovnej cesty a nadväzne na to nárokov na cestovné náhrady je dôležité určiť miesto pravidelného pracoviska. Pravidelným pracoviskom zamestnanca je podľa § 2 ods. 3 ZCN miesto, ktoré má zamestnanec písomne dohodnuté so svojím zamestnávateľom.

Ak nemá takéto miesto dohodnuté, je pravidelným pracoviskom miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách. U zamestnancov, ktorí často menia pracovisko z dôvodu osobitnej povahy povolania (napríklad zamestnanci, ktorí vykonávajú stavebné práce, montážne práce, cestujúci predajcovia, vodiči motorových vozidiel a podobne), je možné ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu (bydlisko).

Miesto pravidelného pracoviska je dôležité a rozhodujúce pre stanovenie výšky cestovných náhrad, a preto by malo byť individuálne dohodnuté s každým zamestnancom a malo by byť určené konkrétnou adresou alebo názvom obce.

Miesto pravidelného pracoviska by malo byť dohodnuté písomne v samotnej pracovnej zmluve alebo v jej dodatku a aj v dohodách.

Čo nie je pracovná cesta

Za pracovnú cestu zamestnanca nie je možné považovať cestu z miesta bydliska zamestnanca do miesta pravidelného pracoviska. V prípade súhlasu zamestnávateľa môže byť miesto bydliska určené ako miesto začiatku pracovnej cesty.

Príklad č. 2:

Laura, ktorá je zamestnaná vo firme L. L. – stavebné práce s. r. o., býva v Lietavskej Lúčke. Pravidelné pracovisko má dohodnuté v pracovnej zmluve a je ním sídlo firmy na adrese Žilina, Lúčna ulica 10.

Výkon práce na inom mieste, ako je sídlo firmy, je pracovnou cestou. Ak Laura vykoná pracovnú cestu, má nárok na cestovné náhrady podľa ustanovení ZCN. Pri ceste do zamestnania a zo zamestnania nejde podľa § 2 ZCN o cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jej pravidelné pracovisko. Cesta do a zo zamestnania nie je pracovná cesta, Laura nemá nárok na cestovné náhrady. Ak by zamestnávateľ uhradil Laure cestovné lístky do zamestnania a zo zamestnania, bola by hodnota cestovných lístkov u nej zdaniteľný príjem a u zamestnávateľa by išlo o nedaňový výdavok.

Príklad č. 3:

Ľuboš je zamestnaný v stavebnej firme ako murár. Pretože profesia murár vyžaduje častú zmenu pracoviska, dohodol sa so zamestnávateľom, že jeho pravidelným pracoviskom bude jeho miesto bydliska. Túto skutočnosť má uvedenú v pracovnej zmluve.

Postup, ktorý dohodol zamestnávateľ s Ľubošom pri určení miesta pravidelného pracoviska, je v súlade s § 2 ods. 3 ZCN. Takýto postup je možný u zamestnancov, u ktorých častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania. Takýmto povolaním je aj profesia murár, ktorú Ľuboš vykonáva na stavbách zamestnávateľa po celom území Slovenska. U Ľuboša bude pracovnou cestou čas od nástupu na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho miesto pobytu, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty.

Podmienky pracovnej cesty

Na pracovnú cestu je zamestnanec vyslaný svojím zamestnávateľom, ktorý je povinný stanoviť podmienky pracovnej cesty. Podľa § 3 ods. 1 ZCN zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, písomne určí:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce,
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty,
• prípadne ďalšie podmienky pracovnej cesty.

Pri určení podmienok pracovnej cesty je zamestnávateľ povinný prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca. Napríklad, ak zamestnanec musí nastúpiť na pracovnú cestu zavčasu ráno a nemá pravidelný spoj, ktorý ho dovezie na pravidelné pracovisko, odkiaľ začína pracovnú cestu ako ostatní zamestnanci, môže so súhlasom zamestnávateľa začať pracovnú cestu v mieste svojho bydliska.

Zamestnávateľ môže stanoviť zamestnancovi aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Musí ich však stanoviť tak, aby neboli v rozpore so ZCN. Sú to obyčajne tieto podmienky:

• druh použitého dopravného prostriedku (lietadlo, vlak, autobus),
• pri určení druhu dopravného prostriedku môže zamestnávateľ určiť aj triedu, napríklad pri vlaku 1. alebo 2. triedu, ležadlo alebo lôžko a podobne,
• použitie vlastného motorového vozidla (ďalej len MV) zamestnanca na pracovnú cestu,
• v prípade použitia vlastného MV zamestnanca stanoviť podmienku, že MV musí byť poistené,
• druh ubytovania (hotel, penzión a podobne),
• výška limitu na ubytovanie,
• spolucestujúce osoby a podobne.

Podmienky pracovnej cesty, ktoré určí zamestnávateľ, nemôže zamestnanec meniť bez vážneho dôvodu. Vážnym dôvodom je napríklad zlá poveternostná situácia, zdravotné problémy, štrajky a podobne.

Cestovný príkaz

V praxi je zaužívané vypisovať pred nástupom na pracovnú cestu tlačivo „Cestovný príkaz“. Cestovný príkaz vypisuje zamestnanec v spolupráci so zamestnávateľom alebo na základe jeho pokynov. Cestovný príkaz sa vypisuje pred začatím pracovnej cesty a podpisuje ho zamestnanec aj zamestnávateľ.

ZCN, ZDP a ani žiaden iný zákon nestanovuje, akou formou má zamestnávateľ určiť podmienky pracovnej cesty. ZCN stanovuje, že to musí byť písomnou formou. Zamestnávateľ sa sám rozhodne, akú formu zvolí. Žiadne tlačivo nie je pre zamestnávateľa záväzné, ani tlačivo „Cestovný príkaz“ a ani tlačivo „Vyslanie na pracovnú cestu“, ktoré bežne dostať v špecializovaných predajniach. Tlačivo alebo spôsob zápisu, pre ktorý sa zamestnávateľ rozhodne, musí mať vypovedajúcu schopnosť nielen z hľadiska ZCN, ale aj z hľadiska ZÚ. Tlačivo musí okrem iného obsahovať aj súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, ak tento súhlas zákon vyžaduje.

Zamestnávateľ môže zamestnancom v súlade s ustanovením § 3 ods. 2 ZCN, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, určiť podmienky pracovnej cesty jedným rozhodnutím:

• pre viacerých zamestnancov,
• na viacero pracovných ciest zamestnanca.

Príklad č. 4:

Linda je podnikateľka, ktorá podniká v oblasti cestovného ruchu v Žiline. Zamestnáva 5 zamestnancov. Vo februári 2012 sa uskutočnila výstava o cestovnom ruchu a turistike v Bratislave. Linda ako zamestnávateľ vyslala na výstavu 4 zamestnancov. Rozhodla sa, že pre všetkých zamestnancov vystaví jeden cestovný príkaz, v ktorom určí podmienky pracovnej cesty.

Postup zamestnávateľa je v súlade s § 3 ods. 2 ZCN, podľa ktorého môže Linda ako zamestnávateľ vystaviť jeden cestovný príkaz pre zamestnancov a nemusí vystavovať pre každého zamestnanca cestovný príkaz osobitne.

Náhrady pri pracovnej ceste zamestnanca

Podľa § 4 ZCN zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu, patrí:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• stravné,
• náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov na cesty na návštevu rodiny.

