1/Ú/2024/IM – Informácia k vedeniu a uchovávaniu účtovníctva v elektronickej podobe

Otázka č. 1

Je povinnosť účtovných jednotiek vyhotovovať účtovný doklad len v elektronickej podobe?

Odpoveď

Nie, účtovná jednotka nie je povinná vyhotovovať účtovný doklad len v elektronickej podobe. Ustanovenie § 31 zákona o účtovníctve definuje listinný účtovný záznam a elektronický účtovný záznam, pričom zostáva rovnocennosť obidvoch podôb (§ 31 ods. 2 zákona o účtovníctve).

Listinným účtovným záznamom sa rozumie účtovný záznam vyhotovený na papieri a tiež vytlačený účtovný záznam vyhotovený pomocou softvéru, ktorý je zaslaný a prijatý ako listina, alebo vyhotovený na interné účely účtovnej jednotky ako listina.

Elektronickým účtovným záznamom sa rozumie účtovný záznam vyhotovený

• v elektronickom formáte a prijatý alebo sprístupnený v elektronickom formáte, pričom elektronický formát určuje vyhotoviteľ účtovného záznamu alebo je určený na základe dohody s prijímateľom účtovného záznamu,
• v súlade s § 33 ods. 3 zaslaný elektronicky, pričom môže tvoriť prílohu elektronickej pošty,
• v elektronickom formáte na interné účely účtovnej jednotky.

Otázka č. 2

Ako musí byť zabezpečené zasielanie a sprístupnenie elektronického účtovného dokladu?

Odpoveď

Ak účtovná jednotka elektronický účtovný záznam zasiela alebo inak sprístupňuje inej osobe, použitie elektronického účtovného záznamu podlieha

1. písomnej dohode medzi zúčastnenými stranami o určení technických požiadaviek potrebných na prijímanie účtovného záznamu alebo
2. potvrdenému súhlasu prijímateľa účtovného záznamu. Za potvrdený súhlas prijímateľa účtovného záznamu sa považuje aj zaplatenie požadovanej sumy alebo iný súhlas o akceptovaní účtovného záznamu, ak nie je písomná dohoda medzi zúčastnenými stranami.

Obe zmluvné strany si systém tvorby a prijímania elektronického účtovného záznamu upravia vo svojom internom účtovnom predpise preukazujúcom spôsob obehu účtovných záznamov.

Zároveň musia byť splnené všeobecné požiadavky na účtovný záznam podľa § 31 a 32 zákona o účtovníctve a pri transformácii účtovného záznamu podmienky podľa § 33 zákona o účtovníctve.

Otázka č. 3

Ako účtovná jednotka preukazuje vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu?

Odpoveď

Podľa § 31 ods. 4 zákona o účtovníctve je vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu zabezpečená, ak účtovná jednotka, ktorou je vyhotoviteľ, je schopná preukázať, že účtovný záznam naozaj vyhotovila a účtovná jednotka, ktorou je prijímateľ je schopná preukázať, že prijatý účtovný záznam je od vyhotoviteľa. Účtovná jednotka podľa spôsobu nastavenia elektronických alebo listinných účtovných záznamov si musí sama vytvoriť systém na preukázanie týchto skutočností, pretože zákon o účtovníctve explicitne tento postup neustanovuje. Podľa § 32 ods. 3 zákona o účtovníctve vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť:

1. podpisovým záznamom zodpovednej osoby (účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti a zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripojenie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli podpisové záznamy pripojené)
2. elektronickou výmenou údajov, pod ktorou sa rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu, alebo
3. vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov, pod ktorým sa rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola je dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným ...