Povinnosti zamestnávateľa v oblasti mzdového účtovníctva pri uzatváraní roku 2013 a pri prechode na rok 2014

Spôsob tvorby a použitia rezerv by mal byť stanovený vo vnútornom predpise zamestnávateľa. Zamestnávatelia účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva rezervy v súvislosti so mzdovými výdavkami netvoria.

Zamestnávatelia účtujúci v sústave podvojného účtovníctva sú v zmysle § 19 ods. 7 postupov účtovania povinní tvoriť nasledovné rezervy súvisiace so mzdovými nákladmi:

• rezervy na odstupné, ktoré sa tvoria na základe povinnosti zamestnávateľa vyplatiť odstupné v zmysle Zákonníka práce, resp. kolektívnej zmluvy, pričom dôvodom pre tvorbu rezervy je očakávané znižovanie počtu zamestnancov alebo iných reštrukturalizačných opatrení,
• rezervy na nevyčerpané dovolenky vrátane sociálneho a zdravotného poistenia,
• rezervy na odmeny členom dozornej rady a iných orgánov spoločnosti, ktoré sa vytvárajú na odmeny členom dozornej rady a iných orgánov účtovnej jednotky za ich prácu pre účtovnú jednotku za účtovné obdobie, ktoré budú vyplatené v nasledujúcom účtovnom období, pričom nárok na odmenu vyplýva zo stanov alebo iných interných predpisov,
• rezervy na vyplácanie prémií a odmien, ktoré sa tvoria v prípadoch, ak účtovná jednotka má povinnosť vyplatenia prémií a odmien na základe dosiahnutého výsledku hospodárenia a do dňa, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, nie je známa výška týchto prémií a odmien, preto sa rezerva vytvára vo výške predpokladaných prémií a odmien vrátane povinného sociálneho a zdravotného poistenia plateného zamestnávateľom,
• rezervy na vyplácanie odchodného, vyplácanie plnení pre zamestnancov pri životných jubileách alebo pracovných jubileách a iných plnení pre zamestnancov, ktoré sa tvoria v prípadoch, ak v nasledujúcom účtovnom období vznikne zamestnancom nárok na odchodné a iné zamestnanecké požitky v zmysle Zákonníka práce, kolektívnej zmluvy alebo iných predpisov, pričom pri výpočte je možné vychádzať z priemerného zárobku zamestnancov.

1.1. Náhrady mzdy za nevyčerpanú dovolenku a rezervy na nevyčerpané dovolenky

Podmienky nároku na dovolenku sú ustanovené v § 100 až § 117 Zákonníka práce. V súlade s § 116 Zákonníka práce zamestnancovi za vyčerpanú dovolenku patrí náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku.

Ak zamestnanec nevyčerpá dovolenku do konca nasledujúceho kalendárneho roka, zamestnávateľ je povinný vyplatiť mu náhradu mzdy za tú časť nevyčerpanej dovolenky, ktorá presahuje štyri týždne. Zamestnanec nemá nárok na preplatenie nevyčerpaných prvých štyroch týždňov dovolenky, ktoré si nevyčerpal ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka. Výnimkou je prípad, kedy zamestnanec ukončí pracovný pomer. Pri skončení pracovného pomeru sa zamestnancovi preplatí celý zostatok dovolenky z predchádzajúceho kalendárnehoroka a zostatok z aktuálneho roka.

1.2. Inventarizácia pohľadávok a záväzkov voči zamestnancom a inštitúciám sociálneho a zdravotného poistenia a správcovi dane

Každá účtovná jednotka je v zmysle § 29 zákona o účtovníctve povinná vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, inventarizáciu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.

Zamestnávateľ účtujúci v sústave podvojného účtovníctva musí v súvislosti s poskytovaním mzdy odsúhlasiť obraty na nákladových účtoch, t. j. na účtoch 521 – Mzdové náklady, 522 – Príjmy spoločníkov a členov zo závislej činnosti, 523 – Odmeny členom orgánov spoločnosti, 524 – Zákonné sociálne poistenie, 525 – Ostatné sociálne poistenie, 527 – Zákonné sociálne náklady, 528 – Ostatné sociálne náklady, s dôrazom na rozčlenenie nákladov na daňové a nedaňové za účelom správneho vykázania daňového základu pre daň z príjmov. V rámci dokladovej inventúry musí odsúhlasiť zostatky záväzkových a pohľadávkových účtov a porovnať s dokladmi preukazujúcimi výšku záväzku alebo pohľadávky, t. j. zostatky na účtoch 331 – Zamestnanci, 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom, 335 – Pohľadávky voči zamestnancom, 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia, 342 – Ostatné priame dane, 323 – Krátkodobé rezervy, 383 – Výdavky budúcich období.

