Používanie služobného auta s GPS a ochrana osobných údajov

http://www.epravo.sk/top/clanky/monitoring-zamestnancov-ano-ale-279.html

Na základe judikatúry Európskeho súdu pre ľudské práva každý zamestnávateľ, čiže aj vaša spoločnosť, musí byť pri monitoringu zamestnancov viazaný tromi zásadami:

a) zásadou legality,

b) zásadou legitimity a

c) zásadou proporcionality.

Tieto zásady proklamujú, že zamestnávateľ musí mať na zavádzanie akéhokoľvek monitoringu vážny dôvod vyplývajúci z osobitnej povahy jeho činnosti a zároveň monitoring zamestnancov nemá neodôvodnene zasahovať do práva zamestnancov na súkromie.http://www.epravo.sk/top/clanky/monitoring-zamestnancov-ano-ale-279.html

Základný rozmer pre ochranu súkromia jednotlivca udávajú články 8 a 10 Európskeho dohovoru na ochranu ľudských práv a základných slobôd. Článok 8 ods. 1 Dohovoru hovorí: „Každý má právo na rešpektovanie svojho súkromného a rodinného života, obydlia a korešpondencie.“http://www.epravo.sk/top/clanky/monitoring-zamestnancov-ano-ale-279.html

Posledná novela zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce (ďalej len „ZP“) účinná od 1. 1. 2013 zaviedla precíznejšiu úpravu monitoringu zamestnancov v rámci Slovenskej republiky. S cieľom dodať tomuto aspektu pracovnoprávnych vzťahov potrebnú váhu a dôležitosť presunul zákonodarca podmienky monitoringu zamestnancov z článku 11 Základných zásad ZP do normatívnej časti.http://www.epravo.sk/top/clanky/monitoring-zamestnancov-ano-ale-279.html

Aktuálna úprava monitoringu zamestnancov upravená v § 13 ods. 4 ZP, kde je uvedené, že „zamestnávateľ nesmie bez vážnych dôvodov spočívajúcich v osobitnej povahe činnosti zamestnávateľa narúšať súkromie zamestnanca na pracovisku a v spoločných priestoroch zamestnávateľa tým, že ho monitoruje, vykonáva záznam telefonických hovorov uskutočňovaných technickými pracovnými zariadeniami zamestnávateľa a kontroluje elektronickú poštu odoslanú z pracovnej elektronickej adresy a doručenú na túto adresu bez toho, aby ho na to vopred upozornil. Ak zamestnávateľ zavádza kontrolný mechanizmus, je povinný prerokovať so zástupcami zamestnancov rozsah kontroly, spôsob jej uskutočnenia, ako aj dobu jej trvania a informovať zamestnancov o rozsahu kontroly, spôsobe jej uskutočnenia, ako aj o dobe jej trvania.“zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce, § 13 ods. 4 Určuje tak zamestnávateľovi podmienky, za ktorých môže zamestnanca kontrolovať, a to časové, vecné a priestorové. Novelizovaný § 13 ods. 7 ZP počíta so súdnou ochranou súkromia zamestnancov.

Povinnosť vopred prerokovať zamýšľaný výkon kontroly so zástupcami zamestnancov a vopred zamestnancov informovať o výkone kontroly sa stala nevyhnutnou podmienkou výkonu kontroly . Rozsah kontroly, spôsob jej uskutočnenia a doba trvania tvoria predmet prerokovania a informovania. Zachytenie splnenia povinnosti prerokovať zavádzanú kontrolu a informovať zamestnancov je pre zamestnávateľa vhodné v písomnej forme (napríklad zápisnica zo stretnutia so zamestnaneckým dôverníkom). V prípade vážneho dôvodu na trvalú kontrolu zamestnanca je odporúčané výkon kontroly upraviť priamo v pracovnej zmluve alebo v internom predpise. O zamestnancovi môžu byť zhromažďované len údaje súvisiace s jeho kvalifikáciou, profesionálnymi skúsenosťami a tie, ktoré môžu byť významné z hľadiska výkonu práce. http://www.epravo.sk/top/clanky/monitoring-zamestnancov-ano-ale-279.html

Vyššie zmenené zásady a pravidlá majú svoj zmysel, v nedávnej minulosti sme sa v praxi často stretávali so situáciami, kedy dochádzalo k zneužívaniu monitorovania na iné ako povolené účely, zamestnanec bol zraniteľnejší. Niektorí zamestnávatelia sa nebránili zneužívaniu získaných informácií pre zvýšenie svojho prospechu, napr. nútili zamestnanca vykonávať nadčasy nad rámec zákona.