Zamestnanec preukazuje zamestnávateľovi vzniknuté cestovné výdavky pri pracovnej ceste, napríklad cestovnými lístkami, hotelovým účtom za ubytovanie, dokladom o úhrade za prepravu taxíkom, dokladom za parkovanie, vstupenkou na výstavu, dokladom za použitie faxu, internetu a podobne.

Zamestnanec nepreukazuje dokladmi stravné v tuzemsku a v zahraničí a vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste.

Paušalizácia cestovných náhrad

Ustanovenie § 34 ZCN umožňuje, aby podnikateľ cestovné náhrady poskytované podľa ZCN paušalizoval. Takýto postup môže zvoliť zamestnávateľ v záujme zjednodušenia a zníženia administratívy. Musí však dodržať ustanovenia § 34 ZCN, podľa ktorého sa pri výpočte paušálu vychádza z priemerných podmienok rozhodujúcich na poskytovanie náhrad zamestnancovi alebo skupine zamestnancov. Ak sa zmenia podmienky, za ktorých sa paušálna suma určila, je zamestnávateľ povinný túto sumu preskúmať a upraviť. Pri výpočte paušálnej sumy je zamestnávateľ povinný prihliadať na zákonné nároky zamestnanca a na jeho oprávnené záujmy.

Paušálne náhrady je možné stanoviť individuálne pre jedného zamestnanca alebo pre skupinu zamestnancov. Pri stanovení paušálnych náhrad vychádza zamestnávateľ z priemerných podmienok stanovených pre výpočet cestovných náhrad. Priemerné podmienky zistí z dokladov za určité časové obdobie, počas ktorých sa už cestovné náhrady poskytovali. Spôsob výpočtu paušálnych náhrad je potrebné mať zdokumentované pre účely kontroly.

V praxi sa najčastejšie používajú paušálne náhrady pri cestovnom mestskou hromadnou dopravou u zamestnancov, ktorí vykonávajú opakované pracovné cesty v určitom meste alebo v určitej oblasti.

Príklad č. 5:

Lea podniká ako FO aj v činnosti oprava chladiarenských zariadení. Túto činnosť vykonáva jeden ňou určený zamestnanec. Zamestnanec činnosť vykonáva u klientov. Podnikateľka sa rozhodla, že od 1. 5. 2012 určí tomuto zamestnancovi mesačný paušál na cestovné výdavky.

Rozhodnutie podnikateľky je v súlade s ustanovením § 34 ZCN. Lea pri stanovení paušálu bude vychádzať zo zistených údajov za cestovné u uvedeného zamestnanca, ktoré boli takéto:

Suma paušálnej náhrady = (45 + 38,85 + 41,26 + 42,11 + 45,44 + 43,39) : 6 = 42,67 €

Lea stanovila pre zamestnanca mesačný paušál vo výške 42,67 € . Stanovený paušál nie je u zamestnanca predmetom dane (nezdaňuje ho) a u zamestnávateľa je daňovým výdavkom, ktorý vynaložil v súvislosti s výkonom podnikateľskej činnosti.

Výdavky, ktoré zamestnanec nepreukáže

V prípadoch, ak ZCN vyžaduje preukázanie výdavkov na pracovnú cestu a zamestnanec ich nepreukáže, napríklad stratil cestovný lístok, okradli ho a podobne, môže mu zamestnávateľ poskytnúť v súlade s § 35 ods. 1 ZCN náhrady v sume podľa vlastného zváženia, pričom prihliada na podmienky, ktoré určil zamestnancovi pri vyslaní na pracovnú cestu. Ustanovenie § 35 ods. 1 ZCN by sa malo v praxi využívať len výnimočne.

Príklad č. 6:

Zamestnanec Laco bol vyslaný zamestnávateľom na pracovnú cestu zo Žiliny do Trenčína. Cestu uskutočnil podľa príkazu zamestnávateľa rýchlikom 1. triedy. Cestovný lístok stratil a nevie ho preukázať.

Zamestnávateľ pri vyplatení cestovných náhrad môže postupovať podľa § 35 ods. 1 ZCN, t. j. môže zamestnancovi uhradiť cenu cestovného lístka rýchlikom 1. triedy. Zamestnávateľ sa môže rozhodnúť aj tak, že zamestnancovi uhradí len cestovné vo výške cestovného lístka rýchlikom 2. triedy. Keďže ide o cestovné náhrady, na ktoré má zamestnanec nárok v zmysle ustanovení ZCN, nie je prijatá suma cestovných náhrad u zamestnanca predmetom dane (nezdaňuje ju) a u zamestnávateľa je daňovým výdavkom.

Náhrada preukázaných cestovných výdavkov

Cestovnými výdavkami zamestnanca sú všetky cestovné výdavky, ktoré vynaložil na pracovnej ceste. Sú to napríklad výdavky na cestovné lístky, miestnu dopravu, taxi, letenky a podobne. Zamestnanec preukazuje cestovné výdavky lístkom, prípadne dokladom o zaplatení dopravnej služby. Doklady musia mať správne dátumy a musia byť z hľadiska časového a miestneho totožné s časom a miestom pracovnej cesty.

Príklad č. 7:

Laura, ktorá je zamestnaná v reklamnej agentúre, uskutočnila pracovnú cestu zo Žiliny do Prahy lietadlom. V príkaze na pracovnú cestu, ktorú jej schválil a podpísal zamestnávateľ, má uvedený ako dopravný prostriedok rýchlik 1. triedy.

Laure vznikol nárok na náhradu cestovných výdavkov len do výšky ceny lístka za rýchlik 1. triedy. Zamestnávateľ môže postupovať aj tak, že zváži dôvod, prečo Laura nepoužila vlak, ale použila lietadlo a vzhľadom na konkrétne vzniknuté okolnosti jej vyplatí cestovné náhrady za skutočne použitý dopravný prostriedok.

Náhrada za použitie cestného motorového vozidla pri pracovných cestách

ZCN umožňuje, aby podnikateľ vyslal na pracovnú cestu zamestnanca a ten použil ako dopravný prostriedok vlastné MV, prípadne požičané MV alebo prenajaté MV. Výpočet náhrady za použitie MV pri pracovnej ceste zamestnanca upravuje § 7 ZCN. Podľa § 7 ods. 1, ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že na pracovnej ceste použije cestné MV, ktoré nie je MV zamestnávateľa, patrí mu:

• základná náhrada za každý kilometer jazdy (ďalej len základná náhrada) a
• náhrada za spotrebované pohonné látky (ďalej len PHL).

Príklad č. 8:

Zamestnávateľ vyslal na pracovnú cestu do Bratislavy zamestnanca Lea, ktorý uskutočnil pracovnú cestu MV, ktoré si požičal od svojho brata.

Z ustanovenia § 7 ods. 1 ZCN vyplýva, že zamestnanec môže pri pracovnej ceste použiť, ak sa tak dohodne so zamestnávateľom, nielen vlastné MV, ale aj MV prenajaté, MV vypožičané alebo MV obstarané finančným lízingom. Dôležité je, aby MV nebolo MV, ktoré má zamestnávateľ zaradené v obchodnom majetku (firemné, služobné MV). Zamestnávateľ uhradí Leovi cestovné náhrady vynaložené v súvislosti s pracovnou cestou uskutočnenou požičaným MV.

