Povinnosti zamestnávateľa v oblasti mzdového účtovníctva pri uzatváraní roku 2014 a pri prechode na rok 2015

Povinnosť tvorby rezerv vyplýva z § 26 ods. 3 zákona o účtovníctve. Zásady pre tvorbu a použitie rezerv sú ustanovené v § 19 postupov účtovania v podvojnom účtovníctve.

Rezerva je záväzok predstavujúci existujúcu povinnosť zamestnávateľa, ktorá vzniká z minulých udalostí, pričom ak nie je známa výška tohto záväzku, ocení sa odhadom v sume dostatočnej na splnenie existujúcej povinnosti ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Spôsob tvorby a použitia rezerv by mal byť stanovený vo vnútornom predpise zamestnávateľa. Rezervy sú predmetom dokladovej inventúry a pri inventarizácii sa posudzuje ich výška a opodstatnenosť.

Zamestnávatelia účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva rezervy v súvislosti so mzdovými výdavkami netvoria. Zamestnávatelia účtujúci v sústave podvojného účtovníctva sú v zmysle § 19 ods. 7 postupov účtovania povinní tvoriť nasledovné rezervy súvisiace so mzdovými nákladmi:

• rezervy na odstupné, ktoré sa tvoria na základe povinnosti zamestnávateľa vyplatiť odstupné v zmysle Zákonníka práce, resp. kolektívnej zmluvy, pričom dôvodom pre tvorbu rezervy je očakávané znižovanie počtu zamestnancov alebo iných reštrukturalizačných opatrení,
• rezervy na nevyčerpané dovolenky vrátane sociálneho a zdravotného poistenia, ktoré sa tvoria v prípade, ak zamestnanec nevyčerpal svoju riadnu dovolenku za kalendárny rok do konca tohto roka a využije možnosť čerpania zostatku tejto dovolenky do konca budúceho kalendárneho roka, pričom pri výpočte rezervy sa vychádza z priemerného zárobku zamestnanca a z predpokladanej náhrady za nevyčerpanú dovolenku sa musí tvoriť aj rezerva na sociálne a zdravotné poistenie, ktoré platí zamestnávateľ,
• rezervy na odmeny členom dozornej rady a iných orgánov spoločnosti, ktoré sa vytvárajú na odmeny členom dozornej rady a iných orgánov účtovnej jednotky za ich prácu pre účtovnú jednotku za účtovné obdobie a ktoré budú vyplatené v nasledujúcom účtovnom období, pričom nárok na odmenu vyplýva zo stanov spoločnosti alebo z iných interných predpisov,
• rezervy na vyplácanie prémií a odmien, ktoré sa tvoria v prípadoch, ak účtovná jednotka má povinnosť vyplatenia prémií a odmien na základe dosiahnutého výsledku hospodárenia a do dňa, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, nie je známa výška týchto prémií a odmien, preto sa rezerva vytvára vo výške predpokladaných prémií a odmien vrátane povinného sociálneho a zdravotného poistenia plateného zamestnávateľom,
• rezervy na vyplácanie odchodného, vyplácanie plnení pre zamestnancov pri životných jubileách alebo pracovných jubileách a iných plnení pre zamestnancov, ktoré sa tvoria v prípadoch, ak v nasledujúcom účtovnom období vznikne zamestnancom nárok na odchodné a iné zamestnanecké požitky v zmysle Zákonníka práce, kolektívnej zmluvy alebo iných predpisov, pričom pri výpočte je možné vychádzať z priemerného zárobku zamestnancov.

Poznámka redakcie:
§ 26 ods. 3 zákona o účtovníctve
§ 19 postupov účtovania v podvojnom účtovníctve

Podmienky nároku na dovolenku, krátenia dovolenky, čerpania dovolenky a poskytovania náhrad za dovolenku sú ustanovené v § 100 až § 117 Zákonníka práce.

Za účelom sledovania uvedených skutočností je vhodné, aby mal zamestnávateľ vypracovaný prehľad o nároku, krátení, čerpaní a zostatku dovolenky podľa jednotlivých zamestnancov. Ak si zamestnanec nemôže vyčerpať dovolenku v kalendárnom roku preto, že zamestnávateľ neurčil jej čerpanie, alebo pre prekážky v práci na strane zamestnanca, zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi dovolenku tak, aby sa skončila najneskôr do konca nasledujúceho kalendárneho roka.

V súlade s § 116 Zákonníka práce zamestnancovi za vyčerpanú dovolenku patrí náhrada mzdy v sume jeho priemerného zárobku. Ak zamestnanec nevyčerpá dovolenku do konca nasledujúceho kalendárneho roka, zamestnávateľ je povinný vyplatiť mu náhradu mzdy za tú časť nevyčerpanej dovolenky, ktorá presahuje štyri týždne. Zamestnanec nemá nárok na preplatenie nevyčerpaných prvých štyroch týždňov dovolenky, ktoré si nevyčerpal ani do konca nasledujúceho kalendárneho roka.Výnimkou je prípad, kedy zamestnanec ukončí pracovný pomer. Pri skončení pracovného pomeru sa zamestnancovi preplatí celý zostatok dovolenky z predchádzajúceho kalendárneho roka a zostatok z aktuálneho roka.