Situácia sa zmenila a zamestnanec požíva väčšiu ochranu; ak zamestnanec považuje výkon monitoringu zo strany zamestnávateľa za porušujúci podmienky výkonu kontroly, má dve možnosti postupu, pričom je len na jeho rozhodnutí, ktorú možnosť si zvolí. Môže zamestnávateľovi podať sťažnosť alebo sa môže obrátiť na súd a domáhať sa právnej ochrany. V prípade, že sa rozhodne pre podanie žaloby, nie je potrebné predchádzajúce upozornenie zamestnávateľa. Pri podaní sťažnosti zamestnanca zamestnávateľovi je zamestnávateľ povinný na sťažnosť odpovedať bez zbytočného odkladu. Ak sa sťažnosť ukáže ako opodstatnená, je povinný vykonať nápravu, upustiť od takéhoto správania a odstrániť jeho následky.http://www.epravo.sk/top/clanky/monitoring-zamestnancov-ano-ale-279.html

Pri zavádzaní monitoringu zamestnancov neexistujú presné pravidlá, ktoré by určovali, či záujem zamestnávateľa je dostatočné vážny a môže monitoringom zasahovať do súkromia zamestnanca, ak sa chcete vyhnúť problémom, vždy dajte pozor na to, aby:

1. ste mali dostatočne vážny dôvod na začatie vykonávania kontroly nad svojimi zamestnancami,
2. ste svojich zamestnancov vopred o svojom zámere informovali, ste svojich zamestnancov obmedzovali v ich právach len v obmedzenom a primeranom rozsahu.

„Globálny lokalizačný systém alebo Globálny systém určenia polohy alebo Global Positioning System (skrátene GPS; armáda USA systém označuje ako NAVSTAR GPS – NAVigation Signal for Timing And Ranging) je satelitný navigačný systém používaný na zistenie presnej pozície a poskytujúci veľmi presnú časovú referenciu takmer kdekoľvek na Zemi alebo zemskom orbite. Používa zostavu aspoň 24 satelitov na strednom zemskom orbite. Je základom pre navigačné prístroje GPS.“ http://sk.wikipedia.org/wiki/Glob%C3%A1lny_lokaliza%C4%8Dn%C3%BD_syst%C3%A9m

GPS sa v priebehu posledných rokov stal súčasťou života ľudí v štátnej, podnikateľskej i súkromnej sfére. Najčastejšie sa s ním stretávame v mobilných telefónoch, ktorých neoddeliteľnou súčasťou sa stal, a v navigačných systémoch využívaných vo vozidlách. Podnikateľom však môže okrem lokalizácie či zistenia optimálnej trasy slúžiť i na kontrolu využívania pracovného času zamestnancov na prácu v zmysle pracovnoprávnych predpisov, zjednodušenie vykazovania služobných a súkromných jázd (v prípade, ak vozidlo môžu zamestnanci používať aj na služobné účely) a plnenie daňových povinností. Systém GPS vo vozidle môžeme považovať zrejme za obdobu kamerového systému.

Monitorovaním vozidla ale môže nastať problém z hľadiska práva, keďže automaticky tým dochádza aj k monitorovaniu pohybu zamestnanca prihlasujúceho sa do systému prostredníctvom svojich osobných údajov či iných špecifických údajov, na základe ktorých je identifikovateľný. Dochádza tu k zásahu do jeho súkromnej sféry chránenej ústavným právom. Právnu úpravu tejto situácie, teda ochrany súkromia zamestnanca, osobných údajov a zároveň určenie pravidiel pre takýto zásah nachádzame v ZP a v zákone č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon“).http://www.epravo.sk/top/clanky/gps-monitoring-z-pohladu-zamestnanca-129.html