Základná náhrada

ZCN nevymedzuje typ ani druh MV, ktoré môže zamestnanec na pracovnú cestu použiť. Môže to byť jednostopové MV, OA, nákladný automobil alebo autobus. Rozdiel je len vo výške sadzby základnej náhrady. Sumu základnej náhrady pre osobné MV ustanovuje podľa § 7 ods. 2 ZCN opatrenie, ktoré vydá ministerstvo. V súčasnosti platí suma základnej náhrady stanovená opatrením MPSVaR SR č. 632/2008 Z. z., ktoré je platné od 1. 1. 2009:

• pre jednostopové vozidlá a trojkolky: ............................    0,050 € za jeden km jazdy,
• pre osobné cestné MV: .....................................................0,183 € za jeden km jazdy.

Pre osobné cestné MV s prívesom sa základná náhrada zvyšuje podľa § 7 ods. 2 ZCN o 15 %. Sumu základnej náhrady pre nákladné MV a autobusy dohodne v súlade s ustanovením § 7 ods. 3 ZCN zamestnávateľ so zamestnancom.

Základná náhrada zohľadňuje výdavky spojené s obstaraním MV, jeho amortizáciu, výdavky na bežnú údržbu a opravy (pneumatiky, oleje, filtre, umývanie MV a podobne), ktoré sú spojené s prevádzkou MV. V sume základnej náhrady nie je napríklad diaľničný poplatok, poplatok za parkovanie a podobne. Tieto výdavky sú „ostatné vedľajšie výdavky“, na ktoré má zamestnanec pri pracovnej ceste nárok, ak ich preukáže zamestnávateľovi.

Náhrada za spotrebované PHL

Náhrada za spotrebované PHL patrí zamestnancovi podľa § 7 ods. 4 ZCN podľa cien PHL prepočítaných podľa spotreby PHL uvedenej v technikom preukaze MV alebo v osvedčení o evidencii cestného MV (ďalej len technický preukaz).

Cena PHL

Cenu PHL preukazuje zamestnanec podľa § 7 ods. 5 ZCN dokladom o kúpe PHL, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Ak zamestnanec preukazuje cenu PHL viacerými dokladmi o kúpe, cena sa môže vypočítať aritmetickým priemerom. Ak zamestnanec nepreukáže cenu PHL dokladom o kúpe, na výpočet sa použije cena PHL, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu, zistená Štatistickým úradom SR (ďalej len ŠÚ).

Spotreba PHL

Spotreba PHL uvedená v technickom preukaze sa použije podľa § 7 ods. 6 ZCN.

Poznámka

Podľa § 7 ods. 6 ZCN spotreba podľa technického preukazu sa použije takto:

a) ak je v technikom preukaze uvedená spotreba len podľa príslušnej slovenskej technickej normy, na výpočet sa použije spotreba podľa tejto normy, pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa spotreba určená podľa slovenskej technickej normy zvýši o 40 %,

b) ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa slovenskej technickej normy aj predpisu EHK alebo len podľa predpisu EHK, na výpočet sa použije spotreba podľa predpisu EHK vypočítaná aritmetickým priemerom, pri jazde cestného motorového vozidla v meste sa použije spotreba určená na jazdu v meste,

c) ak je v technickom preukaze uvedená spotreba podľa osobitného predpisu v členení na mestský cyklus, mimomestský cyklus a kombinovaný cyklus, na výpočet sa použije spotreba zodpovedajúca príslušnému cyklu premávky alebo kombinácii jednotlivých cyklov premávky odvodených od konkrétneho režimu jazdy cestného MV,

d) ak je v technickom preukaze cestného MV uvedená spotreba podľa iného osobitného predpisu bez členenia na cykly, na výpočet sa použije spotreba podľa tohto osobitného predpisu, pri jazde cestného MV v meste sa spotreba zvýši o 20 %.

Príklad č. 9:

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca Libora na pracovnú cestu, ktorú mal na základe písomnej dohody vykonať vlastným MV. Libor vykonal pracovnú cestu na trase Žilina – Bratislava – Žilina, celkom prešiel vlastným MV 500 km. Libor predložil zamestnávateľovi kópiu technického preukazu, v ktorom je uvedená spotreba PHL podľa predpisu EHK: mesto 9,10 l/100 km, mimo mesta 6,20 l/100 km a kombinovaná spotreba 7,80 l/100 km. Libor predložil doklad o kúpe PHL. Cena za 1 l PHL je 1,40 €.

Výpočet spotreby PHL vykonal zamestnanec Libor podľa ustanovení ZCN takto:

SPHL = (9,10 + 6,20 + 7,80) : 3 = 7,70 l/100 km

[výpočet vyplýva z § 7 ods. 6 písm. b) ZCN]

Náhrada za spotrebované PHM = (500 x 7,70 : 100) x 1,40 = 53,90 €

Celková náhrada = 500 x 0,183 + 53,90 = 145,40 €

Zamestnávateľ vyplatí Liborovi náhradu za použitie vlastného MV na pracovnej ceste vo výške 145,40 €. Uvedená náhrada nie je u Libora predmetom dane (nezdaňuje sa). Vyplatená suma 145,40 € je u zamestnávateľa jeho daňovým výdavkom.

Príklad č. 10:

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca Ľubomíra na pracovnú cestu, ktorú mal uskutočniť na základe písomnej dohody vlastným MV s prívesným vozíkom. Na vozíku povezie materiál potrebný pre výrobnú činnosť firmy. Zamestnanec uskutočnil cestu takto:

• z pracoviska do garáže, kde má umiestnený vozík:.................... ..10 km bez vozíka,
• z garáže v Žiline do Bratislavy a späť do Žiliny, do sídla firmy:... 450 km s vozíkom,
• z garáže do miesta pracoviska:..................................................... 10 km bez vozíka.

V technikom preukaze MV je uvedená spotreba PHL 8 l/100 km. PHL Ľubomír nakúpil za 1,40 €/l, čo zdokladoval potvrdenkou o nákupe PHL.

Poznámka

Ak použije zamestnanec na pracovnú cestu vlastné MV s prívesom, zvyšuje sa v súlade s ustanovením § 7 ods. 2 ZCN sadzba základnej náhrady o 15 %. Spotreba PHL, ktorá je uvedená v technikom preukaze, sa nemení (nezvyšuje sa). V podnikateľskej praxi sa podnikatelia často dopúšťajú chyby a zvyšujú o 15 % spotrebu, čo nie je správne.

Ľubomír vypočíta náhradu za použité MV podľa ustanovení ZCN takto:

SPHL = 8 l/100 km

Počet km s vozíkom = 450 km

Počet km bez vozíka = 10 + 10 = 20 km

Náhrada za spotrebované PHL = [(450 + 20) x 8 : 100] x 1,40 = 52,64 €

Sadzba základnej náhrady zvýšená o 15 % = 0,183 x 1,15 = 0,21 €

Celková náhrada = 20 x 0,183 + 450 x 0,21 + 52,64 = 3,66 + 94,50 + 52,64 = 150,80 €

Zamestnávateľ vyplatí Liborovi náhradu za použité vlastné MV pri pracovnej ceste vo výške 150,80 €. Suma 150,80 € nie je u zamestnanca predmetom dane a u zamestnávateľa je daňovým výdavkom.

Príklad č. 11:

Zamestnávateľ vyslal na pracovnú cestu zamestnanca Ladislava. Ladislav mal použiť ako dopravný prostriedok autobus. Ladislav požiadal zamestnávateľa, aby mohol pracovnú cestu uskutočniť vlastným MV. Obaja sa písomne dohodli, že Ladislav uskutoční pracovnú cestu vlastným MV a náhrada sa určí vo výške cestovného lístku autobusu. Má Ladislav nárok na náhradu za 1 ubehnutý km?

Cestovná náhrada bola písomne dohodnutá pred uskutočnením pracovnej cesty medzi zamestnávateľom a zamestnancom Ladislavom vo výške ceny lístka autobusu. Preto Ladislavovi už nevzniká nárok na inú náhradu.

Pohonnou látkou je plyn

Ak použije zamestnanec pri pracovnej ceste MV, ktorého PHL je plyn alebo kombinácia plynu s inou PHL, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované PHL dohodne zamestnávateľ so zamestnancom v súlade s ustanovením § 7 ods. 5 ZCN.

Poznámka

Podľa § 7 ods. 7 ZCN, akje PHL plyn alebo plyn v kombinácii s inou PHL, spôsob výpočtu náhrad za spotrebované PHL za jednotlivé druhy PHL dohodne zamestnávateľ so zamestnancom na základe podmienok pracovnej cesty, cien pohonných látok a spotreby. Ak je v technickom preukaze uvedená spotreba oboch pohonných látok podľa osobitného predpisu, pri dohode medzi zamestnancom a zamestnávateľom sa prihliadne na túto spotrebu.

Príklad č. 12:

Zamestnávateľ vyslal zamestnankyňu Luciu na pracovnú cestu vlastným MV. Lucia vykonala pracovnú cestu podľa písomnej dohody, ktorú uzavrela so zamestnávateľom, na trase zo Žiliny do Košíc a späť, celkom 600 km.

MV jazdí na plyn a na benzín. V technikom preukaze MV je uvedená spotreba pre plyn 8,8 a pre benzín 7,7 l/100 km. Cena za liter PHL zistená z dokladov o nákupe PHL bola pre plyn 0,77 € a pre benzín 1,40 €.

Lucia z celkového poštu 600 km najazdila na benzín 60 km a zvyšok na plyn.

Cestovnú náhradu vypočítala Lucia takto:

Spotreba plyn = 8,8 l/100 km

Spotreba benzín = 7,7 l/100 km

Náhrada za spotrebované PHL = (60 x 7,7 : 100 x 1,4) + (540 x 8,8 : 100 x 0,77) = 6,47 + 36,59 = 43,06 €

Náhrada za použité MV = 600 x 0,183 + 43,06 = 152,86 €

Zamestnávateľ vyplatí Lucii cestovnú náhradu za použité vlastné MV pri pracovnej ceste vo výške 152,86 €. Suma 152,86 € nie je u Lucie predmetom dane, u zamestnávateľa je daňovým výdavkom.

Technický preukaz údaj o spotrebe PHL neuvádza

Ak technický preukaz MV údaje o spotrebe PHL neobsahuje alebo sa spotreba v technickom preukaze nezhoduje so skutočnou spotrebou, pri výpočte cestovnej náhrady sa postupuje podľa § 7 ods. 8 ZCN.

Poznámka

Podľa § 7 ods. 8 ZCN, ak sa spotreba v technickom preukaze nezhoduje so skutočnou spotrebou alebo sa spotreba v technikom preukaze neuvádza, pre výpočet náhrady za spotrebované PHL sa použije spotreba podľa technického preukazu cestného MV rovnakého typu, s rovnakým objemom valcov motora a s rovnakým druhom PHL alebo spotreba preukázaná dokladom vydaným osobou, ktorej bola udelená autorizácia podľa osobitného predpisu, alebo sa použijú doplňujúce údaje výrobcu, dovozcu alebo predajcu preukazujúce spotrebu alebo inú spotrebu.

Príklad č. 13:

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca Leopolda na pracovnú cestu. Leopold uskutočnil pracovnú cestu podľa písomnej dohody so zamestnávateľom vlastným MV na trase Žilina, Banská Bystrica, Zvolen, Žilina, celkom 290 km. V technikom preukaze MV, ktoré Leopold použil na pracovnej ceste, nie je uvedená spotreba PHL. Leopold predložil zamestnávateľovi kópiu technického preukazu MV, ktorým uskutočnil pracovnú cestu, aby dokladoval, že v jeho technickom preukaze nie je uvedená spotreba PHL a aby dokladoval, že jeho MV má rovnaké parametre ako MV jeho priateľa, ktorého kópiu technického preukazu tiež doložil. Spotreba uvedená v tomto technikom preukaze je podľa smerníc EHK: pre mesto 10,5 l/100 km, pre rýchlosť 90 km/h 7,7 l/100 km, pre rýchlosť 120 km/h 9,8 l/100 km.

K vyúčtovaniu pracovnej cesty doložil doklad o nákupe PHL. Cena za liter PHL bola 1,40 €.

Pri vyúčtovaní pracovnej cesty postupoval Leopold podľa § 7 ods. 8 ZCN, t. j. použil pre výpočet náhrady spotreby PHL údaje z technického preukazu rovnakého typu MV, s rovnakým objemom valcom motora a s rovnakým druhom PHL. Spotrebu PHL určil podľa § 7 ods. 6 písm. b) ZCN ako aritmetický priemer, lebo nesledoval osobitne km najazdené v meste a mimo mesta.

SPHL = (10,5 + 7,7 + 9,8) : 3 = 9,33 l/100 km

Náhrada za spotrebované PHL = 290 x 9,33 : 100 x 1,40 = 37,88 €

Celková náhrada = 290 x 0,183 + 37,88 = 90,95 €

Zamestnávateľ vyplatí zamestnancovi náhradu za použité vlastné MV pri pracovnej ceste vo výške 90,95 €. Náhrada nie je u Leopolda predmetom dane, u zamestnávateľa je daňovým výdavkom.

Náhrada za použitie cestného motorového vozidla pri zahraničnej pracovnej ceste

Ak zamestnanec uskutoční pracovnú cestu v zahraničí vlastným MV, pri výpočte náhrady bude postupovať podľa § 15 ZCN. Ustanovenie § 15 ods. 1 ZCN podrobne upravuje výpočet náhrady za PHL pri používaní MV pri pracovnej ceste v členských štátoch eurozóny alebo v tretích štátoch, ktoré používajú euro. V ods. 2 sa ustanovuje spôsob výpočtu náhrady za spotrebované PHL pri použití cestného MV pri pracovnej ceste do štátov, ktoré nie sú členmi eurozóny.

Zahraničná pracovná cesta do štátu eurozóny alebo do tretieho štátu, ktorý používa euro

Z § 15 ods. 1 ZCN vyplýva, že ak zamestnanec uskutočnil zahraničnú pracovnú cestu do členského štátu eurozóny alebo do tretieho štátu, ktoré používa menu euro, patrí mu náhrada za spotrebované PHL v eurách za km najazdené mimo územia SR, prípadne aj za km najazdené na území SR od času prechodu slovenskej štátnej hranice do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty. Náhrada mu patrí:

• na základe preukázanej ceny PHL, ktorú preukáže dokladom o nákupe PHL mimo územia SR. Ak preukáže cenu PHL v eurách viacerými dokladmi o kúpe, môže pri výpočte použiť cenu stanovenú ako aritmetický priemer z cien;
• ak nepreukáže cenu PHL dokladom o kúpe mimo územia SR, na výpočet sa použije cena PHL v eurách, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v členskom štáte eurozóny alebo v treťom štáte, alebo cena, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v SR, zistená ŠÚ.