Sociálny fond vo výške povinného prídelu v zmysle § 3 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom fonde sa tvorí ako úhrn v rozsahu minimálne 0,6 % a maximálne 1 % zo základu, ktorým je súhrn hrubých miezd a platov zúčtovaných zamestnancom na výplatu za kalendárny rok. U zamestnávateľa, ktorého predmet činnosti je zameraný na dosiahnutie zisku, je povinná tvorba sociálneho fondu prídelom vo výške 0,6 % z objemu hrubých miezd vyplatených za kalendárny rok bez ohľadu na vykázanie zisku alebo straty z podnikania. Ak takýto zamestnávateľ:

• v predchádzajúcom roku dosiahne zisk a súčasne
• má za tento rok vysporiadané všetky svoje daňové a odvodové povinnosti voči štátnemu rozpočtu, obciam, vyššiemu územnému celku, všetkým zdravotným poisťovniam, Sociálnej poisťovni,

môže v nasledujúcom roku tvoriť sociálny fond až prídelom 1 % zo základu.

V priebehu roka je základom na určenie mesačného prídelu súhrn hrubých miezd a platov za príslušný kalendárny mesiac. V zmysle § 6 ods. 2 zákona sa sociálny fond tvorí najneskôr v deň dohodnutý na výplatu mzdy, za mesiac december sa môže tvoriť z predpokladanej výšky miezd a previesť na účet fondu do 31. decembra. Ak sa mzda vypláca vo viacerých výplatných termínoch, za deň výplaty sa považuje posledný dohodnutý deň výplaty. Prevod finančných prostriedkov sa uskutoční do 5 dní po dni dohodnutom na výplatu mzdy, najneskôr do konca kalendárneho roka. Zúčtovanie prostriedkov sociálneho fondu za kalendárny rok v zmysle § 6 ods. 3 zákona je zamestnávateľ povinný vykonať do 31. januára nasledujúceho roka.

Sociálny fond sa tvorí zo základu, ktorým pre určenie ročného prídelu je súhrn hrubých miezd v súlade s § 118 Zákonníka práce zúčtovaných zamestnancom na výplatu za kalendárny rok. Základom na určenie mesačného prídelu je súhrn hrubých miezd zúčtovaných zamestnancom na výplatu za príslušný kalendárny mesiac. Mzda je peňažné plnenie alebo plnenie peňažnej povahy (naturálna mzda) poskytované zamestnancovi zamestnávateľom za prácu. V zmysle § 118 Zákonníka práce sa za mzdu nepovažujú plnenia poskytované v súvislosti so zamestnaním podľa Zákonníka práce alebo iných predpisov, najmä náhrady mzdy, odstupné a odchodné, cestovné náhrady, príspevky zo sociálneho fondu, výnosy z kapitálových podielov alebo obligácií, náhrada za pracovnú pohotovosť a ďalšie plnenie zo zisku po zdanení.

Poznámka redakcie:
§ 118 Zákonníka práce

Základným dokladom evidencie je mzdový list zamestnanca. Je vhodné, aby mzdové listy v praxi obsahovali všetky náležitosti, ktoré je zamestnávateľ povinný evidovať v zmysle právnych predpisov, t. j.:

• v zmysle Zákonníka práce – údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o vykonaných zrážkach a o celkovej cene práce,
• v zmysle zákona o dani z príjmov – údaje pre zdaňovanie príjmov zo závislej činnosti,
• v zmysle zákona o sociálnom poistení – údaje potrebné pre účely evidencie na starobné poistenie, starobné dôchodkové sporenie,
• v zmysle zákona o zdravotnom poistení – údaje potrebné pre zdravotné poistenie.

3.1. Evidencia na daňové účely

V zmysle § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov je zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Mzdový list pre daňové účely musí obsahovať:

• meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
• rodné číslo zamestnanca,
• adresu trvalého pobytu zamestnanca,
• mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane a daňový bonus,
• výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
• za každý kalendárny mesiac:
  • počet dní výkonu práce,
  • úhrn vyplatených zdaniteľných miezd bez ohľadu na to, či ide o peňažné alebo nepeňažné plnenie,
  • sumy oslobodené od dane,
  • sumy poistného a príspevku, ktoré je povinný platiť zamestnanec,
  • základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľnú mzdu, preddavok na daň,
  • sumu daňového bonusu,
  • sumu dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie, ktoré odvádza zamestnávateľ,
• za zdaňovacie obdobie súčet jednotlivých údajov uvedených v prechádzajúcom bode,
• sumu vyplatenej zamestnaneckej prémie,
• úhrn vyplatených príjmov v členení podľa výnimiek z platenia poistného a príspevkov zamestnanca.