Podľa § 117 Zákonníka práce zamestnanec je povinný vrátiť vyplatenú náhradu mzdy za dovolenku alebo jej časť, na ktorú stratil nárok alebo na ktorú mu nárok nevznikol.

Zamestnávateľ mu môže neoprávnene poskytnutú náhradu mzdy zraziť zo mzdy podľa § 131 ods. 2 písm. g) Zákonníka práce aj bez písomného súhlasu zamestnanca.

Poznámka redakcie:
§ 100 až § 117 Zákonníka práce

Každá účtovná jednotka je v zmysle § 29 zákona o účtovníctve povinná vykonať ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka, inventarizáciu majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov.

Zamestnávateľ účtujúci v sústave podvojného účtovníctva musí v súvislosti s poskytovaním mzdy odsúhlasiť obraty na nákladových účtoch, t. j. na účtoch 521 – Mzdové náklady, 522 – Príjmy spoločníkov a členov zo závislej činnosti, 523 – Odmeny členom orgánov spoločnosti, 524 – Zákonné sociálne poistenie, 525 – Ostatné sociálne poistenie, 527 – Zákonné sociálne náklady, 528 – Ostatné sociálne náklady, s dôrazom na rozčlenenie nákladov na daňové a nedaňové, za účelom správneho vykázania daňového základu pre účely dane z príjmov. V rámci dokladovej inventúry musí odsúhlasiť zostatky záväzkových a pohľadávkových účtov a porovnať s dokladmi preukazujúcimi výšku záväzku alebo pohľadávky, t. j. zostatky na účtoch 331 – Zamestnanci, 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom, 335 – Pohľadávky voči zamestnancom, 336 – Zúčtovanie s orgánmi sociálneho poistenia a zdravotného poistenia, 342 – Ostatné priame dane, 323 – Krátkodobé rezervy, 383 – Výdavky budúcich období.

Zamestnávateľ účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva musí odsúhlasiť súčty položiek mzdy a poistné a príspevky platené zamestnávateľom za zamestnancov v peňažnom denníku. Zároveň musí odsúhlasiť neuhradené záväzky, prípadne pohľadávky týkajúce sa miezd a odvodov v knihe záväzkov alebo knihe pohľadávok, t. j. záväzky alebo pohľadávky voči zamestnancom, daňovému úradu, Sociálnej poisťovni, zdravotným poisťovniam a iným inštitúciám a porovnať ich s dokladmi preukazujúcimi výšku záväzku alebo pohľadávky.

Poznámka redakcie:
§ 29 zákona o účtovníctve

Sociálny fond vo výške povinného prídelu v zmysle § 3 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom fonde sa tvorí ako úhrn v rozsahu minimálne 0,6 % a maximálne 1 % zo základu, ktorým je súhrn hrubých miezd a platov podľa § 118 ods. 2 Zákonníka práce zaúčtovaných zamestnancom na výplatu za kalendárny rok. Základom pre tvorbu sociálneho fondu je teda peňažné plnenie alebo plnenie peňažnej povahy (naturálna mzda) poskytované zamestnancovi zamestnávateľom za prácu. V zmysle § 118 Zákonníka práce sa za mzdu nepovažujú plnenia poskytované v súvislosti so zamestnaním podľa Zákonníka práce alebo iných predpisov, najmä náhrady mzdy, odstupné a odchodné, cestovné náhrady, príspevky zo sociálneho fondu, výnosy z kapitálových podielov alebo obligácií, náhrada za pracovnú pohotovosť a ďalšie plnenia zo zisku po zdanení.

U zamestnávateľa, ktorého predmet činnosti je zameraný na dosiahnutie zisku, je povinná tvorba sociálneho fondu prídelom vo výške 0,6 % z objemu hrubých miezd vyplatených za kalendárny rok bez ohľadu na vykázanie zisku alebo straty z podnikania. Ak takýto zamestnávateľ:

• v predchádzajúcom roku dosiahne zisk,
• a súčasne má za tento rok vysporiadané všetky svoje daňové a odvodové povinnosti voči štátnemu rozpočtu, obciam, vyššiemu územnému celku, všetkým zdravotným poisťovniam, Sociálnej poisťovni,

môže v nasledujúcom roku tvoriť sociálny fond až 1 % prídelom zo základu.

V priebehu roka je základom na určenie mesačného prídelu úhrn hrubých miezd a platov za príslušný kalendárny mesiac. V zmysle § 6 ods. 2 zákona sa sociálny fond tvorí najneskôr v deň dohodnutý na výplatu mzdy, za mesiac december sa môže tvoriť z predpokladanej výšky miezd a previesť na účet fondu do 31. decembra.

Ak sa mzda vypláca vo viacerých výplatných termínoch, za deň výplaty sa považuje posledný dohodnutý deň výplaty.