Zahraničná pracovná cesta do štátu, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo tretím štátom, ktorý používa euro

Ak uskutočnil zamestnanec zahraničnú pracovnú cestu do štátu, ktorý nie je členským štátom eurozóny a ani tretím štátom, ktorý používa euro, patrí mu podľa § 15 ods. 2 ZCN náhrada za spotrebované PHL v cudzej mene za km prejdené mimo územia SR, prípade aj za km alebo ich časť prejazdené na území SR od času prechodu slovenskej štátnej hranice do miesta skončenia zahraničnej pracovnej cesty:

• na základe preukázanej ceny PHL dokladom o kúpe PHL mimo územia SR. Ak preukáže cenu PHL v rovnakej cudzej mene viacerými dokladmi o kúpe, môže sa vypočítať aritmetický priemer z preukázaných cien;
• ak zamestnanec nepreukáže cenu PHL dokladom o kúpe mimo územia SR, na výpočet sa použije cena PHL v cudzej mene, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v štáte, ktorý nie je členským štátom eurozóny alebo tretím štátom, alebo cena PHL v eurách, ktorá platila v čase nástupu na zahraničnú pracovnú cestu v SR, zistená ŠÚ.

Príklad č. 14:

Zamestnávateľ vyslal na zahraničnú pracovnú cestu do Talianska svojho zamestnanca Laca. Ako dopravný prostriedok bolo určené, po vzájomnej dohode, vlastné MV zamestnanca. Laco uskutočnil pracovnú cestu podľa dohody vlastným MV, ktoré má v technikom preukaze uvedenú spotrebu PHL 8,50 l/100 km. Celkom najazdil 2 200 km, z toho na území SR 20 km, zvyšok v zahraničí. PHL kupoval v Rakúsku, cenu vypočítal z dokladov o nákupe PHL ako aritmetický priemer.

Priemerná cena PHL = (1,35 + 1,39 + 1,34) : 3 = 1,36 €

Náhrada za spotrebované PHL = (2 200 x 8,50 : 100) x 1,36 = 254,32 €

Celková náhrada = 2 200 x 0,183 + 254,32 = 656,92 €

Podnikateľ vyplatí Lacovi náhradu za použité vlastné MV vo výške 656,92 €. Náhrada nie je u Laca predmetom dane z príjmov FO. U zamestnávateľa je náhrada daňovým výdavkom.

Náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie

Zamestnávateľ má povinnosť preplatiť zamestnancovi, ktorý bol vyslaný na pracovnú cestu, aj výdavky na ubytovanie, a to vo výške náhrady preukázaných výdavkov za ubytovanie, v súlade s ustanovením § 4 ods. 1 písm. b) ZCN.

Zamestnávateľ by mal určiť zamestnancovi pred nástupom na pracovnú cestu druh ubytovania (hotel určitej kategórie, penzión a podobne) a obyčajne aj limit, ktorý by nemal prečerpať (napríklad 20 – 30 € za noc, maximálne 60 € za noc a podobne).

Zamestnanec má vždy, aj v prípade, že nemôže dodržať podmienky zamestnávateľa, nárok na náhradu preukázateľného výdavku na ubytovanie na základe dokladu o úhrade ubytovania. ZCN neurčuje limit na ubytovanie ani pri tuzemských a ani pri zahraničných pracovných cestách. Výdavky za ubytovanie je potrebné preukázať dokladom o zaplatení z ubytovacieho zariadenia (hotela, motela, penziónu, lode a podobne). Doklad musí byť vystavený oficiálnym ubytovacím zariadením, ktorého predmetom činnosti je poskytovanie ubytovacích služieb. Ak má zamestnanec poskytnuté bezplatné ubytovanie, nárok na uplatnenie výdavkov mu nevzniká.

Príklad č. 15:

Zamestnávateľ vyslal na pracovnú cestu zamestnankyňu Líviu a v príkaze na pracovnú cestu jej stanovil limit pre ubytovanie do 25 € na noc. Lívia nedodržala podmienky pracovnej cesty:

a) zohnala ubytovanie, kde platila 33 € , lebo lacnejšie ubytovanie nebolo voľné:

aj keď sa Lívia ubytovala v hoteli, kde platila 33 € za noc a tým prekročila limit stanovený zamestnávateľom, má nárok na úhradu za ubytovanie v preukázanej výške, lebo z objektívnych príčin nemohla využiť ubytovacie zariadenie v cenovej relácii, ktorú jej určil zamestnávateľ. Vyplatená náhrada za ubytovanie 33 € nie je u Lívie predmetom dane a u zamestnávateľa je daňovým výdavkom;

b) ubytovala sa u svojich známych:

ak sa Lívia ubytovala u svojich známych, nemá nárok na preplatenie ubytovania, lebo nemá doklad o úhrade za ubytovanie. Zamestnávateľ jej môže, podľa svojho zváženia, poskytnúť v súlade s ustanovením § 35 ods. 1 ZCN náhradu podľa vlastného zváženia. Na túto náhradu nemá Lívia zákonný nárok, a preto je u nej predmetom zdanenia. U zamestnávateľa takto poskytnutá náhrada nie je daňovým výdavkom.

Poznámka

Podľa § 35 ods. 1 ZCN, ak tento zákon požaduje preukázanie výdavkov a zamestnanec ich nepreukáže, môže mu zamestnávateľ poskytnúť náhrady v ním uznanej výške s prihliadnutím na určené podmienky pracovnej cesty.

Stravné

Stravné predstavuje čiastočnú kompenzáciu výdavkov zamestnanca spojených s jeho stravovaním na pracovnej ceste. Stravné vypláca zamestnávateľ zamestnancovi na základe vyúčtovania pracovnej cesty. Výdavky na stravovanie zamestnancov počas pracovných ciest si môže zamestnávateľ započítať do daňových výdavkov najviac vo výške stravného, ktoré je stanovené:

• v § 5 ZCN, ak ide o tuzemskú pracovnú cestu,
• v § 13 ZCN, ak ide o zahraničnú pracovnú cestu.

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste

Podľa ustanovenia § 5 ods. 1 ZCN patrí zamestnancovi stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty. Suma stravného je ustanovená v závislosti od času trvania pracovnej cesty a je rozdelená na časové pásma. Časové pásma pri tuzemskej pracovnej ceste so sumami stravného, ktoré je ustanovené v opatrení MPSVaR SR č. 248/2012 Z. z. o sumách stravného, sú:

• 4 € pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
• 6 € pre časové pásmo 12 až 18 hodín,
• 9,30 € pre časové pásmo nad 18 hodín.

Pri poskytovaní stravného zamestnancom, ktorých vyšle zamestnávateľ na pracovnú cestu, sa musí zamestnávateľ riadiť aj ďalšími ustanoveniami § 5 ZCN:

• podľa § 5 ods. 3 ZCN môže zamestnávateľ poskytnúť zamestnancovi stravné až do sumy 6 € (suma pre časové pásmo 5 až 12 hodín), ak pracovná cesta trvala menej ako 5 hodín a zamestnávateľ mu neumožní stravovať sa zvyčajným spôsobom,
• podľa § 5 ods. 4 ZCN, ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas

  a) kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový súčet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest,

  b) dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín a celkove trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín,

• podľa § 5 ods. 5 ZCN so zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno v pracovnej zmluve alebo v dohode dohodnúť podmienky odlišné od ZCN na poskytovanie stravného. Zamestnávateľ môže dohodnúť aj nižšie sumy stravného, najviac však o 25 % z ustanovenej sumy stravného.