V mzdovom liste sa uvádza úhrn vyplatených zdaniteľných miezd za každý kalendárny mesiac a nie úhrn zúčtovaných zdaniteľných miezd, t. j. zúčtovaný, ale nevyplatený príjem v stanovenom výplatnom termíne sa v mzdovom liste v príslušnom mesiaci neuvádza. Do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za príslušný kalendárny mesiac sa zahrnujú len príjmy vyplatené do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca a do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za zdaňovacie obdobie sa zahrnujú len príjmy vyplatené zamestnancom do 31. 1. nasledujúceho roka. Vyplýva to z:

• § 129 Zákonníka práce, v zmysle ktorého je mzda splatná pozadu za mesačné obdobie, a to do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca, ak v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve nebolo dohodnuté inak,
• § 4 ods. 3 zákona o dani z príjmov, v zmysle ktorého príjmy zo závislej činnosti plynúce najdlhšie do 31. januára po skončení zdaňovacieho obdobia, za ktoré sa dosiahli, sú súčasťou základu dane za toto zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ musí zabezpečiť, aby sa v rámci spracovania miezd po mesačnej uzávierke zo zúčtovaných miezd do mzdových listov zaúčtovali len údaje súvisiace s vyplateným príjmom v súlade s § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov tak, aby sa za každý kalendárny mesiac zaúčtoval iba:

• úhrn vyplatených zdaniteľných príjmov,
• úhrn preddavkov na daň súvisiacich s vyplateným príjmom,
• úhrn poistného a príspevkov, ktoré je povinný platiť zamestnanec a ktoré súvisia s vyplateným príjmom.

Náležitosti výplatných listín v zákone stanovené nie sú. V praxi obsahujú rovnaké údaje ako mzdové listy. Vyhotovujú sa za mesačné obdobie pre každého zamestnanca a zároveň ako súhrnná výplatná listina za mesačné obdobie za všetkých zamestnancov a v rámci ročnej uzávierky ako súhrnná výplatná listina za príslušný kalendárny rok za všetkých zamestnancov. Súhrnná výplatná listina každého zamestnanca osobitne predstavuje v podstate mzdový list, tzv. ročný mzdový list.

V prípade, že zamestnávateľ vypláca zamestnancom iba nepeňažné príjmy (za poskytnutie motorového vozidla zamestnávateľa na služobné a súkromné účely, v súvislosti s realizáciou zamestnaneckej opcie, ak zamestnanec prijme cenu alebo výhru zo súťaže vyhlásenej zamestnávateľom) a nevedie im mzdové listy, je povinný viesť evidenciu, ktorá musí obsahovať:

• meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
• rodné číslo zamestnanca,
• adresu trvalého pobytu zamestnanca,
• údaj o trvaní pracovnej činnosti,
• úhrn nepeňažných príjmov.

3.2. Evidencia na účely zdravotného poistenia

Zamestnávateľ je v zmysle § 24 písm. e) zákona o zdravotnom poistení povinný viesť a po dobu 10 rokov uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch a ktorá musí obsahovať:

• meno a priezvisko, a to aj predchádzajúce, rodné číslo, u cudzinca dátum narodenia, ak rodné číslo nemá, adresu trvalého pobytu,
• údaje o vzniku a zániku verejného zdravotného poistenia,
• počet dní, za ktoré sa platí poistné, v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• príjem zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• úhrn zaplatených preddavkov zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• úhrn zaplatených preddavkov zamestnávateľa za zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• údaje o vzniku skutočností, že platiteľom poistného je štát.

Zamestnávateľ je zároveň povinný po dobu 10 rokov uchovávať účtovné doklady a iné doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby poistného, výšky poistného a jeho platenia.

3.3. Evidencia na účely sociálneho poistenia

Zamestnávateľ po skončení pracovného pomeru so zamestnancami je povinný po dobu 10 rokov, počas ktorej existuje v zmysle § 147 ods. 1 zákona o sociálnom poistení právo Sociálnej poisťovne predpísať poistné, uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch v zmysle § 232 ods. 2. Evidencia musí obsahovať:

• priezvisko vrátane všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav a miesto trvalého pobytu,
• identifikačné číslo sociálneho poistenia fyzickej osoby,
• deň vzniku pracovného pomeru a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi,
• vymeriavací základ zamestnanca neobmedzený maximálnou výškou podľa § 138 ods. 6,
• obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie,
• obdobie materskej dovolenky, obdobie rodičovskej dovolenky.

V zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a túto evidenciu predložiť pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od:

• uplatnenia nároku zamestnanca na dôchodkovú dávku, pričom sa nevyžaduje ukončenie pracovnoprávneho vzťahu alebo
• skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu zamestnanca k zamestnávateľovi,

a to podaním Evidenčného listu dôchodkového poistenia v papierovej forme alebo elektronickej forme.Povinnosť viesť a predkladať evidenčné listy je uložená všetkým zamestnávateľom. Evidenčné listy je potrebné vyhotovovať pre všetkých zamestnancov s právom na pravidelný aj nepravidelný príjem – poistencov, za ktorých sa počas trvania pracovnoprávneho vzťahu platilo poistné na dôchodkové poistenie. Je vhodné, aby zamestnávateľ pri vedení, vyplňovaní a predkladaní evidenčných listov postupoval v súlade s metodickým usmernením pre zamestnávateľov a návodom na vyplnenie jednotlivých rubrík evidenčného listu vydanými Sociálnou poisťovňou. Evidenčné listy dôchodkového poistenia sú rozhodujúce podklady pre určenie nároku na dôchodok a výpočet výšky dôchodku, preto im zamestnávateľ musí venovať náležitú pozornosť.

