Použitie motorového vozidla zamestnanca na pracovnú cestu

Rozhodnutie o tom, či môže použiť zamestnanec na pracovnú cestu iné vozidlo ako zamestnávateľove, nie je vecou zamestnanca, ale zamestnávateľa. V príspevku sa budeme venovať cestovným náhradám, ktoré vypláca zamestnávateľ zamestnancovi za použitie iného vozidla, ako je vozidlo zamestnávateľa, na pracovnú cestu.

Z uvedeného dôvodu je potrebné hneď na začiatku uviesť, že:

• cestovné náhrady sú u zamestnanca príjmom, ktorý nie je považovaný podľa § 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len ZDP) za príjem zo závislej činnosti, tzn. že nie je u zamestnanca zdaniteľným príjmom. Podmienkou je, že zamestnávateľ vypláca zamestnancovi cestovné náhrady len vo výške ustanovenej zákonom č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len ZCN),
• cestovné náhrady sú u zamestnanca zdaniteľným príjmom vtedy, ak mu ich zamestnávateľ vyplatí vyššie, ako ustanovuje ZCN. Zdaniteľným príjmom je u zamestnanca suma, ktorá prevyšuje limity ustanovené ZCN a v príslušných opatreniach,
• cestovné náhrady sú u podnikateľa (bez rozdielu, či ide i podnikajúcu FO alebo PO) podľa § 19 ods. 2 písm. d) ZDP daňovým výdavkom do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa ZCN,
• cestovné náhrady nie sú u podnikateľa daňovým výdavkom, ak ich zamestnávateľ vypláca zamestnancom vyššie, ako ustanovuje ZCN. Daňovým výdavkom nie je suma, ktorá prevyšuje limity ustanovené v ZCN a náhrady, ktoré sú vyplácané zamestnancom v rozpore so ZCN a ZDP.

Pracovná cesta zamestnanca

Podľa ustanovenia § 19 ods. 2 písm. d) ZDP sú daňovým výdavkom zamestnávateľa cestovné náhrady do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa osobitného predpisu, ktorým je ZCN. Tzn. že v zmysle uvedeného ustanovenia má zamestnávateľ povinnosť vyplatiť zamestnancovi cestovné náhrady do výšky podľa ZCN, ak na pracovnú cestu, ktorú zamestnanec uskutočnil na základe pokynu zamestnávateľa, použil iné MV, ako je MV zamestnávateľa.

– Pracovná cesta

V znení ustanovenia § 2 ods. 1 ZCN je pracovnou cestou čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko vrátane výkonu práce v tomto mieste až do skončenia pracovnej cesty, tzn. návratu zamestnanca.

– Zahraničná pracovná cesta

Podľa § 2 ods. 2 ZCN je zahraničnou pracovnou cestou časť pracovnej cesty v zahraničí vrátane výkonu práce v zahraničí do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta sa začína aj končí v zahraničí.

– Pravidelné pracovisko zamestnanca

Pravidelné pracovisko zamestnanca je v zmysle ustanovenia § 2 ods. 3 ZCN miesto, ktoré má zamestnanec písomne dohodnuté v pracovnej zmluve so svojím zamestnávateľom.

Ak nemá zamestnanec takéto miesto dohodnuté, považuje sa za pravidelné pracovisko miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve alebo v dohodách o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (ďalej len dohody).
U zamestnancov, ktorí často menia pracovisko z dôvodu osobitnej povahy povolania (napríklad stavebné práce, montážne práce, cestujúci predajcovia, vodiči motorových vozidiel a podobne), je možné ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu zamestnanca.
Miesto pravidelného pracoviska je dôležité a rozhodujúce pre stanovenie výšky cestovných náhrad a malo by byť určené konkrétnou adresou alebo názvom obce.

–Čo nie je pracovná cesta

Za pracovnú cestu zamestnanca nie je možné považovať cestu z miesta bydliska zamestnanca do miesta pravidelného pracoviska. V prípade súhlasu zamestnávateľa môže byť miesto bydliska určené ako miesto začiatku pracovnej cesty.

Podmienky pracovnej cesty

Na pracovnú cestu je zamestnanec vyslaný zamestnávateľom, ktorý je povinný stanoviť podmienky pracovnej cesty. Podľa § 3 ods. 1 ZCN zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, písomne určí:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce,
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty,
• ďalšie podmienky pracovnej cesty.

Pri určení podmienok pracovnej cesty je zamestnávateľ povinný prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca.

Napríklad, ak zamestnanec musí nastúpiť na pracovnú cestu zavčasu ráno a nemá pravidelný spoj, ktorý ho dovezie na pravidelné pracovisko, odkiaľ začína pracovnú cestu, môže so súhlasom zamestnávateľa začať pracovnú cestu v mieste svojho bydliska.

