Registratúrny poriadok a registratúrny plán na správu registratúry

Interná firemná smernica

Registratúrny poriadok a registratúrny plán na správu registratúry

(názov spoločnosti)

Smernica z ................... (deň, mesiac a rok) č............., ktorou sa vydáva registratúrny poriadok a registratúrny plán na správu registratúry ... (ak sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú aj na zariadenia subjektu, resp. jeho pobočkovú sieť, uviesť aj ich názvy).

V súlade s § 16 ods. 2 písm. a) zákona NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov vydávam túto smernicu.

Čl. 1

Registratúrny poriadok na správu registratúry a registratúrny plán, ktoré sú prílohou tejto smernice, sa vzťahujú na činnosť ... (ak sa ustanovenia registratúrneho poriadku vzťahujú aj na zariadenia subjektu, resp. jeho pobočkovú sieť, uviesť aj ich názvy).

Čl. 2

Táto smernica nadobúda účinnosť ............................... (Uviesť presný dátum účinnosti poriadku.).

Č.: ... (Uviesť číslo spisu, pod ktorým je vedený v registratúre.)

.............................................

(Uviesť meno a priezvisko štatutára.)

Príloha č. 1

R E G I S T R A T Ú R N Y P O R I A D O K

(uviesť presný názov subjektu)

PRVÁ ČASŤ

Čl. 1

Úvodné ustanovenia

(1) Registratúrny poriadok ... (presný názov subjektu) upravuje postup ... (presný názov subjektu) (ďalej len „spoločnosť“) pri správe registratúry, a to najmä pri organizovaní manipulácie so záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov.

(2) ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca subjektu) (ďalej len „...“) dôsledne dbá, aby sa pri správe registratúry dodržiavali ustanovenia registratúrneho poriadku.

(3) Správu registratúry spravidla zabezpečuje správca registratúry spoločnosti poverený vedením registratúrneho denníka, ako aj správou registratúrneho strediska (ďalej len „správca registratúry“). Zariadenia, resp. pobočková sieť subjektu sú povinné poveriť správou registratúry administratívneho zamestnanca zariadenia, resp. pobočky.

(4) Spoločnosť a zariadenia spravujú registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu registratúrnych záznamov (ďalej len „záznam“). Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, správca registratúry vyhotoví záznam o výsledku šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry, ktorý predloží ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca).

(5) Zamestnanec spoločnosti pri rozviazaní pracovného pomeru protokolárne odovzdá ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca) alebo ním poverenému zamestnancovi (ďalej len „zástupca“) nevybavené spisy.

(6) Evidenciu a manipuláciu s registratúrnymi záznamami obsahujúcimi evidenciu sťažností, ako aj účtovných registratúrnych záznamov a registratúrnych záznamov agendy ľudských zdrojov (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) upravuje osobitný predpis.Zákon NR SR č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach, zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, vyhláška č. 48/2019 Z. z.

(7) Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov registratúrnych záznamov spoločnosti vykonáva Ministerstvo vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom príslušného štátneho archívu (ďalej len „archív“). § 24a zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

(8) Spoločnosť a zariadenia vedú záznamy a ich evidenciu v štátnom jazyku.§ 3 ods. 3 písm. c) zákona č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov.

Čl. 2

Základné pojmy

(1) Správa registratúry na účely tohto registratúrneho poriadku je organizovanie manipulácie so záznamami a spismi [prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie záznamov a ukladanie, ochrana a vyraďovanie spisov (záznamov)], ako aj náležité personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie registratúry spoločnosti. Súčasťou správy registratúry je aj príprava registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

(2) Záznam je písomná, obrazová, zvuková a iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnosti alebo bola spoločnosti doručená.

(3) Registratúrny záznam je informácia, ktorá je zaevidovaná v registratúrnom denníku.

(4) Spis je súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci.

(5) Spisový obal je neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorého sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami.

(6) Registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti spoločnosti a všetkých záznamov spoločnosti doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu. Súčasťou registratúry je aj registratúrny denník a registre.

(7) Registratúrny denník je základná evidenčná pomôcka správy registratúry. Obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní registratúrnych záznamov a uložení a vyradení spisov.

(8) Podanie je každý podnet, ktorý spoločnosť prijala na úradné vybavenie.

(9) Vybavenie je záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania.

(10) Registratúrny plán je pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Pridelením registratúrnej značky určuje spisom miesto v registratúre; ďalej určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia.

(11) Registratúrna značka je symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis alebo skupinu spisov. Registratúrna značka sa skladá z alfanumerického označenia vecnej skupiny spisov.

(12) Registratúrne stredisko je miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú uzatvorené spisy spoločnosti do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia.

(13) Zásielka je záznam pri doprave a doručení adresátovi.

(14) Správca registratúry je zamestnanec spoločnosti, ktorý metodicky usmerňuje jej zamestnancov na úseku správy registratúry, zodpovedá za všetky odborné činnosti súvisiace so správou registratúry v spoločnosti vrátane činnosti registratúrneho strediska a prípravy vyraďovacieho konania.

(15) Elektronický registratúrny záznam je pôvodný elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý spoločnosť uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme.

(16) Osobitná systematická evidencia je evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom; na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto nariadenia vzťahujú primeraným spôsobom vrátane ich zaevidovania v registratúrnom denníku.

DRUHÁ ČASŤ

ZÁSIELKY

Čl. 3

Prijímanie zásielok

(1) Správca registratúry prijíma zásielky, ktoré boli spoločnosti doručené alebo ich prevzal zamestnanec spoločnosti osobne a sú adresované spoločnosti; na požiadanie doručiteľa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky (vzor č. 1) na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku s dátumom prevzatia. Telegramy, telefaxy a iné elektronicky prijaté záznamy (ďalej len „súrne záznamy“) označí odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom doplneným o podrobný časový údaj o prijatí. Ústne podania môže prijímať každý zamestnanec spoločnosti. Vyhotoví o každom z nich úradný záznam, ktorý odovzdá správcovi registratúry na zaevidovanie v denníku.

(2) Správca registratúry skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske pošty a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručené zásielky vráti pošte alebo doručiteľovi, prípadne ich vráti priamo adresátovi; prípadné iné nedostatky reklamuje na pošte. Podávanie a dodávanie zásielok v poštovom styku a spôsob ich reklamácie upravuje osobitný predpis.Poštové podmienky k poštovým službám, ktoré podľa zákona č. 324/2011 Z. z. o poštových službách poskytuje Slovenská pošta, š. p. (ORLBL 4497/2002).

(3) V elektronickom informačnom systéme na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“)§ 2 písm. l) výnosu Ministerstva vnútra ...