Od roku 2013 sa Evidenčné listy dôchodkového poistenia vyhotovujú aj za zamestnancov, ktorí zárobkovú činnosť vykonávajú na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru a sú povinne dôchodkovo poistení, pretože od 1. januára 2013 sa za zamestnancov na účely dôchodkového poistenia považujú aj:

• fyzické osoby v právnom vzťahu na základe dohody o vykonaní práce,
• fyzické osoby v právnom vzťahu na základe dohody o pracovnej činnosti,
• fyzické osoby v právnom vzťahu na základe dohody o brigádnickej práci študentov, okrem fyzickej osoby v právnom vzťahu na základe ňou určenej dohody o brigádnickej práci študentov, ak mesačný príjem z tejto dohody nepresiahne zákonom určenú maximálnu sumu mesačného príjmu,

ktorý im zakladá právo na pravidelný alebo nepravidelný príjem.

V Evidenčnom liste dôchodkového poistenia zamestnávateľ okrem identifikačných údajov poistenca (zamestnanca) a zamestnávateľa a doby trvania pracovného pomeru alebo iného pracovného vzťahu uvádza v členení na jednotlivé kalendárne roky:

• obdobie dôchodkového poistenia, t. j. obdobie účasti na povinnom dôchodkovom poistení, uvedením:
  • znaku poistenia: A – zamestnanec (platí aj pre dohodárov), MD – materská dovolenka, RD – rodičovská dovolenka (do 30. 6. 2005), VS – vojenská služba (do 31. 12. 2005), CS – civilná služba (do 31. 12. 2005),
    • obdobia poistenia: obdobie účasti na povinnom dôchodkovom poistení od – do, pričom:
    • ak v kalendárnom roku bolo dôchodkové poistenie prerušené, obdobie prerušenia sa neuvádza,
    • ak zamestnanec po dosiahnutí dôchodkového veku nepožiadal o starobný dôchodok, kalendárny rok sa rozdelí do dvoch riadkov,
    • u dohodárov sa započíta len obdobie, v ktorom bol dohodár dôchodkovo poistený a zároveň mal aj vymeriavací základ na platenie poistného na dôchodkové poistenie,
• vymeriavací základ, t. j. úhrn vymeriavacích základov za príslušné obdobie povinného dôchodkového poistenia (nie úhrn dosiahnutého príjmu zamestnanca, ale úhrn vymeriavacích základov, z ktorých sa platilo poistné na dôchodkové poistenie, údaj za príslušný rok musí byť zhodný s úhrnom vymeriavacích základov vykázaných v mesačných výkazoch a výkazoch poistného a príspevkov za príslušný rok),
• vymeriavací základ počas vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. vymeriavací základ dosiahnutý počas:
  • poskytovania vyrovnávacej dávky,
  • počas poskytovania náhrady mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže prideľovať zamestnancovi prácu podľa § 142 ods. 4 Zákonníka práce,

  pričom tento vymeriavací základ je zahrnutý aj v celkovom vymeriavacom základe,

• počet kalendárnych dní vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. kalendárnych dní:
  • po ktoré mal zamestnanec nárok na nemocenské, ošetrovné,
  • ošetrenie člena rodiny od 11. dňa potreby ošetrovania do skončenia doby ošetrovania,
  • po ktoré sa rodič staral o dieťa do šiestich rokov veku alebo o dieťa s dlhodobo nepriaznivým zdravotným stavom do siedmich rokov, ktorému sa neposkytovala starostlivosť v zariadení sociálnych služieb,
  • materskej dovolenky, rodičovskej dovolenky, poskytovania vyrovnávacej dávky,
  • základnej služby, náhradnej služby alebo zdokonaľovacej služby v rámci vojenskej služby,
  • civilnej služby,
  • po ktoré sa poskytovala náhrada mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže zamestnancovi prideľovať prácu,
  • účasti na zákonnom štrajku.

Aj napriek tomu, že zamestnávateľ je povinný Evidenčný list dôchodkového poistenia predložiť Sociálnej poisťovni pri uplatnení nároku na dôchodkovú dávku a pri skončení pracovnoprávneho vzťahu, je vhodné údaje za príslušný kalendárny rok do evidenčného listu zapisovať po odsúhlasení a uzatvorení mzdových listov.

