Ochrana osobných údajov v pracovnoprávnych vzťahoch – v otázkach a odpovediach

Osobné údaje sa v dokumentoch HR oddelení nachádzajú prakticky všade. V životopisoch, databázach, záznamoch zo školení, v zápisníkoch bezpečnosti práce, v lekárskych posudkoch spôsobilosti na prácu či na sociálnych sieťach zamestnávateľa. V článku si preto rozoberieme niektoré praktické situácie, pri ktorých zamestnávatelia prostredníctvom oddelení ľudských zdrojov spracúvajú osobné údaje svojich zamestnancov v súvislosti s plnením ich pracovných úloh.

Na oddelenia ľudských zdrojov sú vo všeobecne kladné veľké nároky. V malých a stredných podnikoch platí, že personalista je spravidla nositeľom kumulovanej funkcie ekonóma, účtovníka, personalistu a niekedy aj právnika. Vo veľkých spoločnostiach sú personálne oddelenia často využívané na implementáciu nových projektov a systémov, často nielen z oblasti ľudských zdrojov. Napríklad agenda ochrany osobných údajov je tá, ktorá od 25. mája 2018 robí nejednému personalistovi vrásky na čele.

1. Výberové konanie

Zamestnanci HR oddelení začínajú spracúvať osobné údaje už v momente, keď sú im doručené prvé životopisy a ďalšie priložené dokumenty ako reakcia na zverejnené výberové konanie na voľnú pracovnú pozíciu. Táto dokumentácia je spracovaná na právnom základe podľa čl. 6 ods. 1 písm. b) všeobecného nariadenia o ochrane údajov (ďalej aj ako „GDPR“), podľa ktorého je spracúvanie osobných údajov „nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba, alebo aby sa na základe žiadosti dotknutej osoby vykonali opatrenia pred uzatvorením zmluvy“.

V takomto prípade teda nie je potrebný súhlas so spracovaním osobných údajov uchádzača o zamestnanie, pretože právnym základom nie je jeho súhlas, ale obojstranná vôľa spracúvať údaje v tzv. predzmluvných vzťahoch, resp. „pred uzatvorením zmluvy“ (zmluvou v tomto prípade predstavuje pracovná zmluva).

Po ukončení výberového procesu a vybratí vhodného kandidáta je potrebné všetky životopisy a ďalšie priložené dokumenty neúspešných uchádzačov vrátiť, skartovať alebo inak zlikvidovať.