Príklad č. 16:

Zamestnávateľ podniká v oblasti ťažby a spracovania dreva. Jeho pracovisko je v horskej oblasti a je vzdialené od mesta. Zamestnankyňa Ľuba spolu so šoférom služobného MV dvakrát do týždňa v čase od 10.30 do 14.00 hodiny chodí do najbližšieho mesta na poštu, do banky a vybavovať ostatné záležitosti pre firmu. Zamestnávateľ obom zamestnancom neumožňuje v týchto dňoch stravovať sa obvyklým spôsobom, preto im uhrádza za každý takýto deň stravné vo výške 4 € na jeden deň.

Postup podnikateľa je v súlade s § 5 ods. 3 ZCN.

Poznámka

Podľa § 5 ods. 3 ZCN, ak zamestnávateľ vyslaním na pracovnú cestu, ktorá trvá menej ako 5 hodín, neumožní zamestnancovi stravovať sa zvyčajným spôsobom, môže mu poskytnúť stravné až do sumy stravného ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín alebo zabezpečiť bezplatné stravovanie.

V zmysle § 152 ZP je zamestnávateľ povinný zabezpečovať svojmu zamestnancovi stravovanie zodpovedajúce zásadám správnej výživy. Vo firme podávajú obedy v čase, keď je Ľuba aj šofér mimo firmy, to znamená, že zamestnávateľ nemôže splniť ustanovenie § 152 ZP, a preto postupuje podľa ustanovenia § 5 ods. 3 ZCN a poskytuje svojim zamestnancom stravné vo výške 4 € za každý deň, keď sa nemôžu stravovať obvyklým spôsobom. U zamestnancov nie je stravné 4 € predmetom dane a u zamestnávateľa je daňovým výdavkom. Ak by vo firme nastala situácia, že zamestnanci by dostali stravné lístky a aj preplatené stravné vo výške 4 €, suma 4 € by podliehala u zamestnancov zdaneniu a u zamestnávateľa by nebola daňovým výdavkom.

Príklad č. 17:

Zamestnávateľ vyslal v jeden pracovný deň svojho zamestnanca Ľuda, ktorý opravuje a nastavuje elektronické registračné pokladnice (je to zamestnanec, u ktorého častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania), na dve pracovné cesty:

1. pracovná cesta trvala od 8.00 hod. do 11.00 hod. a Ľudo sa vrátil o 11.00 hod. na pravidelné pracovisko,
2. pracovná cesta trvala od 14.30 hod. do 17.30 hod.

Pri vyplatení stravného bude zamestnávateľ postupovať podľa ustanovenia § 5 ods. 4 písm. a) ZCN.

Poznámka

Podľa § 5 ods. 4 písm. a) ZCN, ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas kalendárneho dňa viac pracovných ciest, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín, pričom celkový počet trvania týchto pracovných ciest je 5 hodín a viac, patrí zamestnancovi stravné za celkový čas trvania týchto pracovných ciest.

Na účely poskytnutia stravného sa u Ľuda hodiny pracovných ciest uskutočnených v jeden deň spočítajú. Doba trvania pracovnej cesty = 3 + 3 = 6 hodín. Ľudo má nárok na stravné vo výške 4 €. Suma 4 € nepodlieha u Ľuda zdaneniu a u zamestnávateľa je daňovým výdavkom.

Príklad č. 18:

Zamestnávateľ podniká v oblasti služieb (servis plynových sporákov, riešenie havarijných situácií pri úniku plynu a podobne) v rámci Žilinského kraja. Jeho zamestnanec Ľudovít (častá zmena pracoviska zamestnanca vyplýva z osobitnej povahy povolania), ktorý servis a odstraňovanie havarijných situácií zabezpečuje, bol vyslaný na pracovnú cestu so začiatkom o 22.00 hodine. Pracovná cesta skončila o 4.00 hod. na druhý deň. Zamestnávateľ vyplatil Ľudovítovi stravné vo výške 4 €.

Postup zamestnávateľa bol v súlade s ustanovením § 5 ods. 4 písm. b) ZCN.

Poznámka

Podľa § 5 ods. 4 písm. b) ZCN, ak zamestnanec, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, vykoná počas dvoch kalendárnych dní pracovnú cestu, ktorá trvá v každom kalendárnom dni menej ako 5 hodín a ktorá celkovo trvá najmenej 5 hodín, patrí zamestnancovi stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín.

Ľudovít má nárok na stravné vo výške 4 €, lebo ide o zamestnanca, u ktorého častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania a vykonal pracovnú cestu počas dvoch kalendárnych dní a v každom dni trvala pracovná cesta menej ako 5 hodín. Hodiny pracovnej cesty z týchto dvoch dní sa na účely vyplatenia stravného spočítajú (2 + 4 = 6) a pracovná cesta sa bude posudzovať ako jedna pracovná cesta v trvaní 6 hodín.

Postup, ktorý uplatnil zamestnávateľ v predchádzajúcich príkladoch, sčítanie pracovných ciest, je možný len u zamestnancov, ktorým častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania. U ostatných zamestnancov sa nemôže tento postup uplatniť a musí sa posudzovať každá pracovná cesta samostatne, aj keď vykoná zamestnanec v priebehu jedného kalendárneho dňa dve pracovné cesty. Ak je zamestnanec vyslaný svojím zamestnávateľom na dve samostatné pracovné cesty v priebehu jedného kalendárneho dňa, posudzuje sa každá pracovná cesta osobitne podľa dĺžky trvania pracovnej cesty. Ak ani jedna pracovná cesta nebude trvať viac ako 5 hodín, zamestnanec nemá nárok na vyplatenie stravného.

Poskytnutie bezplatného stravovania

Ak má zamestnanec na pracovnej ceste poskytnuté bezplatné stravovanie, nepatrí mu v zmysle § 5 ods. 6 ZCN stravné.

Podľa § 5 ods. 6 ZCN, ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázateľne zabezpečené bezplatné stravovanie v celom rozsahu, zamestnávateľ mu stravné neposkytuje.

Ak má zamestnanec počas pracovnej cesty poskytnuté bezplatné stravovanie čiastočne, zamestnávateľ mu stravné kráti podľa § 5 ods. 6 ZCN o:

• 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,
• 40 % za bezplatne poskytnutý obed a
• 35 % za bezplatne poskytnutú večeru.

Poznámka

Podľa § 5 ods. 6 ZCN, ak má zamestnanec na pracovnej ceste preukázateľne zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, zamestnávateľ stravné kráti o 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky, o 40 % za bezplatne poskytnutý obed a o 35 % za bezplatne poskytnutú večeru z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín alebo z najvyššie dohodnutej sumy stravného podľa § 5 ods. 5 ZCN. Podľa § 5 ods. 5 ZCN so zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru dohodnúť odchylne od ZCN podmienky poskytovania stravného, najviac však 25 % z ustanovenej sumy stravného. Suma stravného sa zaokrúhli na najbližší eurocent nahor.