Zamestnávatelia sú povinní aj za dohodárov predkladať Evidenčné listy dôchodkového poistenia v zákonom stanovenej lehote s výnimkou, ak zamestnanec na dohodu bude u toho istého zamestnávateľa opakovane vykonávať činnosť na základe ďalšej dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru. V takýchto prípadoch, podľa metodického usmernenia vydaného Sociálnou poisťovňou, zamestnávateľ predloží evidenčný list za zamestnanca pracujúceho na dohodu vždy, ak od skončenia poslednej dohody uplynul jeden rok a nebola uzatvorená nová dohoda, pričom:

• ako dátum vzniku pracovnoprávneho vzťahu uvedie dátum začatia prvej dohody a ako dátum zániku pracovnoprávneho vzťahu dátum skončenia poslednej dohody,
• získané obdobia dôchodkového poistenia a vymeriavacie základy za jednotlivé dohody rozpíše osobitne.

Uvedený postup neplatí, ak si dohodár uplatní nárok na dôchodkovú dávku, v tom prípade je potrebné evidenčný list predložiť do troch dní od uplatnenia nároku.

3.4. Uchovávanie evidencií o zamestnancoch

Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach. Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovnoprávneho vzťahu. Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovnoprávneho vzťahu. Je vhodné uchovávať ich po dobu ako ročné mzdové listy zamestnancov.

Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy. Sú to najmä:

• mzdové listy, výplatné listiny a rekapitulácie miezd za príslušný mesiac,
• kópie Evidenčných listov dôchodkového zabezpečenia do 31. 12. 2003 a kópie Evidenčných listov dôchodkového poistenia od 1. 1. 2004,
• povinné mesačné výkazy o výške preddavkov na poistné pre jednotlivé zdravotné poisťovne včítane príloh za jednotlivé kalendárne mesiace,
• ročné zúčtovanie zdravotného poistenia pre jednotlivé zdravotné poisťovne, ktoré vykonával zamestnávateľ do 31. 12. 2010, od 1. 1. 2011 oznámenia o výsledku ročného zúčtovania poistného a výkazy nedoplatkov, ktoré vystavujú príslušné zdravotné poisťovne v rámci ročného zúčtovania,
• povinné mesačné výkazy poistného a príspevkov a výkazy poistného a príspevkov pre Sociálnu poisťovňu za jednotlivé kalendárne mesiace včítane príloh,
• rozpis príspevkov na doplnkové dôchodkové sporenie pre jednotlivé doplnkové dôchodkové spoločnosti v zmysle zamestnávateľskej zmluvy s doplnkovou dôchodkovou spoločnosťou,
• prehľady o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti za kalendárny štvrťrok (do 31. 12. 2011) alebo za kalendárny mesiac (od 1. 1. 2012) a hlásenie o vyúčtovaní dane a úhrne príjmov zo závislej činnosti za zdaňovacie obdobie,
• rôzne kópie potvrdení o hrubej, resp. čistej mzde, o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, dokladov o ročnom zúčtovaní a vysporiadaní nedoplatku, resp. preplatku a pod.,
• ostatné podklady ku mzdám, ktoré sú potrebné pre výpočet miezd, ako napr. evidencia dochádzky, dovoleniek, nadčasovej práce, zrážky zo mzdy a pod.

Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve, t. j.:

• stanovenie doby úschovy tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,
• povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu,
• pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve,
• pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve, na ktorý sa v § 39 ods. 8 zákon o dani z príjmov ohľadne uchovávania povinne vedených dokladov pre daňové účely odvoláva, ani iné predpisy nestanovujú povinnú dobu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne. Je vhodné stanoviť pomerne dlhú dobu úschovy, pretože ide o dokumenty preukazujúce nároky zamestnancov vyplývajúce zo zákona o sociálnom poistení, uplatňované až po uplynutí niekedy aj desiatok rokov.

Poznámka redakcie:
§ 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov

Zamestnávateľ je v zmysle § 39 ods. 5 zákona o dani z príjmov povinný za obdobie, za ktoré zamestnancovi vyplácal zdaniteľnú mzdu, vystaviť doklad o súhrnných údajoch uvedených v mzdovom liste, ktoré sú rozhodujúce pre výpočet zdaniteľnej mzdy, preddavkov na daň, dane a na priznanie zamestnaneckej prémie a na priznanie daňového bonusu za príslušné zdaňovacie obdobie vrátane údajov na mzdovom liste o výnimkách z platenia poistného a príspevkov zamestnávateľa, a doručiť zamestnancovi najneskôr do:

• 10. februára po skončení zdaňovacieho obdobia – zamestnancovi, ktorý žiada o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa, ak do 5. februára požiada o vydanie potvrdenia – potvrdenie bude prílohou k žiadosti zamestnanca o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa,
• 10. marca po skončení zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa podáva daňové priznanie – potvrdenie bude prílohou k daňovému priznaniu k dani z príjmov fyzickej osoby, ktoré podá zamestnanec sám,
• do konca apríla roku, v ktorom zamestnancovi vykonal ročné zúčtovanie dane (tlačivo: Ročné zúčtovanie preddavkov na daň).