Pri uvedenom využití GPS v služobných motorových vozidlách máte povinnosť ako zamestnávatelia dodržiavať najmä novelizované ustanovenie § 13 ZP ohľadom monitorovania zamestnancov, pretože takýto GPS monitoring vozidiel je za určitých okolností považovaný za zásah do súkromia zamestnanca i za monitorovanie jeho samotného. Zamestnávateľ má preto povinnosť na takýto kontrolný mechanizmus zamestnanca vopred upozorniť a oboznámiť ho so spôsobom realizovania kontroly, jej rozsahom a dobou trvania. Ako už bolo uvedené, zamestnávateľ je zároveň povinný prerokovať tieto skutočnosti i so zástupcami zamestnancov, ak uňho pôsobia.http://www.epravo.sk/top/clanky/gps-monitoring-z-pohladu-zamestnanca-129.html

Rovnako dôležité je i myslieť na to, že v zmysle judikatúry Európskeho súdu pre ľudské práva musí byť vykonávanie takéhoto monitorovania účelné a dobré, odôvodnené, transparentné a primerané.http://www.epravo.sk/top/clanky/gps-monitoring-z-pohladu-zamestnanca-129.html

Ak aj získate súhlas svojho zamestnanca, aby jeho osobné údaje boli monitorované, nemôžete zabudnúť na nastavenie procesu spracovávania týchto údajov, vy ako zamestnávateľ sa považujete za prevádzkovateľa v zmysle zákona o ochrane osobných údajov, vzhľadom na túto skutočnosť musíte dodržiavať všetky povinnosti vyplývajúce vám z neho a získané údaje dôkladne zabezpečiť pred zneužitím treťou osobou.

„Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa určenej alebo určiteľnej fyzickej osoby, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.“zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 4 ods. 1  Zákon o ochrane osobných údajov neupravuje konkrétny zoznam údajov, ktoré sú považované za osobné údaje. Poskytuje demonštratívny výpočet charakteristík určujúcich fyzickú osobu. Definícia osobných údajov nevyžaduje, aby išlo o konkrétnu identitu fyzickej osoby, ale postačuje, aby pri splnení daných podmienok bola osoba určiteľná.

Pojem „osobné údaje“ zahŕňa informácie týkajúce sa súkromného a rodinného života jednotlivca, ale aj informácie, ktoré sa týkajú akýchkoľvek druhov činnosti, ktoré vykonáva jednotlivec, napríklad činnosti týkajúcej sa pracovných vzťahov alebo ekonomického, alebo sociálneho správania jednotlivca, teda i údaje o jeho pohybe. Zahŕňa preto informácie o jednotlivcoch bez ohľadu na postavenie alebo funkciu týchto osôb (ako zamestnanca).

„Ochrana údajov, ktoré zbiera o pohybe vozidla monitorovací systém GPS, musí byť zabezpečená. Uchovávajú sa na serveroch a musia zodpovedať predpisom o ochrane osobných údajov. Tie sú veľmi striktné, musia zodpovedať predpisom aj v rámci Európskej únie a iných krajín, z tohto dôvodu sú nemenné.“ http://auto.pravda.sk/poradna/clanok/5498-gps-a-zakon-prava-firiem-a-zamestnancov-pri-monitorovani-aut/

O umiestnení monitorovacieho zariadenia vo vozidle má byť zamestnanec (vodič) informovaný. „Zákon zároveň vraví, že ak zamestnanec využíva služobné vozidlo na súkromné účely, zamestnávateľ nemá mať možnosť sledovať, kde sa zamestnanec v čase voľna pohybuje. Slúži na to tlačidlo súkromných jázd, ak ho pracovník zatlačí, napríklad v piatok popoludní a ráno v pondelok, zamestnávateľ vidí len počet prejazdených km, prípadne čas zapnutého zapaľovania, ale nevidí trasu. Niektoré firmy sa to snažia obchádzať tým, že ponúkajú „akože“ spôsob zabezpečenia vozidla, a preto dávajú možnosť zamestnávateľovi auto sledovať aj počas súkromných jázd. To ale nie je korektné, lebo na túto činnosť zabezpečenia sa vzťahujú zákony o bezpečnostných agentúrach, ktoré sú povinné zaznamenávať, čo, ako a kde sa dialo.“http://auto.pravda.sk/poradna/clanok/5498-gps-a-zakon-prava-firiem-a-zamestnancov-pri-monitorovani-aut/ Bezpečnostná agentúra sledujúca vozidlo cez systém GPS pre prípad krádeže pri poplachu podrobne zaznamená, kto vstúpil do systému, kedy a na aký podnet.