Prevod finančných prostriedkov sa uskutoční do 5 dní po dni dohodnutom na výplatu mzdy, najneskôr do konca kalendárneho roka.

Zúčtovanie prostriedkov sociálneho fondu za kalendárny rok v zmysle § 6 ods. 3 zákona je zamestnávateľ povinný vykonať do 31. januára nasledujúceho roka.

Poznámka redakcie:
§ 3 ods. 1 písm. a) zákona o sociálnom fonde
§ 6 ods. 2 a ods. 3 zákona o sociálnom fonde

Zamestnávateľ v súvislosti s poskytovaním mzdy vedie rôzne evidencie.

Povinnosť vedenia evidencie na daňové účely, na účely zdravotného poistenia a na účely sociálneho poistenia a náležitosti týchto evidencií sú stanovené zákonom.

Základným dokladom evidencie je mzdový list zamestnanca. Je vhodné, aby mzdové listy v praxi obsahovali všetky náležitosti, ktoré je zamestnávateľ povinný evidovať v zmysle právnych predpisov, t. j.:

• v zmysle Zákonníka práce – údaje o jednotlivých zložkách mzdy, o jednotlivých plneniach poskytovaných v súvislosti so zamestnaním, o vykonaných zrážkach a o celkovej cene práce,
• v zmysle zákona o dani z príjmov – údaje pre zdaňovanie príjmov zo závislej činnosti,
• v zmysle zákona o sociálnom poistení – údaje potrebné pre účely evidencie na starobné poistenie, starobné dôchodkové sporenie,
• v zmysle zákona o zdravotnom poistení – údaje potrebné pre zdravotné poistenie.

5.1. Evidencia na daňové účely

V zmysle § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov je zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ je povinný viesť mzdové listy pre každú fyzickú osobu, ktorej poskytuje príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov, t. j. pre zamestnancov v pracovnom pomere, pre osoby vykonávajúce práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, osoby vykonávajúce závislú prácu na základe iných zmlúv, iné osoby, ktorým poskytuje zdaniteľný príjem, napr. bývalým zamestnancom príjem zo sociálneho fondu. Mzdové listy nie je povinný viesť pre osoby, ktoré majú účasť na základnom imaní obchodnej spoločnosti, ktorým vypláca podiely na zisku (ak nie sú zároveň aj zamestnancami spoločnosti).

Mzdový list pre daňové účely musí obsahovať:

• meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
• rodné číslo zamestnanca,
• adresu trvalého pobytu zamestnanca,
• mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane a daňový bonus,
• výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
• za každý kalendárny mesiac:
• počet dní výkonu práce,
• úhrn vyplatených zdaniteľných miezd bez ohľadu na to, či ide o peňažné alebo nepeňažné plnenie,
• sumy oslobodené od dane,
• sumy poistného a príspevku, ktoré je povinný platiť zamestnanec,
• základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľnú mzdu, preddavok na daň,
• sumu daňového bonusu,
• sumu dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie, ktoré odvádza zamestnávateľ,
• za zdaňovacie obdobie súčet jednotlivých údajov uvedených v prechádzajúcom bode,
• sumu vyplatenej zamestnaneckej prémie.

V mzdovom liste sa uvádza úhrn vyplatených zdaniteľných miezd za každý kalendárny mesiac a nie úhrn zúčtovaných zdaniteľných miezd, t. j. zúčtovaný, ale nevyplatený príjem v stanovenom výplatnom termíne sa v mzdovom liste v príslušnom mesiaci neuvádza. Do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za príslušný kalendárny mesiac sa zahrnujú len príjmy vyplatené do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca a do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za zdaňovacie obdobie sa zahrnujú len príjmy vyplatené zamestnancom do 31. 1. nasledujúceho roka. Vyplýva to z:

• § 129 Zákonníka práce, v zmysle ktorého je mzda splatná pozadu za mesačné obdobie, a to do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca, ak v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve nebolo dohodnuté inak,
• § 4 ods. 3 zákona o dani z príjmov, v zmysle ktorého príjmy zo závislej činnosti plynúce najdlhšie do 31. januára po skončení zdaňovacieho obdobia, za ktoré sa dosiahli, sú súčasťou základu dane za toto zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ musí zabezpečiť, aby sa v rámci spracovania miezd po mesačnej uzávierke zo zúčtovaných miezd do mzdových listov zaúčtovali len údaje súvisiace s vyplateným príjmom v súlade s § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov tak, aby sa za každý kalendárny mesiac zaúčtoval iba:

• úhrn vyplatených zdaniteľných príjmov,
• úhrn preddavkov na daň súvisiacich s vyplateným príjmom,
• úhrn poistného a príspevkov, ktoré je povinný platiť zamestnanec, súvisiaci s vyplateným príjmom.