Za zdaňovacie obdobie roku 2013 Ministerstvo financií SR odporučilo oznámením číslo MF/023096/2012-72 o uverejnení vzorov odporúčaných tlačív v súvislosti s príjmami zo závislej činnosti podľa § 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, uverejneným vo Finančnom spravodajcovi č. 1/2013, tlačivá:

• Potvrdenie o príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o daňovom bonuse na vyživované deti („daňový bonus“) za obdobie (kalendárny rok) 2013,
• Údaje na účely platenia sociálneho poistenia a na účely platenia zdravotného poistenia za rok 2013, ktoré je súčasťou uvedeného potvrdenia v prípade, ak príjmy v ňom uvedené zamestnávateľ v zdaňovacom období roku 2013 zamestnancovi vyplatil.

Potvrdenie o príjmoch na uvedených tlačivách zamestnávateľ:

• mohol vystavovať v priebehu zdaňovacieho obdobia roku 2013 predovšetkým pri skončení pracovnoprávneho vzťahu so zamestnancom za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z § 75 ods. 2 písm. d) Zákonníka práce, v zmysle ktorého je povinný zamestnancovi vydať potvrdenie o zamestnaní a uviesť údaje o poskytnutej mzde, o zrazených preddavkoch na daň a o ďalších skutočnostiach rozhodujúcich pre ročné zúčtovanie preddavkov na daň,
• je povinný vystaviť po skončení zdaňovacieho obdobia roku 2013 zamestnancovi, ktorému nebude robiť ročné zúčtovanie preddavkov na daň do 10. 2. 2014, resp. do 10. 3. 2014.

V Potvrdení o príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti za rok 2013 sa uvádza:

• riadok 01 – úhrn zúčtovaných a skutočne najneskôr do 31. 1. 2014 vyplatených príjmov zo závislej činnosti vrátane doplatkov za minulé roky, okrem príjmov, ktoré nie sú predmetom dane, príjmov od dane oslobodených a príjmov, z ktorých sa daň vyberá zrážkou, t. j. príjmy zamestnanca z pracovného pomeru, príjmy na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, zdaniteľné odmeny za prácu spoločníka, konateľa, člena družstva, za funkciu člena dozornej rady, správnej rady, predstavenstva, príjmy plynúce z iných zmlúv, ak ide o závislú prácu, pričom sa uvádzajú príjmy v peňažnej i nepeňažnej forme (napr. príjem v súvislosti s používaním služobného motorového vozidla na súkromné účely, cenová zľava pri predaji výrobkov a služieb zamestnancovi),
• riadok 02 – číselné označenie mesiacov, v ktorých boli uvedené príjmy zúčtované a vyplatené,
• riadok 03 – úhrn poistného na sociálne poistenie a úhrn poistného na zdravotné poistenie (preddavky na poistné aj nedoplatok z ročného zúčtovania zdravotného poistenia), ktoré platí zamestnanec a boli zrazené z uvedených príjmov,
• riadok 04 – čiastkový základ dane,
• riadok 05 – úhrn zrazených preddavkov na daň bez uplatnenia daňového bonusu,
• riadok 06 – úhrnná výška uplatneného zníženia základu dane na daňovníka – suma je vždy násobkom počtu mesiacov a mesačnej nezdaniteľnej časti základu dane 311,32 eura (za celý rok je to 3 735,84 € a nie 3 735,94 €),
• riadok 07 – priznaný a vyplatený daňový bonus v členení na každé dieťa, na ktoré si zamestnanec uplatňoval daňový bonus (uvádzajú sa údaje o vyplatenom, nie o nárokom bonuse, napr. ak mal zamestnanec v niektorom mesiaci príjem nižší ako polovica minimálnej mzdy, nárok na daňový bonus nemal a tento mesiac sa v potvrdení neuvádza),
• riadok 08 – súčet sumy daňového bonusu za všetky deti,
• riadok 09 (v porovnaní s potvrdením za rok 2012 – nový riadok) – suma zamestnávateľom zrazených dobrovoľných príspevkov na starobné dôchodkové sporenie, údaj na účely podľa § 11 ods. 8 zákona o dani z príjmov,
• údaje potrebné na uplatnenie zamestnaneckej prémie:
  • pracovný pomer – vyznačia sa kalendárne mesiace, za ktoré zamestnanec dosiahol zdaniteľné príjmy zo závislej činnosti z pracovného pomeru,
  • dohody mimo pracovného pomeru – vyznačia sa kalendárne mesiace, za ktoré zamestnanec dosiahol zdaniteľné príjmy zo závislej činnosti z dohody o pracovnej činnosti, o vykonaní práce alebo o brigádnickej práci študentov,
  • príspevok na podporu udržania v zamestnaní – vyznačí sa, či sa na zamestnanca poskytol alebo neposkytol príspevok z úradu práce na podporu udržania v zamestnaní zamestnancov s nízkymi mzdami podľa § 50a zákona o službách zamestnanosti,
  • príjmy uvedené v § 32a ods. 1 písm. a) bod 4 zákona – vyznačí sa, či zamestnanec poberal alebo nepoberal uvedené príjmy.

