Ochrana osobných údajov – Evidenčný list

I. NÁZOV INFORMAČNÉHO SYSTÉMU OSOBNÝCH ÚDAJOV

IS personalistika a mzdyNázov informačného systému nie je zákonom stanovený. Je na prevádzkovateľovi, ako si ho pomenuje, napr. IS Ľudské zdroje, IS PAM, IS Personálna a mzdová agenda. Pozor však, názov, ktorý si prevádzkovateľ dá do evidenčného listu, musí potom používať vo všetkých dokumentoch, ako je napríklad poučenie oprávnenej osoby, zmluva so sprostredkovateľom.

II. ÚDAJE O PREVÁDZKOVATEĽOVI

Názov prevádzkovateľa

Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republikyPrevádzkovateľ zapísaný v obchodnom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa obchodné meno, pod ktorým je zapísaný v obchodnom registri (súčasťou obchodného mena právnickej osoby je aj dodatok označujúci jej právnu formu, napr. Lita, a. s.). Prevádzkovateľ zapísaný v živnostenskom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa obchodné meno, pod ktorým je zapísaný v živnostenskom registri. Prevádzkovateľ zapísaný v inom registri uvedie ako názov prevádzkovateľa názov, pod ktorým je zapísaný v tomto registri. Prevádzkovateľ – fyzická osoba – jednotlivec – uvedie ako názov prevádzkovateľa titul, meno a priezvisko.

Identifikačné číslo organizácie (IČO)

360 642 20

Obec a PSČ

Bratislava, 820 07

Ulica a číslo

Hraničná 12

Štát

Slovenská republika

Právna forma

rozpočtová organizácia

Štatutárny orgán prevádzkovateľa (alebo osoba oprávnená konať v jeho mene)

JUDr. Eleonóra KročianováAk v mene spoločnosti konajú dvaja konatelia spoločne alebo prokurista koná za spoločnosť vždy spoločne s konateľom, prevádzkovateľ uvedie obe osoby oprávnené konať v mene spoločnosti spoločne. Ak v mene spoločnosti koná iná osoba na základe plnej moci, uvedie sa táto osoba a uchováva sa jej plná moc.

Zástupca prevádzkovateľa

nie je vymenovanýZástupcom prevádzkovateľa je každý, kto na území Slovenskej republiky zastupuje prevádzkovateľa so sídlom, organizačnou zložkou, prevádzkarňou alebo trvalým pobytom v tretej krajine. Ak prevádzkovateľ vymenoval svojho zástupcu, uvedie aj meno a priezvisko štatutárneho orgánu zástupcu prevádzkovateľa alebo inej osoby oprávnenej konať v mene zástupcu prevádzkovateľa: vyplní len prevádzkovateľ so sídlom v tretej krajine, ktorý vymenoval svojho zástupcu (§ 7 zákona).

Počet oprávnených osôb

36Počet všetkých oprávnených osôb, ktoré prichádzajú do styku s osobnými údajmi vo všetkých informačných systémoch u prevádzkovateľa (iba oprávnené osoby prevádzkovateľa, nie sprostredkovateľa; neuvádza sa počet oprávnených osôb, ktoré prichádzajú do styku s konkrétnym prihlasovaným IS, ale celkový počet oprávnených osôb prevádzkovateľa).

III. ÚDAJE O INFORMAČNOM SYSTÉME OSOBNÝCH ÚDAJOV

Účel spracúvania osobných údajov

plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napr. na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahovÚčel je jednoznačne vymedzený alebo zákonom ustanovený zámer (dôvod) spracúvania osobných údajov, ktorý sa viaže na určitú činnosť. Platí, že jeden informačný systém = jeden účel spracúvania osobných údajov. Pozor, ak sa vás netýka štátnozamestnanecký pomer, ako má úrad.

Právny základ spracúvania osobných údajov

• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisovPrávny základ je niečo, čo prevádzkovateľa oprávňuje spracúvať osobné údaje. V prípade personálnej a mzdovej agendy ide o osobitné zákony podľa § 10 ods. 2 zákona o ochrane osobných údajov. Každý prevádzkovateľ sám za seba uvedie svoje osobitné zákony, napr. zákon č. 317/2009 Z. z. o pedagogických zamestnancoch a odborných zamestnancoch a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
• zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov
• č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov
• zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov
• zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
• zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

• zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práce a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

• zákon č. 570/2005 Z. z. o brannej povinnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

Okruh dotknutých osôb

uchádzači o zamestnanie, zamestnanci úradu, manželia alebo manželky zamestnancov úradu, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci úraduDotknutými osobami sú fyzické osoby, ktorých osobné údaje sú spracúvané v informačnom systéme osobných údajov; dotknutou osobou nie sú právnické osoby (napr. družstvá, obce, obchodné spoločnosti – s. r. o., a. s, k. s, v. o. s) a ani fyzické osoby – podnikatelia (živnostníci). Novinkou je, že pod personalistiku patria aj uchádzači o zamestnanie.