Príklad č. 19:

Zamestnávateľ vyslal zamestnanca Ľuboša na pracovnú cestu. Priebeh pracovnej cesty bol takýto:

• 1. deň pracovnej cesty: začiatok pracovnej cesty o 16.00 hodine, pracovná cesta trvala 8 hodín, zamestnancovi nebolo poskytnuté bezplatné stravovanie,
• 2. deň pracovnej cesty: pracovná cesta trvala 24 hodín, zamestnancovi bol poskytnutý bezplatný obed,
• 3. deň pracovnej cesty: pracovná cesta skončila o 15.00 hodine, zamestnancovi bol poskytnutý bezplatný obed.

Výška stravného, na ktoré má zamestnanec nárok, bude podľa § 5 ZCN:

• 1. deň pracovnej cesty: pracovná cesta trvala 8 hodín, nárok na stravné v časovom pásme 5 až 12 hodín, t. j. 4 €,
• 2. deň pracovnej cesty: pracovná cesta trvala 24 hodín, nárok na stravné je pre časové pásmo nad 18 hodín 9,30 €. Zamestnancovi bol poskytnutý bezplatný obed, preto sa mu bude nárok krátiť podľa § 5 ods. 6 ZCN o 40 %. Nárok na stravné je 5,58 € [9,30 – (9,30 x 40 : 100)],
• 3. deň pracovnej cesty: pracovná cesta trvala 15 hodín, nárok na stravné je 6 € (časové pásmo 12 až 18 hodín). Zamestnancovi bol poskytnutý bezplatne obed, preto sa mu bude stravné krátiť v súlade s § 5 ods. 6 ZCN a jeho nárok na stravné je 2,28 € [6 – (9,30 x 40 : 100)].

Zamestnanec má nárok na stravné 11,86 € (4 + 5,58 + 2,28).

Raňajky v rámci ubytovacích služieb

Ak boli zamestnancovi pri pracovnej ceste poskytnuté spolu s ubytovaním aj raňajky, zamestnávateľ postupuje podľa § 5 ods. 7 ZCN, t. j. celkové stravné sa mu kráti o 25 % za poskytnuté raňajky z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín.

Poznámka

Podľa § 5 ods. 7 ZCN, ak má zamestnanec na pracovnej ceste v rámci ubytovacích služieb preukázateľne poskytnuté raňajky, zamestnávateľ stravné kráti podľa § 5 ods. 6 ZCN.

Príklad č. 20:

Zamestnávateľ vyslal na dvojdňovú pracovnú cestu zamestnankyňu Ľudmilu. Pracovná cesta trvala 1. deň 10 hodín a 2. deň 20 hodín. Ľudmila k vyúčtovaniu pracovnej cesty predložila doklad o úhrade za ubytovanie vo výške 33 € za noc. Na doklade je uvedené, že súčasťou ceny 33 € sú aj raňajky.

Ľudmila má nárok na stravné:

• 1. deň trvala pracovná cesta 10 hodín, nárok na stravné je 4 € (časové pásmo 5 až 12 hodín),
• 2. deň trvala pracovná cesta 20 hodín, nárok na stravné je 9,30 € (časové pásmo nad 18 hodín). Ľudmile boli poskytnuté raňajky, preto sa stravné zníži o 25 %, t. j. o 2,325 € (9,30 x 25 : 100) za jedny raňajky. Nárok na stravné je 6,975 €, zaokrúhlene 6,98 € (9,30 – 2,3250).

Cestovné náhrady celkom:

• stravné = 4 + 6,98= 10,98 €
• ubytovanie = 33 €
• spolu = 10,98 + 33 = 43,98 €

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste upravuje § 13 ZCN. Podľa § 13 ods. 1 ZCN patrí zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty stravné v eurách alebo v cudzej mene. Výška stravného závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty. Čas trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia SR je rozdelený na časové pásma:

• do 6 hodín vrátane,
• od 6 hodín do 12 hodín,
• nad 12 hodín.

Doba trvania zahraničnej pracovnej cesty sa počíta od okamihu prekročenia hraníc SR do okamihu prekročenia štátnych hraníc SR pri návrate zo zahraničia do SR.

Poznámka

Podľa § 13 ods. 1 ZCN pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnancovi patrí za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty za podmienok ustanovených týmto zákonom stravné v eurách alebo v cudzej mene. Stravné v eurách alebo v cudzej mene je ustanovené v závislosti od času trvania zahraničnej pracovnej cesty mimo územia Slovenskej republiky v kalendárnom dni.

Výška stravného v eurách a v cudzej mene pre jednotlivé štáty, v ktorých sa uskutočnila zahraničná pracovná cesta, je stanovená MF SR vždy pre nasledujúci kalendárny rok opatrením. V súčasnosti je platné opatrenie MF SR č. 472/2011 Z. z., ktorým sa ustanovujú na rok 2012 základné sadzby stravného v eurách a v cudzej mene pri zahraničných pracovných cestách. V závislosti od trvania zahraničnej pracovnej cesty je výška stravného v eurách a v cudzej mene podľa § 13 ods. 4 ZCN stanovená takto:

• v prvom časovom pásme (do 6 hodín vrátane) vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného,
• v druhom časovom pásme (od 6 hodín do 12 hodín) vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného,
• v treťom časovom pásme (nad 12 hodín) vo výške základnej sadzby stravného.

Príklad č. 21:

Zamestnávateľ vyslal svojho zamestnanca Ľubora na pracovnú cestu do Rakúska, ktorá trvala 3 kalendárne dni. Ľubor vykonal pracovnú cestu takto:

• 1. deň pracovnej cesty: štátne hranice prekročil o 15.00 hodine, doba trvania pracovnej cesty v zahraničí 9 hodín,
• 2. deň pracovnej cesty: pracovná cesta v zahraničí trvala 24 hodín,
• 3. deň pracovnej cesty: štátne hranice SR prekročil o 17.00 hodine, pracovná cesta v zahraničí trvala 17 hodín.

Ľubor má nárok na stravné v eurách. Pre Rakúsko je základná sadzba 45 €. Nárok na stravné v eurách je:

• 1. deň pracovnej cesty: pracovná cesta v zahraničí trvala 9 hodín, zamestnanec má nárok na stravné v časovom pásme 6 až 12 hodín, t. j. stravné vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného. Stravné zamestnanca je 22,50 € (45 x 50 : 100),
• 2. deň pracovnej cesty: pracovná cesta v zahraničí trvala 24 hodín, zamestnanec má nárok na stravné v plnej výške, t. j. 45 €,
• 3. deň pracovnej cesty: pracovná cesta v zahraničí trvala 17 hodín, zamestnanec má nárok na stravné v časovom pásme nad 12 hodín, t. j. v plnej výške 45 €.

Celkový nárok zamestnanca na stravné počas zahraničnej pracovnej cesty je 112,50 € (22,50 + 45 + 45).

Pre poskytovanie stravného pri zahraničnej pracovnej ceste v eurách alebo v cudzej mene platia tieto zásady:

• zamestnávateľ poskytne zamestnancovi stravné vo výške stravného ustanoveného pre krajinu, v ktorej zamestnanec strávi v kalendárnom dni najviac hodín (§ 13 ods. 5 ZCN),
• ak zamestnanec strávi v kalendárnom dni rovnaký počet hodín vo viacerých krajinách, zamestnávateľ mu poskytne stravné, ktoré je pre zamestnanca najvýhodnejšie (§ 13 ods. 5 ZCN),
• so zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, je možné dohodnúť v pracovnej zmluve alebo v dohode iné podmienky poskytovania stravného, ako ustanovuje ZCN. Zamestnávateľ môže dohodnúť aj nižšie stravné, najviac však o 25 % (§ 13 ods. 6 ZCN).

Poskytnutie bezplatného stravovania

Ak má zamestnanec na zahraničnej pracovnej ceste preukázateľne poskytnuté bezplatné stravovanie v celom rozsahu, stravné sa mu podľa § 13 ods. 7 ZCN neposkytuje.

Poznámka

Ak má zamestnanec počas zahraničnej pracovnej cesty preukázateľne zabezpečené bezplatné stravovanie čiastočne, zamestnávateľ postupuje podľa § 13 ods. 7 ZCN krátením:

• o 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,
• o 40 % za bezplatne poskytnutý obed a
• o 35 % za bezplatne poskytnutú večeru

zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín alebo z najvyššie dohodnutej sumy stravného podľa § 7 ods. 6 ZCN.

Raňajky v rámci ubytovacích služieb

Ak má zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste preukázateľne poskytnuté raňajky v rámci ubytovacích služieb, zamestnávateľ stravné kráti podľa § 13 ods. 7 ZCN, t. j. o 25 % z ustanovenej sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín alebo z najvyššie dohodnutej sumy.

Vylúčenie súbehu náhrad poskytovaných v eurách a v cudzej mene

Zamestnanec, ktorý je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu, začína obyčajne pracovnú cestu v tuzemsku a končí pracovnú cestu tiež na území SR. Môže nastať aj taká situácia, že zamestnanec po dohode so zamestnávateľom začne pracovnú cestu v zahraničí alebo skončí pracovnú cestu v zahraničí. V takýchto prípadoch pri poskytovaní stravného zamestnávateľ postupuje podľa ustanovenia § 16 ZCN:

1. pri zahraničnej pracovnej ceste patrí zamestnancovi za čas pracovnej cesty na území SR stravné v eurách v rozsahu a za podmienok uvedených v § 5 ZCN,
2. pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína a končí na území SR, je pre vznik nároku na stravné v eurách alebo v cudzej mene rozhodujúci čas prechodu štátnej hranice, odlet a prílet lietadla podľa letového poriadku alebo príchod a odchod lode z prístavu, v ktorom sa vykoná colná a pasová kontrola,
3. pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína a končí v zahraničí, sú na vznik nároku na náhrady poskytované v cudzej mene rozhodujúce podmienky pracovnej cesty určené zamestnávateľom,
4. pri zahraničnej pracovnej ceste, ktorá sa začína na území SR a končí v zahraničí alebo opačne, keď zahraničná pracovná cesta sa začína v zahraničí a končí v SR, na posúdenie rozhodujúcich časov na vznik nároku na náhrady poskytované v eurách a cudzej mene sa postupuje podľa vyššie uvedených bodov.

Príklad č. 22:

Zamestnávateľ vyslal zamestnankyňu Lenku na zahraničnú pracovnú cestu do Nemecka. Lenka začala pracovnú cestu v SR a ukončila ju v zahraničí, lebo sa so zamestnávateľom písomne dohodla, že po skončení pracovnej cesty, ktorá bude v zahraničí trvať 10 hodín, nastúpi na dovolenku a nebude sa vracať na územie SR. Pracovná cesta trvala na území SR 4 hodiny (cesta zo sídla firmy na hraničný priechod) a v zahraničí 10 hodín.

Lenka má nárok na stravné:

• na území SR trvala pracovná cesta menej ako 5 hodín, nárok na stravné nemá (v prípade, že by zamestnancovi nebolo umožnené stravovať sa obvyklým spôsobom, zamestnávateľ mu môže poskytnúť stravné 4 €),
• v Nemecku trvala pracovná cesta 10 hodín, Lenka má nárok na stravné v časovom pásme od 6 do 12 hodín, t. j. 50 % zo základnej sumy stravného, ktorá je pre Nemecko 45 €. Nárok na stravné má vo výške 22,50 €.

Vreckové

Podľa § 12 ZCN zamestnávateľ môže poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnancovi aj vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % stravného. Vreckové zamestnancov je s platnosťou od 1. 1. 2011 nenárokovateľné, tzn. že zamestnávateľ rozhoduje, či zamestnancovi vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste poskytne alebo nie. Ak sa zamestnávateľ rozhodne poskytnúť zamestnancovi vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste, podľa § 14 ZCN to môže byť až do výšky 40 % zo stravného vypočítaného podľa § 13 ods. 4 a 5 ZCN. Vreckové nepatrí zamestnancovi pri prerušení pracovnej cesty. Vreckové pri zahraničnej pracovnej ceste vyplatené zamestnancovi je u zamestnanca podľa § 5 ods. 5 písm. a) zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ďalej len ZDP) príjmom, ktorý podlieha zdaneniu.

Poznámka

Podľa § 5 ods. 5 písm. a) ZDP predmetom dane nie je cestovná náhrada poskytovaná v súvislosti s výkonom závislej činnosti do výšky, na ktorú vznikne zamestnancovi nárok podľa ZCN, okrem vreckového poskytovaného pri zahraničnej pracovnej ceste.

Náhrada preukázaných vedľajších výdavkov

Vedľajšie výdavky ZCN presnejšie nedefinuje. Sú to všetky vedľajšie výdavky, ktoré zamestnancovi vzniknú v súvislosti s plnením úloh pracovnej cesty. Posúdenie, či ide o vedľajší výdavok alebo nie, je v plnej moci zamestnávateľa.

Preukázanými vedľajšími výdavkami sú napríklad doklady o zaplatení poplatku za použitie faxu, internetu, telefónu, diaľničné poplatky, parkovné, platba za garáž pri ubytovaní v hoteli, platby za použitie WC a podobne.

Poistenie liečebných nákladov v zahraničí

Podľa § 11 ZCN zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste patrí aj náhrada preukázaných výdavkov za poistenie nevyhnutných liečebných nákladov v zahraničí. Ak poistenie zaplatil zamestnávateľ, zamestnancovi náhrada nepatrí.

Náhrada výdavkov za očkovanie

Podľa § 11a ZCN patrí zamestnancovi, ktorý je vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do tropických oblastí alebo do inak zdravotne obťažných oblastí, náhrada preukázaných výdavkov za povinné očkovanie a za očkovanie odporúčané svetovou zdravotníckou organizáciou alebo Úradom verejného zdravotníctva.

Náhrada výdavkov za cesty na návštevu rodiny

Zamestnanec má za určitých podmienok aj nárok na náhradu výdavkov za cesty na návštevu rodiny. Poskytnutie tejto náhrady upravuje § 4 ods. 1 písm. e) ZCN a pre zahraničie § 12 ZCN. Ustanovenie § 4 ods. 1 písm. e) ZCN sa nevzťahuje na cesty na návštevu rodiny zamestnanca vyslaného na zahraničnú pracovnú cestu. Zamestnanec má nárok:

• podľa § 4 ods. 1 písm. e) ZCN na náhradu preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území SR, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvala viac ako sedem po sebe idúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac,
• podľa § 12 ZCN pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu, ak sa písomne dohodne so zamestnávateľom, má nárok na návštevu rodiny v mieste jej pobytu alebo v dohodnutom mieste pobytu rodiny na území SR. Zamestnancovi patrí náhrada písomne dohodnutých výdavkov, a to najviac v rozsahu a do výšky a za podmienok ako pri zahraničnej pracovnej ceste.