Ak poskytujete svojim zamestnancom služobné motorové vozidlá, je dobré podmienky a pravidlá ich využívania upraviť priamo v pracovnom poriadku či inom internom predpise, s ktorým má byť zamestnanec oboznámený, napr. smernica o používaní služobných motorových vozidiel (v danej smernici môžete definovať základné pojmy, rozdeliť motorové vozidlá rôznych kategórií, rozdeliť pracovné pozície a benefity k nim prislúchajúce a pod.).

Hranice monitoringu zamestnancov na Slovensku zatiaľ neboli v žiadnom rozsudku presne stanovené, skôr sa touto činnosťou zaoberá Úrad na ochranu osobných údajov, ktorý svojou aktivitou robí vrásky podnikateľom, a to z viacerých dôvodov (bezpečnostný projekt, smernica, postavenie zodpovednej osoby a pod).

V susednej Českej republike ale v tejto oblasti rezonuje prípad Českej pošty. Tá prostredníctvom systému GPS monitoruje svojich doručovateľov. I keď nejde priamo o monitorovanie vozidla prostredníctvom tohto systému, tieto situácie je možné porovnať. Česká pošta uvádza ako účel zefektívnenie doručovateľských služieb optimalizáciou trasy doručovania, no i predchádzanie preťažovaniu doručovateľov. V januári český Úrad pre ochranu osobných údajov rozhodol, že takéto monitorovanie zamestnancov je v rozpore s ich ústavným právom na súkromie. K definitívnemu uzatvoreniu prípadu ale ešte neprišlo.http://www.epravo.sk/top/clanky/gps-monitoring-z-pohladu-zamestnanca-129.html

Monitorovanie môže mať aj trestnoprávnu dohru, netreba opomenúť § 374 Trestného zákona, ktorý upravuje neoprávnené nakladanie s osobnými údajmi. Uvádza, že kto neoprávnene poskytne, sprístupní alebo zverejní osobné údaje o inom získané v súvislosti s výkonom svojho povolania, zamestnania alebo funkcie, poruší tým všeobecne záväzným právnym predpisom ustanovenú povinnosť, potrestá sa odňatím slobody až na jeden rok. Odňatím slobody až na dva roky sa páchateľ potrestá, ak spácha tento čin a spôsobí ním vážnu ujmu na právach dotknutej osoby verejne alebo závažnejším spôsobom konania.zákon č. 300/2005 Z. z. Trestný zákon, § 374 ods. 1 písm. b) a § 374 ods. 2 písm. a), b) a c)

Ako už bolo vyššie spomenuté, zamestnávateľ pôsobí v pozícii prevádzkovateľa. „Prevádzkovateľom je každý, kto sám alebo spoločne s inými vymedzí účel spracúvania osobných údajov, určí podmienky ich spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene; ak účel, prípadne aj podmienky spracúvania osobných údajov ustanovuje zákon, priamo vykonateľný právne záväzný akt Európskej únie alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, prevádzkovateľom je ten, kto je na plnenie účelu spracúvania za prevádzkovateľa ustanovený alebo kto spĺňa zákonom, priamo vykonateľným právne záväzným aktom Európskej únie alebo medzinárodnou zmluvou, ktorou je Slovenská republika viazaná, ustanovené podmienky.“zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 4 ods. 2 písm. b) Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje v súlade s § 9 zákona o ochrane osobných údajov spôsobom, ktorý je v súlade s dobrými mravmi, a to len na vymedzený alebo ustanovený účel (§ 6 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov). V tomto prípade je účelom najmä ochrana majetku zamestnávateľa, zabránenie jeho zneužitiu, resp. užívaniu v rozpore so stanovenými podmienkami (napr. s internou smernicou), kontrola plnenia povinností zamestnancov, no i ich prípadná ochrana (zistením presnej pozície v prípade núdze a pod.), zjednodušenie evidencie a sledovanie efektívnosti stanovených pracovných postupov.

Súhlas so spracovaním osobných údajov, ktorý dotknutá osoba, čiže váš zamestnanec, vám ako prevádzkovateľovi udelí, by mal obsahovať najmä:

– údaj o tom, kto súhlas poskytol (meno, priezvisko zamestnanca),

– komu sa tento súhlas dáva (identifikačné údaje zamestnávateľa),

– na aký účel (ochrana majetku, kontrola plnení povinností zamestnancov a pod.),

– zoznam alebo rozsah osobných údajov (meno, priezvisko, osobné číslo a pod. v závislosti od aplikácie, ktorá údaje spracováva),

– čas platnosti súhlasu (ohraničiť jeho platnosť napr. trvaním pracovného pomeru).