Zoznam osobných údajov (alebo rozsah)

• meno, priezvisko, rodné priezvisko a titulZoznam osobných údajov alebo rozsah osobných údajov podľa § 10 ods. 4 prvej vety: všetky osobné údaje dotknutých osôb, ktoré sú v informačnom systéme osobných údajov spracúvané (napr. titul, meno, priezvisko, email, telefónne číslo, trvalý pobyt, prechodný pobyt, pracovné zaradenie, dátum narodenia, veľkosť obuvi, oblečenia). Osobnými údajmi nie sú identifikačné údaje o právnických osobách ani fyzických osobách –podnikateľoch (napr. IČO, DIČ, IČ DPH, obchodné meno, názov, sídlo atď.)
• rodné číslo, dátum a miesto narodenia,
• podpis,
• rodinný stav,
• štátna príslušnosť, štátne občianstvo,
• trvalé bydlisko, prechodné bydlisko,
• pohlavie,
• údaje o vzdelaní,
• spôsobilosť na právne úkony,
• poberanie prídavkov na deti,
• mzda, plat alebo platové pomery a ďalšie finančné náležitosti priznané za výkon funkcie alebo za výkon pracovnej činnosti,
• údaje o odpracovanom čase,
• údaje o bankovom účte fyzickej osoby,
• sumy postihnuté výkonom rozhodnutia nariadeným súdom alebo správnym orgánom,
• peňažné tresty a pokuty, ako aj náhrady uložené zamestnancovi vykonateľným rozhodnutím príslušných orgánov,
• neprávom prijaté sumy dávok sociálneho poistenia a dôchodkov starobného dôchodkového sporenia alebo ich preddavky, štátnych sociálnych dávok, dávok v hmotnej núdzi a príspevkov k dávke v hmotnej núdzi, peňažných príspevkov na kompenzáciu sociálnych dôsledkov ťažkého zdravotného postihnutia, ktoré je zamestnanec povinný vrátiť na základe vykonateľného rozhodnutia podľa osobitného predpisu,
• ročný úhrn vyplateného dôchodku,
• údaje o pracovnej neschopnosti,
• údaje o dôležitých osobných prekážkach v práci,
• údaje o zmenenej pracovnej schopnosti,
• údaje o zamestnávateľoch,
• pracovné zaradenie a deň začiatku výkonu štátnej služby alebo pracovnej činnosti,
• údaje o rodinných príslušníkoch v rozsahu meno, priezvisko, adresa, dátum narodenia,
• údaje o manželovi alebo manželke, deťoch, rodičoch detí v rozsahu meno, priezvisko, dátum narodenia, rodné číslo, adresa,
• údaje z potvrdenia o zamestnaní,
• údaje o vedení zamestnanca v evidencii nezamestnaných občanov,
• údaje o čerpaní materskej dovolenky a rodičovskej dovolenky,
• údaje z dokladu o bezúhonnosti,
• údaje o priznaní dôchodku, o druhu dôchodku,
• údaje zo zamestnaneckej zmluvy doplnkovej dôchodkovej poisťovne,
• údaje o členstve v odborovej organizácii a platbe členského príspevku odborovej organizácii,
• osobné údaje z majetkového priznania štátnych zamestnancov,
• údaje z majetkového priznania zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme,
• osobné údaje spracúvané na oprávnení oboznamovať sa s utajovanými skutočnosťami,
• osobné údaje spracúvané na potvrdeniach, osvedčeniach o absolvovaných skúškach a vzdelávacích aktivitách,
• fotografia na účely identifikácie na služobnom preukaze,
• výkon služby v služobnom pomere,
• údaje uvedené v životopise,

Označenie bezpečnostných opatrení

bezpečnostný projekt informačného systému osobných údajovVzhľadom na to, že v informačnom systéme Personalistika a mzdy sa spracúva osobitná kategória osobných údajov podľa § 13 citovaného zákona a informačný systém je prepojený s verejne prístupnou počítačovou sieťou (potreba zasielania podkladov do Sociálnej poisťovne alebo do zdravotných poisťovní), je potrebné mať vypracovaný bezpečnostný projekt. V prípade, ak vám spracúva sprostredkovateľ dané osobné údaje, vy uveďte bezpečnostný projekt, bezpečnostná smernica alebo základná dokumentácia a do zátvorky dajte, že bezpečnostný projekt má vypracovaný sprostredkovateľ.

IV. SPRACOVATEĽSKÉ OPERÁCIE S OSOBNÝMI ÚDAJMI

Poskytovanie osobných údajovTreťou stranou je každý, kto nie je dotknutou osobou, prevádzkovateľom poskytujúcim osobné údaje, jeho zástupcom, sprostredkovateľom alebo oprávnenou osobou. V tomto bode sa uvádza iný prevádzkovateľ (t. j. ten, kto spracúva osobné údaje vo vlastnom mene), ktorému osobné údaje poskytujete z informačného systému na ďalšie spracovanie. Napríklad si predstavte, kto k vám môže prísť vykonať kontrolu, dozor, dohľad (školský inšpektorát) alebo ste dcérska spoločnosť a poskytujete osobné údaje matke, ktorá ich spracúva vo vlastnom mene.

Tretie strany (prípadne okruh tr. strán)

Právny základ

Sociálna poisťovňa

zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov

zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zdravotné poisťovne

zákon č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

daňový úrad

zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov

doplnkové dôchodkové sporiteľne

zákon č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

dôchodkové správcovské spoločnosti

zákon č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov

zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

orgány štátnej správy a verejnej moci na výkon kontroly a dozoru (napr. inšpektorát práce)

zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov

zákon č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce a o zmene a doplnení zákona č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov/predpisov v znení neskorších predpisov

zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zástupcovia zamestnancov

zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov

Ústredie práce, sociálnych vecí a rodiny

zákon č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zákon č. 453/2003 Z. z. o orgánoch štátnej správy v oblasti sociálnych vecí, rodiny a služieb zamestnanosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

súd, orgány činné v trestnom konaní

zákon č. 99/1963 Zb. Občiansky súdny poriadok v znení neskorších predpisov

zákon č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov

exekútor

zákon č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti (Exekučný poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisovUvádza sa iný prevádzkovateľ, ktorému sa osobné údaje z informačného systému sprístupňujú (napr. dajú na nahliadnutie), ten ich však už ďalej nespracúva vo svojom informačnom systéme. Úrad a prevádzkovateľ podľa § 3 ods. 1 písm. g) zákona sa nepovažujú za príjemcov. Vernostné programy a marketing – osobné údaje sa spravidla nesprístupňujú. Napríklad poskytovateľ IT servisu na základe zmluvy alebo poskytovateľ hostingovej služby na základe zmluvy.

iný oprávnený subjekt

všeobecne záväzný právny predpis v zmysle

§ 10 ods. 2 zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Sprístupňovanie osobných údajov

Okruh príjemcov

Právny základ

orgány verejnej správy a iné osoby, v rámci poskytovanej súčinnosti

zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení zákona č. 289/2012 Z. z.

sťažovateľ a iné osoby, ktorých sa sťažnosť týka

zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov

zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení zákona č. 289/2012 Z. z.

Zverejňovanie osobných údajovPrevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený sprístupniť alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné, služobné alebo funkčné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo alebo elektronickú poštu na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných, služobných alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Sprístupnenie alebo zverejnenie osobných údajov nemôže narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby. Nemusí ísť iba o webovú stránku prevádzkovateľa, ale napríklad aj o priestory prístupné verejnosti.

Spôsob zverejnenia

Právny základ

webové sídlo Úradu na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky

§ 12 ods. 3 zákona č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov

Cezhraničný prenos osobných údajovTreťou krajinou je krajina, ktorá nie je členským štátom Európskej únie alebo zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore. Napríklad Spojené štáty americké – zmluva o poskytovaní osobných údajov.

Tretia krajina

Právny základ

prenos osobných údajov sa neuskutočňuje

V. ZAČIATOK SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

01. 09. 2002Prevádzkovateľ uvedie dátum, odkedy zamestnal prvého zamestnanca.