V tlačive Údaje na účely platenia sociálneho poistenia a na účely platenia zdravotného poistenia za rok 2013 sa uvádzajú úhrny vyplatených príjmov a z nich zrazené úhrny poistného na sociálne a zdravotné poistenie v členení podľa výnimiek z platenia poistného, t. j. údaje uvedené na mzdovom liste podľa § 39 ods. 2 písm. i) zákona o dani z príjmov:

• riadky 01 až 08 – zdaniteľné príjmy podľa § 5 zákona o dani z príjmov, z ktorých sa poistné na sociálne alebo zdravotné poistenie neplatí,
• riadky 09 až 13 – zdaniteľné príjmy za prácu vykonávanú na základe dohôd o brigádnickej práci študentov, z ktorých sa poistné na zdravotné poistenie neplatí a poistné na sociálne poistenie sa platí v závislosti od veku študenta, dosiahnutého príjmu a určenia dohody s oslobodeným platením poistného,
• riadky 14 a 15 – zdaniteľné príjmy za prácu na základe ostatných dohôd mimo pracovného pomeru,
• riadok 16 – príjem podľa § 5 ods. 7 písm. i) zákona o dani z príjmov (podiel na zisku zamestnancovi bez účasti na základnom imaní), ktorý je oslobodený od dane, ale je vymeriavacím základom pre platenie poistného na zdravotné aj sociálne poistenie.

Podľa prechodného ustanovenia k úpravám účinným od 1. januára 2014 § 52za ods. 3 zákona o dani z príjmov sa v roku 2014 pri vykonávaní ročného zúčtovania alebo pri podávaní daňového priznania za rok 2013 bude akceptovať aj potvrdenie, v ktorom zamestnávateľ za niektoré kalendárne mesiace roku 2013 alebo za celé zdaňovacie obdobie roku 2013 neuvedie údaje podľa § 39 ods. 2 písm. i) zákona v znení účinnom do 31. decembra 2013.

Príloha č. 1: Potvrdenie o príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o daňovom bonuse na vyživované dieťa („daňový bonus“) za obdobie (kalendárny rok): 2013

Príloha č. 2: Potvrdenie o príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o daňovom bonuse na vyživované dieťa („daňový bonus“) za obdobie (kalendárny rok): 2013

Údaje na účely platenia sociálneho poistenia a na účely platenia zdravotného poistenia za rok 2013

(Vypĺňa len ten zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, ktorý príjmy uvedené v tabuľke v zdaňovacom období, za ktoré vydáva potvrdenie
o príjme, zamestnancovi vyplatil.)

Zákon – zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

SP – sociálne poistenie, ktoré platí zamestnanec podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov.

ZP – preddavky na zdravotné poistenie, ktoré platí zamestnanec podľa zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov.

r. 10 a r. 12 (SP platí len z rozdielu) – zamestnanec (študent) platí SP len z príjmov nad ustanovenú sumu (nad 66 € alebo nad 155 €).

1) Uvádza sa počet mesiacov, za ktoré bol príjem vyplatený.

2) Študent, najviac do dosiahnutia 26 rokov veku, ktorý v kal. mesiaci čestným vyhlásením určil dohodu o brigádnickej práci študentov, z ktorej sa neplatí SP (§ 227a zákona o SP).

3) Študent najviac do dosiahnutia 26 rokov veku, ktorý v kal. mesiaci čestným vyhlásením neurčil dohodu o brigádnickej práci študentov, z ktorej sa neplatí poistné na SP (§ 227a zákona o SP).

5.1. Priemerný zárobok na pracovnoprávne účely

Výpočet a použitie priemerného zárobku vyplýva z § 134 Zákonníka práce a využíva sa všade tam, kde je potrebné poskytnúť peňažné plnenie, ktoré má charakter náhrady mzdy. Priemerný zárobok na pracovnoprávne účely zisťuje zamestnávateľ zo mzdy zamestnanca zúčtovanej na výplatu v rozhodujúcom období a z obdobia odpracovaného v rozhodujúcom období. Do mzdy sa musí zahrnúť aj peňažné vyjadrenie naturálnej mzdy vyplatenej v rozhodujúcom období. Do mzdy sa na účely zisťovania priemerného zárobku nezahŕňajú plnenia poskytované v súlade so zamestnaním v zmysle § 118 Zákonníka práce. Za odpracovaný čas sa považuje čas, v ktorom zamestnanec vykonával prácu, t. j. aj práca nadčas, vo sviatok či v noci. Za odpracovaný čas sa nepovažuje ospravedlnená neprítomnosť v práci bez ohľadu na to, či zamestnanec dostal náhradu mzdy alebo iné dávky.Rozhodujúcim obdobím je kalendárny štvrťrok predchádzajúci štvrťroku, v ktorom sa priemerný zárobok zisťuje. Priemerný zárobok sa zisťuje vždy k 1. dňu kalendárneho mesiaca nasledujúceho po rozhodujúcom období, t. j. vždy k 1. januáru, k 1. aprílu, k 1. júlu a k 1. októbru. Takto zistený priemerný zárobok sa používa počas celého kalendárneho štvrťroka.

