Archivácia podnikovej dokumentácie vo väzbe na nariadenie GDPR

Obsah:

Účtovné doklady

Personálna agenda – osobný spis

Agenda týkajúca sa spoločnosti

Mzdová agenda

Uchovávanie personálnej a mzdovej agendy

Ochrana podnikovej dokumentácie z hľadiska ochrany osobných údajov

Záver

Každá spoločnosť uchováva rôzne dokumenty týkajúce sa jej činnosti, prevádzky. Spravidla ide o dokumenty týkajúce sa založenia spoločnosti – napr. stanovy, spoločenská zmluva, ale ide aj o rôzne zápisnice z valného zhromaždenia, účtovné doklady či o personálnu a mzdovú dokumentáciu. Mnohé z nich obsahujú aj osobné údaje či už svojich zamestnancov, spoločníkov, akcionárov, štatutárnych zástupcov a pod.

Rozoznávame tri typy osobných údajov:

• všeobecné (bežné) osobné údaje (napr. meno, priezvisko, adresa bydliska, dátum narodenia, rodné číslo);
• osobitné kategórie osobných údajov, ktoré sú taxatívne vymedzené v čl. 9 ods. 1 nariadenia GDPR (napr. údaje o zdraví). Za osobitnú kategóriu osobných údajov sa síce rodné číslo nepovažuje, ale požíva rovnakú zákonnú ochranu vrátane zákazu zverejňovania rodného čísla, s výnimkou prípadu, ak dotknutá osoba sama rodné číslo zverejní;
• osobné údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky.

Spoločnosť ako tzv. prevádzkovateľ uchováva vyššie spomínané dokumenty a údaje v nich dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, avšak najneskôr po dobu stanovenú osobitnými predpismi.

Účtovné doklady

Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky (prevádzkovateľa) tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov.

Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia.

Účtovná jednotka (prevádzkovateľ) má povinnosť zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Má povinnosť zabezpečiť aj ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.

Prevádzkovateľ je povinný archivovať a uchovávať účtovné doklady – účtovné záznamy v digitálnej alebo aj papierovej podobe, a to z dôvodu preukázateľnosti pred orgánmi štátnej správy. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie ...