Ochrana osobných údajov v informačnom systéme Personálna a mzdová agenda

Ochrana osobných údajov sa týka každého zamestnanca. Je povinnosťou prevádzkovateľov – zamestnávateľov, aby dodržiavali zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) pri spracúvaní osobných údajov svojich zamestnancov, uchádzačov o zamestnanie, osôb blízkych a bývalých zamestnancov.

Podľa zákona o ochrane osobných údajov je prevádzkovateľom každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov, určí podmienky ich spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; ak účel, prípadne aj podmienky spracúvania osobných údajov ustanovuje zákon, priamo vykonateľný právne záväzný akt Európskej únie alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, prevádzkovateľom je ten, kto je na plnenie účelu spracúvania za prevádzkovateľa ustanovený alebo kto spĺňa zákonom, priamo vykonateľným právne záväzným aktom Európskej únie alebo medzinárodnou zmluvou, ktorou je Slovenská republika viazaná, ustanovené podmienky.

Podľa uvedenej definície je prevádzkovateľom okrem iného každý, kto má aspoň jedného zamestnanca (patrí tam aj osoba pracujúca na dohodu) alebo je konateľ s pravidelným príjmom.

Prevádzkovateľ, ktorý takto spracúva osobné údaje, má informačný systém, v ktorom spracúva osobné údaje dotknutých osôb svojich zamestnancov, uchádzačov o zamestnanie, osôb blízkych a bývalých zamestnancov.

Zákon o ochrane osobných údajov ustanovuje prevádzkovateľom ku každému informačnému systému vypracovať potrebné dokumenty:

1. Evidenčný list
2. Poučenie oprávnených osôb
3. Informácia podľa § 15 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov
   
4. Zmluva so sprostredkovateľom
5. Bezpečnostné opatrenia

Záver

Najdiskutovanejšou záležitosťou pri spracúvaní osobných údajov v personálnej a mzdovej agende je nepochybne kopírovanie úradných dokladov.

Zákon o ochrane osobných údajov v § 15 ods. 6 uvádza: „Získavať osobné údaje nevyhnutné na dosiahnutie účelu spracúvania kopírovaním, skenovaním alebo iným zaznamenávaním úradných dokladov na nosič informácií možno len vtedy, ak s tým dotknutá osoba písomne súhlasí alebo ak to osobitný zákon výslovne umožňuje bez súhlasu dotknutej osoby. To neplatí, ak ide o získavanie osobných údajov na účely a v rozsahu údajov podľa odseku 4 ich zaznamenávaním z úradného dokladu automatizovanými prostriedkami spracúvania.“

Podľa novely zákona o ochrane osobných údajov účinnej od 15. apríla 2014 sa pridá do tohto ustanovenia: „a o získavanie osobných údajov na účely uzatvorenia pracovnoprávneho alebo obdobného vzťahu“. Z novely je zrejmé, že prevádzkovateľ v prípade informačného systému Personalistika a mzdy spracúva osobné údaje na základe osobitných zákonov bez súhlasu dotknutej osoby podľa § 10 ods. 2 zákona o ochrane osobných údajov, a teda môže získavať osobné údaje kopírovaním v prípade, ak mu to nejaký osobitný zákon umožňuje, takým zákonom je zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, ktorý v ustanovení § 37 ods. 5 uvádza, že na účely preukazovania nároku podľa § 37 ods. 1 až 4 citovaného zákona zisťovania, preverovania a kontroly správneho postupu preukazovania nároku na zníženie základu dane, na zamestnaneckú prémiu a na daňový bonus, na účely ochrany a domáhania sa práv daňovníka, zamestnávateľa a správcu dane sú zamestnávateľ, správca dane a ministerstvo oprávnení spracúvať osobné údaje dotknutých osôb.

Tento článok popisuje najhlavnejšie povinnosti pri spracúvaní osobných údajov zamestnancov. Každý prevádzkovateľ/zamestnávateľ je však špecifický, a teda musí dané informácie prispôsobiť podľa svojich špecifík.

Autor: JUDr. Marcela Macová, PhD.