Ak sa zamestnancovi v rozhodujúcom období zúčtuje na výplatu aj mzda, ktorá sa poskytuje za dlhšie obdobie ako kalendárny štvrťrok, pre účely zisťovania priemerného zárobku sa určí jej pomerná časť pripadajúca na kalendárny štvrťrok. Zvyšná časť sa zahrnie do mzdy pre zisťovanie priemerného zárobku v ďalšom období. Pri určovaní pomernej časti mzdy je potrebné prihliadať na podiel obdobia odpracovaného v rozhodujúcom období z fondu pracovného času na príslušné obdobie.

5.2. Denný vymeriavací základ pre určenie náhrady príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca

Rozhodujúce obdobie na určenie denného vymeriavacieho základu zamestnanca, ktorého obdobie nemocenského poistenia, za ktoré platí poistné na nemocenské poistenie, pred vznikom dočasnej pracovnej neschopnosti trvalo:

• najmenej 90 dní – je rozhodujúce obdobie podľa § 54 zákona o sociálnom poistení, t. j.:
  • ak zamestnanec bol nemocensky poistený u toho istého zamestnávateľa nepretržite počas celého predchádzajúceho roka – rozhodujúce obdobie je predchádzajúci rok,
  • ak nemocenské poistenie zamestnanca vzniklo v predchádzajúcom roku – rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do konca predchádzajúceho roka,
  • ak nemocenské poistenie zamestnanca vzniklo v aktuálnom roku – rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do konca predchádzajúceho mesiaca,
• menej ako 90 dní – je obdobie od vzniku nemocenského poistenia, okrem vzniku nemocenského poistenia z dôvodu zániku prerušenia nemocenského poistenia, do dňa predchádzajúceho dňu, v ktorom vznikla dočasná pracovná neschopnosť.

Denný vymeriavací základ zamestnanca je podiel súčtu vymeriavacích základov na platenie poistného na nemocenské poistenie dosiahnutých v rozhodujúcom období a počtu dní rozhodujúceho obdobia. Denný vymeriavací základ zamestnanca, ktorý bol predtým dlhodobo nezamestnaný a nie je povinne nemocensky poistený, je podiel priemerného mesačného zárobku vypočítaného podľa § 134 Zákonníka práce a čísla 30,4167. Denný vymeriavací základ nesmie byť vyšší ako denný vymeriavací základ určený z 1,5-násobku všeobecného vymeriavacieho základu platného v kalendárnom roku, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikol dôvod na poskytnutie náhrady príjmu, t. j. v roku 2014 nesmie byť vyšší ako 39,6986 eura (1,5 x 805 x 12/365).

Každý zamestnanec v pracovnoprávnom vzťahu so zamestnávateľom má právo, nie povinnosť, podpísať Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, v ktorom:

• uplatní alebo neuplatní nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka podľa § 11,
• uplatní alebo neuplatní daňový bonus podľa § 33, v prípade, že daňový bonus uplatní, je povinný preukázať splnenie podmienok na priznanie,
• vyhlási, že za rovnaké zdaňovacie obdobie neuplatňuje nárok na nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka a daňový bonus u iného zamestnávateľa a že nárok na daňový bonus neuplatňuje iný daňovník,
• vyhlási, že je alebo nie je poberateľom starobného dôchodku alebo predčasného starobného dôchodku, alebo výsluhového dôchodku,
• vyhlási, že ak dôjde v priebehu zdaňovacieho obdobia k zmene uvedených skutočností, oznámi a preukáže ich zamestnávateľovi.

Ministerstvo financií SR oznámením číslo MF/023096/2012-72 o uverejnení vzorov odporúčaných tlačív v súvislosti s príjmami zo závislej činnosti, uverejneným vo Finančnom spravodajcovi č. 1/2013, odporúča zamestnávateľom, ktorí sú platiteľmi dane, používať tlačivo „Vyhlásenie na zdanenie príjmov fyzických osôb zo závislej činnosti podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov (ďalej len zákon)“.

Zamestnávateľ prihliadne na nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka a na daňový bonus, ak zamestnanec podpíše vyhlásenie:

• pri nástupe do zamestnania do konca mesiaca, v ktorom nastúpil do zamestnania,
• každoročne najneskôr do konca januára,
• kedykoľvek v priebehu zdaňovacieho obdobia.

Ak zamestnanec v určených termínoch vyhlásenie nepodpíše, zamestnávateľ nemôže uplatniť nezdaniteľnú časť dane na daňovníka a daňový bonus.

Poznámka redakcie:
§ 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z.