Súhlas daný v písomnej podobe je bez vlastnoručného podpisu toho, kto súhlas dáva, neplatný. Za súhlas v písomnej podobe sa považuje aj súhlas podpísaný zaručeným elektronickým podpisom.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 11 ods. 4

V zmysle zákona „prevádzkovateľ, ktorý je zamestnávateľom dotknutej osoby, je oprávnený sprístupniť alebo zverejniť jej osobné údaje v rozsahu titul, meno, priezvisko, pracovné, služobné alebo funkčné zaradenie, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo alebo elektronickú poštu na pracovisko a identifikačné údaje zamestnávateľa, ak je to potrebné v súvislosti s plnením pracovných, služobných alebo funkčných povinností dotknutej osoby. Sprístupnenie alebo zverejnenie osobných údajov nesmie narušiť vážnosť, dôstojnosť a bezpečnosť dotknutej osoby.“zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 12 ods. 3 Keďže monitoring zamestnancov prostredníctvom systému GPS úzko súvisí s plnením pracovných úloh zamestnanca, udelenie súhlasu v zmysle zákona nie je nutné. Ak je však systém monitorovania nastavený tak, že zaznamenáva, zobrazuje či uchováva i trasy, ktoré ubehne zamestnanec súkromne, je nutné ho považovať za dotknutú osobu v zmysle zákona a udelenie súhlasu je v tomto prípade nevyhnutné.

Sprostredkovateľom je „každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa, v rozsahu a za podmienok dojednaných s prevádzkovateľom v písomnej zmluve podľa § 8 a v súlade s týmto zákonom“.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 4 ods. 2 písm. d) Prevádzkovateľ môže na základe písomnej zmluvy poveriť spracúvaním osobných údajov sprostredkovateľa. Sprostredkovateľom podľa zákona o ochrane osobných údajov sa tak stáva spoločnosť poskytujúca službu monitorovania motorových vozidiel prostredníctvom systému GPS. Na účely jej poverenia spracúvaním osobných údajov sa súhlas dotknutej osoby (zamestnanca) nevyžaduje.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 8 ods. 1 To znamená, že ak zamestnávateľ splnil všetky svoje zákonné povinnosti, nie je povinný informovať zamestnanca o uzatvorení zmluvy so sprostredkovateľom a nie je nutné ani udelenie súhlasu so spracovaním osobných údajov zamestnanca pre sprostredkovateľa osobitne.

Prevádzkovateľ, v tomto prípade zamestnávateľ, je povinný uzatvoriť so sprostredkovateľom zmluvu pred začatím spracúvania osobných údajov. Spoločnosť poskytujúca službu monitorovania vozidiel prostredníctvom systému GPS je oprávnená spracúvať osobné údaje len v rozsahu, za podmienok a na účel dojednaný so zamestnávateľom v zmluve a spôsobom podľa zákona o ochrane osobných údajov.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 8 ods. 3

Zamestnávateľ je pri výbere sprostredkovateľa povinný dbať na jeho technickú, organizačnú, odbornú a personálnu spôsobilosť a jeho schopnosť zaručiť bezpečnosť spracúvaných osobných údajov (opatreniami podľa § 19 ods. 1 zákona) a nesmie zveriť spracúvanie osobných údajov spoločnosti, ak by tým mohli byť ohrozené práva a právom chránené záujmy dotknutých osôb.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 8 ods. 2

„Sprostredkovateľ vykonáva spracúvanie osobných údajov osobne, pokiaľ si s prevádzkovateľom písomne v zmluve nedohodne, že spracúvanie osobných údajov vykoná prostredníctvom inej osoby („subdodávateľ“). Subdodávateľ spracúva osobné údaje a zabezpečuje ich ochranu na zodpovednosť sprostredkovateľa. Ustanovenia zákona o sprostredkovateľovi sa vzťahujú aj na subdodávateľa.“zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 8 ods. 5

Zmluva, v ktorej je upravené spracovanie osobných údajov, musí obsahovať:

a) údaje o zmluvných stranách (ďalej len „identifikačné údaje“);