Náležitosti výplatných listín v zákone stanovené nie sú. V praxi obsahujú rovnaké údaje ako mzdové listy. Vyhotovujú sa za mesačné obdobie pre každého zamestnanca a zároveň ako súhrnná výplatná listina za mesačné obdobie v súhrne za všetkých zamestnancov a v rámci ročnej uzávierky ako súhrnná výplatná listina za príslušný kalendárny rok v súhrne za všetkých zamestnancov. Súhrnná výplatná listina každého zamestnanca osobitne predstavuje v podstate mzdový list, tzv. ročný mzdový list.

V prípade, že zamestnávateľ vypláca zamestnancom iba nepeňažné príjmy (za poskytnutie motorového vozidla zamestnávateľa na služobné a súkromné účely, v súvislosti s realizáciou zamestnaneckej opcie, ak zamestnanec prijme cenu alebo výhru zo súťaže vyhlásenej zamestnávateľom) a nevedie im mzdové listy, je povinný viesť evidenciu, ktorá musí obsahovať:

• meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
• rodné číslo zamestnanca,
• adresu trvalého pobytu zamestnanca,
• údaj o trvaní pracovnej činnosti,
• úhrn nepeňažných príjmov.

5.2. Evidencia na účely zdravotného poistenia

Zamestnávateľ je v zmysle § 24 písm. e) zákona o zdravotnom poistení povinný viesť a po dobu 10 rokov uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch a ktorá musí obsahovať:

• meno a priezvisko, a to aj predchádzajúce, rodné číslo, u cudzinca dátum narodenia, ak rodné číslo nemá, adresu trvalého pobytu,
• údaje o vzniku a zániku verejného zdravotného poistenia,
• počet dní, za ktoré sa platí poistné, v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• príjem zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• úhrn zaplatených preddavkov zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• úhrn zaplatených preddavkov zamestnávateľa za zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
• údaje o vzniku skutočnosti, že platiteľom poistného je štát.

Zamestnávateľ je zároveň povinný po dobu 10 rokov uchovávať účtovné doklady a iné doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby poistného, výšky poistného a jeho platenia.

5.3. Evidencia na účely sociálneho poistenia

Zamestnávateľ po skončení pracovného pomeru so zamestnancami je povinný po dobu 10 rokov, počas ktorej existuje v zmysle § 147 ods. 1 zákona o sociálnom poistení právo Sociálnej poisťovne predpísať poistné, uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch v zmysle § 232 ods. 2 zákona.

Evidencia musí obsahovať:

• priezvisko vrátane všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav a miesto trvalého pobytu,
• identifikačné číslo sociálneho poistenia fyzickej osoby,
• deň vzniku pracovného pomeru a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi,
• vymeriavací základ zamestnanca neobmedzený maximálnou výškou podľa § 138 ods. 6,
• obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie,
• obdobie materskej dovolenky, obdobie rodičovskej dovolenky.

V zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a túto evidenciu predložiť pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od:

• uplatnenia nároku zamestnancom na dôchodkovú dávku, pričom sa nevyžaduje ukončenie pracovnoprávneho vzťahu,
• skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu zamestnanca k zamestnávateľovi,

podaním Evidenčného listu dôchodkového poistenia v papierovej forme alebo elektronickej forme.

Povinnosť viesť a predkladať evidenčné listy je uložená všetkým zamestnávateľom. Evidenčné listy je potrebné vyhotovovať pre všetkých zamestnancov s právom na pravidelný aj nepravidelný príjem – poistencov, za ktorých sa počas trvania pracovnoprávneho vzťahu platilo poistné na dôchodkové poistenie. Je vhodné, aby zamestnávateľ pri vedení, vyplňovaní a predkladaní evidenčných listov postupoval v súlade s metodickým usmernením pre zamestnávateľov a návodom na vyplnenie jednotlivých rubrík evidenčného listu vydanými Sociálnou poisťovňou. Evidenčné listy dôchodkového poistenia sú rozhodujúce podklady pre určenie nároku na dôchodok a výpočet výšky dôchodku, preto im zamestnávateľ musí venovať náležitú pozornosť.

V Evidenčnom liste dôchodkového poistenia zamestnávateľ okrem identifikačných údajov poistenca (zamestnanca) a zamestnávateľa a doby trvania pracovného pomeru alebo iného pracovného vzťahu uvádza v členení na jednotlivé kalendárne roky:

• obdobie dôchodkového poistenia, t. j. obdobie účasti na povinnom dôchodkovom poistení, uvedením:
• znaku poistenia: A – zamestnanec (platí aj pre dohodárov), MD – materská dovolenka, RD – rodičovská dovolenka (do 30. 6. 2005), VS – vojenská služba (do 31. 12. 2005), CS – civilná služba (do 31. 12. 2005),
• obdobia poistenia: obdobie účasti na povinnom dôchodkovom poistení od – do, pričom:
• ak v kalendárnom roku bolo dôchodkové poistenie prerušené, obdobie prerušenia sa neuvádza,
• ak zamestnanec po dosiahnutí dôchodkového veku nepožiadal o starobný dôchodok, kalendárny rok sa rozdelí do dvoch riadkov,
• u dohodárov sa započíta len obdobie, v ktorom bol dohodár dôchodkovo poistený a zároveň mal aj vymeriavací základ na platenie poistného na dôchodkové poistenie,
• vymeriavací základ, t. j. úhrn vymeriavacích základov za príslušné obdobie povinného dôchodkového poistenia (nie úhrn dosiahnutého príjmu zamestnanca, ale úhrn vymeriavacích základov, z ktorých sa platilo poistné na dôchodkové poistenie, údaj za príslušný rok musí byť zhodný s úhrnom vymeriavacích základov vykázaných v mesačných výkazoch a výkazoch poistného a príspevkov za príslušný rok),
• vymeriavací základ počas vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. vymeriavací základ dosiahnutý počas:
• poskytovania vyrovnávacej dávky,
• poskytovania náhrady mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže prideľovať zamestnancovi prácu podľa § 142 ods. 4 Zákonníka práce,

pričom tento vymeriavací základ je zahrnutý aj v celkovom vymeriavacom základe,

• počet kalendárnych dní vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. kalendárnych dní:
• počas ktorých mal zamestnanec nárok na nemocenské, ošetrovné,
• ošetrovania člena rodiny od 11. dňa potreby ošetrovania do skončenia doby ošetrovania,
• počas ktorých sa rodič staral o dieťa do šiestich rokov veku alebo o dieťa s dlhodobo nepriaznivým zdravotným stavom do siedmich rokov, ktorému sa neposkytovala starostlivosť v zariadení sociálnych služieb,
• materskej dovolenky, rodičovskej dovolenky, poskytovania vyrovnávacej dávky,
• základnej služby, náhradnej služby alebo zdokonaľovacej služby v rámci vojenskej služby,
• civilnej služby,
• počas ktorých sa poskytovala náhrada mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže zamestnancovi prideľovať prácu,
• účasti na zákonnom štrajku.

Aj napriek tomu, že zamestnávateľ je povinný Evidenčný list dôchodkového poistenia predložiť Sociálnej poisťovni pri uplatnení nároku na dôchodkovú dávku a pri skončení pracovnoprávneho vzťahu, je vhodné údaje za príslušný kalendárny rok do evidenčného listu zapisovať po odsúhlasení a uzatvorení mzdových listov. Zamestnávatelia sú povinní aj za zamestnancov vykonávajúcich práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru predkladať Evidenčné listy dôchodkového poistenia v zákonom stanovenej lehote s výnimkou, ak zamestnanec pracujúci na dohodu bude u toho istého zamestnávateľa opakovane vykonávať činnosť na základe ďalšej dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

V takýchto prípadoch, podľa metodického usmernenia vydaného Sociálnou poisťovňou, zamestnávateľ predloží evidenčný list za zamestnanca na dohodu vždy, ak od skončenia poslednej dohody uplynul jeden rok a nebola uzatvorená nová dohoda.

5.4. Uchovávanie evidencií o zamestnancoch

Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.

Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovnoprávneho vzťahu.

Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovnoprávneho vzťahu. Je vhodné uchovávať ich po dobu ako ročné mzdové listy zamestnancov.

Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.

Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve, t. j.:

• stanovenie doby úschovy tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,
• povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu,
• pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve,
• pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve, na ktorý sa v § 39 ods. 8 zákon o dani z príjmov ohľadne uchovávania povinne vedených dokladov pre daňové účely odvoláva, ani iné predpisy nestanovujú povinnú dobu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne.

Je vhodné stanoviť pomerne dlhú dobu úschovy, pretože ide o dokumenty preukazujúce nároky zamestnancov vyplývajúce zo zákona o sociálnom poistení, uplatňované až po uplynutí niekedy aj desiatok rokov.

Poznámka redakcie:
§ 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov
§ 39 ods. 8 zákon o dani z príjmov
§ 24 písm. e) zákona o zdravotnom poistení
§ 231 ods. 1 písm. j) zákona o sociálnom poistení
§ 35 a § 36 zákona o účtovníctve

Zamestnávateľ je v zmysle § 39 ods. 5 zákona o dani z príjmov povinný za obdobie, za ktoré zamestnancovi vyplácal zdaniteľný príjem, vystaviť potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti z údajov uvedených na mzdovom liste, ktoré sú rozhodujúce na výpočet základu dane, preddavkov na daň, dane, priznanie zamestnaneckej prémie a na priznanie daňového bonusu za príslušné zdaňovacie obdobie, a doručiť najneskôr do:

• 10. februára po skončení zdaňovacieho obdobia zamestnancovi, ktorý žiada o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa, ak do 5. februára požiada o vydanie potvrdenia – potvrdenie bude prílohou k žiadosti zamestnanca o vykonanie ročného zúčtovania iného zamestnávateľa,
• 10. marca po skončení zdaňovacieho obdobia, v ktorom sa podáva daňové priznanie, zamestnancovi – potvrdenie bude prílohou k daňovému priznaniu k dani z príjmov fyzickej osoby, ktoré podá zamestnanec sám.