Zamestnávateľ môže stanoviť zamestnancovi aj ďalšie podmienky pracovnej cesty, a to tak, aby neboli v rozpore so ZCN. Napríklad v prípade použitia MV zamestnanca môže byť podmienkou zaplatené poistné za MV.

Podmienky pracovnej cesty, ktoré určí zamestnávateľ, nemôže zamestnanec meniť bez vážneho dôvodu. Vážnym dôvodom môže byť napríklad zlá poveternostná situácia, zdravotné problémy zamestnanca, štrajky a podobne.

Cestovný príkaz

V praxi je zaužívané vypisovať pred nástupom na pracovnú cestu tlačivo „Cestovný príkaz“.

Cestovný príkaz vypisuje zamestnanec na základe dohody so zamestnávateľom alebo na základe jeho pokynov. Cestovný príkaz sa vypisuje pred začatím pracovnej cesty a podpisuje ho zamestnanec a aj zamestnávateľ.

ZCN, ZDP a ani žiaden iný právny predpis nestanovuje, akou formou má zamestnávateľ určiť podmienky pracovnej cesty. Ustanovenie § 3 ods. 1 ZCN stanovuje len to, že to musí byť písomná forma. Zamestnávateľ by sa mal sám rozhodnúť, akú písomnú formu zvolí.

Žiadne tlačivo nie je pre zamestnávateľa záväzné, ani tlačivo „Cestovný príkaz“ a ani tlačivo „Vyslanie na pracovnú cestu“, ktoré je možné kúpiť v špecializovaných predajniach.

Tlačivo alebo spôsob zápisu, pre ktoré sa zamestnávateľ rozhodne, musia mať vypovedajúcu schopnosť, nielen z hľadiska ZCN, ale aj z hľadiska spôsobu účtovania. Tlačivo alebo zápis musí okrem iného obsahovať aj súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, ak tento súhlas zákon vyžaduje.

Použitie motorového vozidla zamestnanca

ZDP a aj ZCN umožňuje, aby podnikateľ vyslal na pracovnú cestu zamestnanca a ten použil pri pracovnej ceste MV, ktoré nie je zamestnávateľove. MV môže byť vlastné MV zamestnanca, MV, ktoré má zamestnanec prenajaté alebo požičané (ďalej len vlastné MV alebo MV zamestnanca).

Náhrady pri použití cestných MV pri pracovných cestách upravuje § 7 ZCN.

Z ustanovenia § 7 ods. 1 ZCN vyplýva, že zamestnávateľ pri stanovení podmienok pracovnej cesty sa môže so zamestnancom dohodnúť, že zamestnanec pri pracovnej ceste použije vlastné MV.

Zákon bližšie nešpecifikuje podmienky, za ktorých sa môže zamestnávateľ dohodnúť so zamestnancom na použití MV pri pracovnej ceste.

Podmienky pre daňovú uznateľnosť výdavku

Pri posudzovaní výdavku, ktorý vynaloží podnikateľ – zamestnávateľ – na úhradu cestovných náhrad zamestnancov, sa musí riadiť jednotlivými ustanoveniami ZDP a ZCN. Ak podnikateľ vyšle zamestnanca na pracovnú cestu vlastným MV, vyplatí mu cestovné náhrady za použitie vlastného MV pri pracovnej ceste.

Mal by dodržať tieto podmienky:

• výdavok musí súvisieť so zdaniteľným príjmom, tzn. že podnikateľ môže započítať ako daňový výdavok len tie náhrady, ktoré vyplatil zamestnancovi, ak pracovnú cestu vykonal vlastným MV a pracovná cesta súvisela s podnikateľskou činnosťou zamestnávateľa, t. j. s dosahovaním zdaniteľných príjmov. Výdavky spojené so súkromnou cestou zamestnanca nemôže podnikateľ účtovať ako výdavky daňové;
• výdavok je preukázateľne vynaložený, tzn. že zamestnanec pri vyúčtovaní pracovnej cesty uvedie dátum pracovnej cesty, miesto a účel pracovnej cesty, počet kilometrov (ďalej len km) a doloží doklad o nákupe pohonných látok (ďalej len PHL).
  Na vyúčtovanie pracovnej cesty odporúčam, aby zamestnanec priložil aj kópiu technického preukazu MV, ktorým pracovnú cestu vykonal (technický preukaz, v ktorom je uvedená spotreba PHL).

Uvedené údaje potrebuje podnikateľ nielen pre kontrolu, či pracovná cesta bola skutočne vykonaná, ale aj pre dokázanie daňovej uznateľnosti výdavku.