• titul, meno, priezvisko, dátum narodenia a adresu trvalého pobytu, ak ide o fyzickú osobu,
• názov, právnu formu, adresu sídla a identifikačné číslo, ak ide o právnickú osobu,
• obchodné meno, adresu miesta podnikania a identifikačné číslo, ak ide o fyzickú osobu – podnikateľa,

b) deň, od ktorého je sprostredkovateľ oprávnený začať so spracúvaním osobných údajov v mene prevádzkovateľa (deň začatia poskytovania služby),

c) účel spracúvania osobných údajov (zaznamenávanie trás zamestnancov ubehnutých motorovým vozidlom vo vlastníctve zamestnávateľa),

d) názov informačného systému,

e) zoznam osobných údajov, ktoré sa budú spracúvať; zoznam osobných údajov možno nahradiť rozsahom osobných údajov podľa § 10 ods. 4 zákona,

f) okruh dotknutých osôb (teda zamestnanci – vodiči),

g) podmienky spracúvania osobných údajov vrátane zoznamu povolených operácií s osobnými údajmi (zamestnávateľ nie je oprávnený uchovávať ani spracovávať údaje o pohybe zamestnanca v čase využitia vozidla na súkromné účely),

h) vyhlásenie prevádzkovateľa (zamestnávateľa), že pri výbere sprostredkovateľa postupoval podľa odseku 2 prvej vety,

i) súhlas prevádzkovateľa (zamestnávateľa) na spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľom prostredníctvom inej osoby, ak postupujú podľa odseku 5,

j) dobu, na ktorú sa zmluva uzatvára,

k) dátum uzatvorenia zmluvy a podpisy zmluvných strán.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, §8 ods. 4

Ak spoločnosť poskytujúca službu monitorovania vozidiel prostredníctvom systému GPS dôjde k záveru, že zamestnávateľ sa pri spracúvaní osobných údajov dopustil zjavného porušenia zákona, je povinný ho na to písomne upozorniť. Do vykonania nápravy vykoná len tie operácie s osobnými údajmi, ktoré neznesú odklad. Zamestnávateľ je povinný bez zbytočného odkladu vykonať nápravu tohto stavu (najneskôr však v lehote jedného mesiaca odo dňa doručenia písomného upozornenia), inak je spoločnosť povinná o tom bez zbytočného odkladu informovať Úrad na ochranu osobných údajov.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, §8 ods. 8 Spoločnosť zodpovedá za porušenie povinnosti a za škodu spôsobenú porušením tejto povinnosti spoločne a nerozdielne spolu so zamestnávateľom, ak si nesplní túto povinnosť.zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, § 8 ods. 9

Výška pokuty, ktorú je Úrad na ochranu osobných údajov oprávnený uložiť vo veci porušenia povinností vyplývajúcich zo zákona, sa pohybuje od 1 000 eur do 300 000 eur v závislosti od konkrétneho porušenia.

Monitorovanie pohybu motorových vozidiel zamestnávateľa sa po splnení všetkých legislatívnych požiadaviek môže stať veľmi efektívnym nástrojom na kontrolu plnenia pracovných povinností zamestnancov, pracovnej disciplíny, no i na zvýšenie efektivity spôsobu výkonu práce či zvýšenie miery bezpečnosti zamestnanca i samotného majetku – vozidla. Zamestnávatelia ale často poskytujú zamestnancom vozidlá i na súkromné účely v rámci systému benefitov či iného ocenenia kvality ich práce. Najmä v tomto prípade by nemali zabúdať na právo na súkromie a i keď je vozidlo ich majetkom, nemali by mať žiadne informácie o pohybe zamestnanca, čo je okrem splnenia zákonov platných v Slovenskej republike i prejavom dôvery, ktorú k zamestnancovi má.

Dole podpísaný XX (ďalej aj len ako „Zamestnanec“), ako užívateľ motorových vozidiel pridelených zamestnávateľom XY (ďalej len „Spoločnosť“) zastúpeným ZZ (ďalej aj len ako „Zamestnávate“), v zmysle platnej Smernice o používaní motorových vozidiel na služobné a súkromné účely, udeľujem Zamestnávateľovi výslovný súhlas na spracúvanie:

mojich osobných údajov týkajúcich sa súkromnej prevádzky mnou užívaných motorových vozidiel (po prepnutí spínača zabezpečujúceho odlíšenie služobnej a súkromnej jazdy) v nasledovnom rozsahu:

• meno a priezvisko,
• GPS súradnice motorového vozidla,
• evidenčné číslo prideleného motorového vozidla;
• ďalšie prevádzkové údaje, najmä:
• dátum jazdy,
• počet najazdených kilometrov v rámci jazdy a celkový počet najazdených kilometrov po ukončení každej jazdy,
• maximálna rýchlosť vozidla počas jazdy,
• stav tachometra vozidla.