Ak zamestnávateľ v potvrdení za zdaňovacie obdobie neuviedol správne údaje, v súlade s § 40 ods. 7 zákona je povinný zamestnancovi vystaviť opravné potvrdenie v lehote do jedného mesiaca odo dňa nadobudnutia právoplatnosti platového výmeru, ktorým sa mu vyrubila daň alebo rozdiel dane, alebo do konca mesiaca nasledujúceho po mesiaci, v ktorom túto skutočnosť zistil alebo na ňu upozornil zamestnanec.

Finančné riaditeľstvo SR určilo pre zdaňovacie obdobie roku 2014 vzor tlačiva: Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o daňovom bonuse na vyživované dieťa podľa § 39 ods. 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov za zdaňovacie obdobie 2014.

Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch na uvedenom tlačive zamestnávateľ:

• mohol vystavovať v priebehu zdaňovacieho obdobia roku 2014 predovšetkým pri skončení pracovnoprávneho vzťahu so zamestnancom za účelom plnenia povinností vyplývajúcich z § 75 ods. 2 písm. d) Zákonníka práce, v zmysle ktorého je povinný zamestnancovi vydať potvrdenie o zamestnaní a uviesť údaje o poskytnutej mzde, o zrazených preddavkoch na daň a o ďalších skutočnostiach rozhodujúcich pre ročné zúčtovanie preddavkov na daň,
• je povinný vystaviť po skončení zdaňovacieho obdobia roku 2014 zamestnancovi, ktorému nebude robiť ročné zúčtovanie preddavkov na daň do 10. 2. 2015, resp. do 10. 3. 2015.

V Potvrdení o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti za rok 2014 sa okrem základných identifikačných údajov zamestnanca a zamestnávateľa uvádza:

• riadok 01 – úhrn vyplatených zdaniteľných príjmov zo závislej činnosti vrátane ich doplatkov za minulé roky, okrem príjmov, z ktorých sa daň vyberá zrážkou, t. j. príjmy zamestnanca z pracovného pomeru, príjmy na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, zdaniteľné odmeny za prácu spoločníka, konateľa, člena družstva, za funkciu člena dozornej rady, správnej rady, predstavenstva, príjmy plynúce z iných zmlúv, ak ide o závislú prácu, pričom sa uvádzajú príjmy v peňažnej i nepeňažnej forme (napr. príjem v súvislosti s používaním služobného motorového vozidla na súkromné účely, cenová zľava pri predaji výrobkov a služieb zamestnancovi) aj nepeňažné príjmy, z ktorých nebolo možné zraziť preddavok na daň a ktoré boli vyplatené najneskôr do 31. 1. 2015,
• riadok 02 – číselné označenie mesiacov, v ktorých boli uvedené príjmy zúčtované a vyplatené,
• riadok 03 – úhrn poistného a príspevkov na sociálne poistenie a úhrn poistného na zdravotné poistenie (preddavky na poistné aj nedoplatok z ročného zúčtovania zdravotného poistenia), ktoré platí zamestnanec a boli zrazené z uvedených príjmov podľa zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení, zákona č. 328/2002 Z. z. o sociálnom zabezpečení policajtov a vojakov a zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení,
• riadok 04 – čiastkový základ dane vypočítaný ako rozdiel riadkov 01 a 03,
• riadok 05 – úhrn preddavkov na daň zrazených podľa § 35 zákona o dani z príjmov zo závislej činnosti plynúcich zo zdrojov na území Slovenskej republiky, bez uplatnenia daňového bonusu,
• riadok 06 – suma nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka podľa § 11 ods. 2 písm. a) zákona, na ktorú zamestnávateľ v zdaňovacom období prihliadol, t. j. úhrnná výška uplatneného zníženia základu dane na daňovníka – suma je vždy násobkom počtu mesiacov a mesačnej nezdaniteľnej časti základu dane 316,94 € (za celý rok je to 3 803,28 € a nie 3 803,33 €),
• riadok 07 – suma zamestnávateľom zrazených dobrovoľných príspevkov na starobné dôchodkové sporenie v zdaňovacom období na účely nezdaniteľnej časti základu dane v sume preukázateľne zaplatených príspevkov podľa § 11 ods. 8 zákona,
• riadok 08 – priznaný a vyplatený daňový bonus v členení na každé dieťa, na ktoré si zamestnanec uplatňoval daňový bonus podľa § 33 zákona, s uvedením mena a priezviska dieťaťa, rodného čísla, kalendárnych mesiacov a sumy daňového bonusu (uvádzajú sa údaje o vyplatenom, nie o nárokovom bonuse, napr. ak mal zamestnanec v niektorom mesiaci príjem nižší ako polovica minimálnej mzdy, nárok na daňový bonus nemal a tento mesiac sa v potvrdení neuvádza),
• údaje potrebné na uplatnenie zamestnaneckej prémie:
• riadok 09 pracovný pomer – vyznačia sa kalendárne mesiace, za ktoré zamestnanec dosiahol zdaniteľné príjmy zo závislej činnosti podľa § 5 ods. 1 písm. a) a f) zákona zo súčasného alebo z predchádzajúceho pracovnoprávneho vzťahu, služobného pomeru, štátnozamestnaneckého pomeru alebo členského pomeru, alebo z obdobného vzťahu, okrem príjmov na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ako aj príjmy za prácu žiakov a študentov v rámci praktického vyučovania a príjmy z prostriedkov sociálneho fondu,
• riadok 10 dohody mimo pracovného pomeru – vyznačia sa kalendárne mesiace, za ktoré zamestnanec dosiahol zdaniteľné príjmy zo závislej činnosti z dohody o pracovnej činnosti, o vykonaní práce alebo o brigádnickej práci študentov,
• riadok 11 príspevok na podporu udržania v zamestnaní – vyznačí sa, či sa na zamestnanca poskytol alebo neposkytol príspevok na podporu udržania zamestnanca v zamestnaní podľa zákona č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti,
• riadok 12 príjmy uvedené v § 32a ods. 1 písm. a) bod 4 zákona – vyznačí sa, či zamestnanec poberal alebo nepoberal uvedené príjmy.