Ak by podnikateľ preplatenie náhrady, ktorá bola zaúčtovaná v účtovníctve ako výdavok daňový, nedoložil potrebnými údajmi a dokladmi, aj keď peňažnú sumu zamestnancovi skutočne vyplatil, daňový výdavok mu nebude pri kontrole pracovníkmi daňového úradu uznaný.

Neuznanie daňového výdavku pri kontrole zníži podnikateľovi výšku daňových výdavkov a zvýši jeho daňovú povinnosť k dani z príjmov;

• výdavok musí byť zaúčtovaný v účtovníctve daňovníka vždy v súlade s platnými účtovnými predpismi. Na to, aby bol výdavok zaúčtovaný v účtovníctve, musí mať všetky náležitosti účtovného dokladu, ktoré definuje § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len ZÚ);
• výdavok musí rešpektovať stanovené limity, tzn. že podnikateľ si môže uplatniť výdavky najviac do výšky, aká je ustanovená pre zamestnancov v ZCN. Napríklad pri použití MV zamestnanca na pracovnú cestu si môže ako daňový výdavok podnikateľ uplatniť len náhradu stanovenú podľa § 7 ZCN. V prípade, že by podnikateľ vyplatil zamestnancovi vyššiu náhradu, ako mu stanovuje § 7 ZCN, nebol by tento výdavok v plnej výške daňovým výdavkom.

Náhrada za použitie motorového vozidla zamestnanca

Náhradu za použitie MV zamestnanca na pracovnú cestu upravuje § 7 ZCN. Podľa § 7 ods. 1 ZCN, ak zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije MV okrem MV zamestnávateľa, patrí mu:

• základná náhrada za každý kilometer jazdy(ďalej len základná náhrada) a
• náhrada za spotrebované PHL.

Dôležité a rozhodujúce pri vyplácaní cestovných náhrad je, či MV poskytne na pracovnú cestu zamestnávateľ alebo zamestnanec.

U zamestnanca nezáleží na tom, kto je ako držiteľ MV uvedený v technickom preukaze.

Ak zamestnávateľ poskytne zamestnancovi na pracovnú cestu vlastné MV, ktoré má vložené v obchodnom majetku, zamestnanec nemá nárok na vyplatenie náhrady za použitie MV pri pracovnej ceste podľa § 7 ZCN.

Základná náhrada

ZCN nevymedzuje druh cestného MV, ktoré môže zamestnanec použiť na pracovnú cestu. Rozdiel je len vo výške základnej náhrady. Sumu základnej náhrady pre osobné MV ustanovuje podľa § 7 ods. 2 ZCN opatrenie, ktoré vydá ministerstvo. Opatrenie sa vyhlási uverejnením jeho úplného znenia v Zbierke zákonov.

Suma základnej náhrady ustanovená opatrením MPSVaR SR č. 632/2008 Z. z. platná od 1. 1. 2009 je pre osobné MV vo výške 0,183 eura za každý kilometer jazdy. Pre osobné MV s prívesom sa základná náhrada zvyšuje podľa § 7 ods. 2 ZCN o 15 %. Pre nákladné MV a autobusy si podľa § 7 ods. 3 ZCN dohodne výšku základnej náhrady zamestnávateľ so zamestnancom.

Základná náhrada zohľadňuje obstaranie MV, jeho amortizáciu a výdavky na bežnú údržbu a opravy MV (pneumatiky, oleje, filtre, umývanie MV a podobne), ktoré sú spojené s prevádzkou MV. V sume základnej náhrady nie je napríklad diaľničný poplatok, poplatok za parkovanie. Tieto výdavky sú ostatné vedľajšie výdavky, na ktoré má zamestnanec pri pracovnej ceste nárok, ak ich preukáže zamestnávateľovi. Zamestnávateľ si môže tieto výdavky zaúčtovať ako výdavky daňové.

Náhrada za spotrebované PHL

Náhrada za spotrebované PHL patrí zamestnancovi podľa § 7 ods. 4 ZCN podľa cien PHL prepočítaných podľa spotreby PHL (ďalej len spotreba) uvedenej v technickom preukaze motorového vozidla alebo v osvedčení o evidencii motorového vozidla (ďalej len technický preukaz).

Cena PHL

Cenu PHL preukazuje zamestnanec podľa § 7 ods. 5 ZCN dokladom o kúpe PHL, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou.

Ak zamestnanec preukazuje cenu PHL viacerými dokladmi o kúpe, cena PHL sa môže vypočítať aritmetickým priemerom z preukázaných cien. Ak zamestnanec nepreukáže cenu PHL dokladom o kúpe, na výpočet sa použije cena PHL, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu a je zistená Štatistickým úradom SR (ďalej len ŠÚ SR).

Autor: Ing. Jarmila Strählová