Vyššie uvedené údaje budú spracovávané na účely:

• ochrany motorového vozidla pred poškodením alebo krádežou,
• evidencie využitia vozidla na súkromné účely a spotreby pohonných látok vozidla na súkromné a služobné účely,
• evidencie počtu najazdených kilometrov vozidla.

Tento súhlas na spracúvanie údajov vo vyššie uvedenom rozsahu udeľujem Zamestnávateľovi dobrovoľne a vedome, pričom som oboznámený s podmienkami spracúvania mojich osobných údajov a prevádzkových údajov.

Som si vedomý, že spracovanie mojich osobných údajov s použitím satelitného systému GPS bude prebiehať počas vedenia vozidla nepretržite od aktivácie po deaktiváciu monitorovacej jednotky prideleného služobného motorového vozidla a uvedené osobné údaje budú zapisované do informačného systému podľa mojej voľby na prepínači označujúcom (rozdeľujúcom zápis) služobné a súkromné použitie prideleného motorového vozidla.

Predmetné údaje budú uchovávané po dobu x rokov od prvého dňa prvého mesiaca roka nasledujúceho po roku, v ktorom bola príslušná jazda uskutočnená. Tento súhlas udeľujem po dobu užívania vozidiel prevádzkovaných Zamestnávateľom, vybavených monitorovacou jednotkou GPS.

A. Monitoring GPS pri používaní vozidla zamestnancom len v súvislosti s plnením pracovných povinností

Monitoring GPS pri používaní vozidla zamestnancom len v súvislosti s plnením pracovných povinností na účely  § 12 ods. 3 je možný bez súhlasu zamestnanca. Zamestnávateľ je povinný mať bezpečnostný projekt a následne, ak má zodpovednú osobu, stačí, keď systém eviduje, nie registruje.

B. Monitoring GPS pri používaní vozidla zamestnancom aj na súkromné účely

Pre monitoring GPS pri používaní vozidla zamestnancom aj na súkromné účely je potrebný súhlas zamestnanca – dotknutej osoby (Pozn. môže tam vystupovať aj tretia osoba, ale ako technická podpora, nie ako sprostredkovateľ, tretia osoba by bola sprostredkovateľom len vtedy, ak by spracúvala osobné údaje zamestnanca, to že napr. vyhodnocuje trasy auta podľa GPS, ale nevie, kto auto má a pod., sa za spracúvanie osobných údajov z pohľadu sprostredkovateľa nepovažuje, je to len technická podpora.).

C. Monitoring GPS pri používaní vozidla zamestnancom aj na súkromné účely prostredníctvom sprostredkovateľa (t. j. sprostredkovateľ má prístup napr. do časti mzdového systému a vyhodnocuje jazdy spolu s priradením osobných údajov zamestnanca)

Prevádzkovateľ môže na základe písomnej zmluvy poveriť spracúvaním osobných údajov sprostredkovateľa.  Ak zamestnávateľ splnil všetky svoje zákonné povinnosti, ktorými sú bezpečnostný projekt, smernica, zodpovedná osoba, evidencia systému, odôvodnenie účelu zbierania osobných údajov zamestnanca, preverenie výberu sprostredkovateľa, všetky úkony smerujúce k zabezpečeniu osobných údajov svojho zamestnanca, zverejnenie informácie o sprostredkovateľovi na webe, nie je povinný informovať zamestnanca o uzatvorení zmluvy so sprostredkovateľom a nie je nutné ani udelenie súhlasu so spracovaním osobných údajov zamestnanca pre sprostredkovateľa osobitne.

POUŽITÁ LITERATÚRA:

• zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce (ZP)
• zákon č. 122/2013 Z. z.  o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
• http://www.epravo.sk/top/clanky/monitoring-zamestnancov-ano-ale-279.html
• http://sk.wikipedia.org/wiki/Glob%C3%A1lny_lokaliza%C4%8Dn%C3%BD_syst%C3%A9m
• http://auto.pravda.sk/poradna/clanok/5498-gps-a-zakon-prava-firiem-a-zamestnancov-pri-monitorovani-aut/