Poznámka redakcie:
§ 39 ods. 5 zákona o dani z príjmov

V oblasti mzdového účtovníctva sa od januára 2015 budú uplatňovať veličiny odvodené od všeobecného vymeriavacieho základu, priemernej mesačnej mzdy, životného minima, veličiny ustanovené právnymi predpismi i veličiny, ktoré budú závislé od údajov dosiahnutých v roku 2014.

7.1. Priemerný zárobok na pracovnoprávne účely

Výpočet a použitie priemerného zárobku vyplýva z § 134 Zákonníka práce a využíva sa všade tam, kde je potrebné poskytnúť peňažné plnenie, ktoré má charakter náhrady mzdy. Priemerný zárobok na pracovnoprávne účely zisťuje zamestnávateľ zo mzdy zamestnanca zúčtovanej na výplatu v rozhodujúcom období a z obdobia odpracovaného v rozhodujúcom období. Do mzdy sa musí zahrnúť aj peňažné vyjadrenie naturálnej mzdy vyplatenej v rozhodujúcom období. Do mzdy sa na účely zisťovania priemerného zárobku nezahŕňajú plnenia poskytované v súlade so zamestnaním v zmysle § 118 Zákonníka práce. Za odpracovaný čas sa považuje čas, v ktorom zamestnanec vykonával prácu, t. j. aj práca nadčas, vo sviatok či v noci. Za odpracovaný čas sa nepovažuje ospravedlnená neprítomnosť v práci bez ohľadu na to, či zamestnanec dostal náhradu mzdy alebo iné dávky. Rozhodujúcim obdobím je kalendárny štvrťrok predchádzajúci štvrťroku, v ktorom sa priemerný zárobok zisťuje. Priemerný zárobok sa zisťuje vždy k 1. dňu kalendárneho mesiaca nasledujúceho po rozhodujúcom období, t. j. vždy k 1. januáru, k 1. aprílu, k 1. júlu a k 1. októbru. Takto zistený priemerný zárobok sa používa počas celého kalendárneho štvrťroka.

Základnou podmienkou pre zistenie priemerného zárobku k 1. 1. 2015 je, že zamestnanec odpracoval v rozhodujúcom období (vo štvrtom štvrťroku 2014) aspoň 22 pracovných dní alebo 170 pracovných hodín. Pri splnení tejto podmienky sa priemerný hodinový zárobok vypočíta ako podiel úhrnu zúčtovanej mzdy v rozhodujúcom období a počtu odpracovaných hodín v rozhodujúcom období. Priemerný hodinový zárobok sa zaokrúhľuje na štyri desatinné miesta.

Ak je priemerný zárobok zamestnanca nižší ako minimálna mzda, na ktorú by zamestnancovi vznikol nárok v kalendárnom mesiaci, v ktorom vznikla potreba priemerný zárobok použiť, zvýši sa priemerný zárobok na sumu zodpovedajúcu tejto minimálnej mzde. Ak u zamestnávateľa nie je odmeňovanie zamestnancov dohodnuté v kolektívnej zmluve a priemerný zárobok zamestnanca je nižší ako príslušný minimálny mzdový nárok podľa § 120 ods. 4 Zákonníka práce, zvýši sa priemerný zárobok na sumu zodpovedajúcu tomuto minimálnemu mzdovému nároku.

Ak sa zamestnancovi v rozhodujúcom období zúčtuje na výplatu aj mzda, ktorá sa poskytuje za dlhšie obdobie ako kalendárny štvrťrok, pre účely zisťovania priemerného zárobku sa určí jej pomerná časť pripadajúca na kalendárny štvrťrok. Zvyšná časť sa zahrnie do mzdy pre zisťovanie priemerného zárobku v ďalšom období. Pri určovaní pomernej časti mzdy je potrebné prihliadať na podiel obdobia odpracovaného v rozhodujúcom období z fondu pracovného času na príslušné obdobie.

7.2. Denný vymeriavací základ pre určenie náhrady príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca

Podmienky nároku a poskytovania náhrady príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca upravuje zákon č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca v znení neskorších predpisov.

Rozhodujúce obdobie na určenie denného vymeriavacieho základu zamestnanca, ktorého obdobie nemocenského poistenia, za ktoré platí poistné na nemocenské poistenie, pred vznikom dočasnej pracovnej neschopnosti trvalo:

• najmenej 90 dní – je rozhodujúce obdobie podľa § 54 ods. 1 a 2 zákona o sociálnom poistení, t. j.:
• ak zamestnanec bol nemocensky poistený u toho istého zamestnávateľa nepretržite počas celého predchádzajúceho roka – rozhodujúce obdobie je predchádzajúci rok,
• ak nemocenské poistenie zamestnanca vzniklo v predchádzajúcom roku alebo v aktuálnom roku – rozhodujúce obdobie je obdobie od vzniku nemocenského poistenia do konca predchádzajúceho kalendárneho mesiaca,
• menej ako 90 dní – je podľa § 54 ods. 3 zákona o sociálnom poistení obdobie od vzniku nemocenského poistenia, okrem vzniku nemocenského poistenia z dôvodu zániku prerušenia nemocenského poistenia, do dňa predchádzajúceho dňu, v ktorom vznikla dočasná pracovná neschopnosť.

Denný vymeriavací základ zamestnanca je podiel súčtu vymeriavacích základov na platenie poistného na nemocenské poistenie dosiahnutých v rozhodujúcom období a počtu dní rozhodujúceho obdobia.

Denný vymeriavací základ zamestnanca, ktorý bol predtým dlhodobo nezamestnaný a nie je povinne nemocensky poistený, je podiel priemerného mesačného zárobku vypočítaného podľa § 134 Zákonníka práce a čísla 30,4167. Denný vymeriavací základ nesmie byť vyšší ako denný vymeriavací základ určený z 1,5-násobku všeobecného vymeriavacieho základu platného v kalendárnom roku, ktorý dva roky predchádza kalendárnemu roku, v ktorom vznikol dôvod na poskytnutie náhrady príjmu, t. j. v roku 2015 nesmie byť vyšší ako 40,6356 € (1,5 x 824 x 12 / 365).

Poznámka redakcie:
§ 134 Zákonníka práce
§ 54 ods. 1 až 3 zákona o sociálnom poistení

Každý zamestnanec v pracovnoprávnom vzťahu so zamestnávateľom a každá fyzická osoba s právom na príjem zo závislej činnosti má právo, nie povinnosť, podpísať vyhlásenie v súlade s § 36 ods. 6 zákona o dani z príjmov o tom:

• že uplatňuje daňový bonus a že spĺňa podmienky na jeho priznanie, prípadne kedy a ako sa zmenili,
• že súčasne za rovnaké zdaňovacie obdobie neuplatňuje nárok na nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka a daňový bonus u iného zamestnávateľa a že právo na daňový bonus na tie isté osoby súčasne za rovnaké zdaňovacie obdobie neuplatňuje iný daňovník,
• či je poberateľom starobného dôchodku alebo predčasného starobného dôchodku, alebo výsluhového dôchodku.

Finančné riaditeľstvo SR určilo s účinnosťou od 1. 1. 2014 vzor tlačiva:

Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov.

Ak má daňovník viacerých zamestnávateľov súčasne, vyhlásenie môže predložiť len jednému z nich. Keď má v priebehu zdaňovacieho obdobia viacerých zamestnávateľov postupne, vyhlásenie môže predložiť každému pri zmene zamestnávateľa.

Zamestnávateľ prihliadne na nezdaniteľnú časť základu dane na daňovníka a na daňový bonus, ak zamestnanec podpíše vyhlásenie:

• pri nástupe do zamestnania do konca mesiaca, v ktorom nastúpil do zamestnania,
• každoročne najneskôr do konca januára,
• kedykoľvek v priebehu zdaňovacieho obdobia.

Ak zamestnanec v určených termínoch vyhlásenie nepodpíše, zamestnávateľ nemôže uplatniť nezdaniteľnú časť dane na daňovníka a daňový bonus.

Vyhlásenie na uvedenom vzore tlačiva zamestnanci prvýkrát podpisovali pre zdaňovacie obdobie roku 2014.

Zmeny, ku ktorým došlo v jednotlivých kalendárnych mesiacoch, uvádzali vo IV. časti vyhlásenia.

Vyhlásenie o platnosti údajov uvedených vo vyhlásení aj za zdaňovacie obdobie roku 2015 môžu zamestnanci podpísať na tom istom tlačive vyhlásenia v časti V, a to najneskôr do konca januára 2015 (pozri prílohu č. 1).

Ak niektorý zamestnanec vyhlásenie o platnosti údajov nepodpíše, zamestnávateľ uňho na nezdaniteľnú časť základu dane a daňový bonus prihliadnuť nemôže.

Poznámka redakcie:
§ 36 ods. 6 zákona o dani z príjmov