Zahraničná pracovná cesta

Podnikateľské subjekty, resp. zamestnávatelia môžu poskytnúť cestovné náhrady pri zahraničných pracovných cestách:

• zamestnancom v pracovnom pomere alebo obdobnom pracovnom vzťahu, pričom zamestnancom v zmysle § 11 Zákonníka práce je fyzická osoba, ktorá v pracovnoprávnych vzťahoch aj v obdobných pracovných vzťahoch vykonáva pre zamestnávateľa závislú prácu, pre poskytovanie cestovných náhrad nie je rozhodujúce, či je pracovný pomer uzatvorený na neurčitý čas, na dobu určitú, na kratší pracovný čas alebo či ide o domáckeho zamestnanca,
• členom družstiev v pracovnom vzťahu k družstvu, ktorí sú v postavení zamestnancov,
• fyzickým osobám činným na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, t. j. na základe dohody o vykonaní práce v zmysle § 226 Zákonníka práce, na základe dohody o brigádnickej práci študentov v zmysle § 227 ZP alebo na základe dohody o pracovnej činnosti v zmysle § 228a ZP, ale len v prípade, ak je poskytovanie cestovných náhrad v dohode dohodnuté,
• osobám, o ktorých to ustanovuje zákon o cestovných náhradách, a to zahraničným zamestnancom na základe uzatvorených dohôd o vzájomnej výmene zamestnancov a manželovi/manželke, deťom zamestnanca a osobám, ktoré sa považujú za jeho rodinu a ktoré ho nasledujú pri jeho výkone práce v zahraničí,
• osobám, ktoré sú vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby a nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, ktorými môžu byť členovia predstavenstva a dozornej rady akciovej spoločnosti, konatelia spoločnosti s ručením obmedzeným, členovia správnych rád a kontrolných komisií orgánov obchodných spoločností.

Príklady nárokov na cestovné náhrady fyzických osôb so vzťahom k obchodným spoločnostiam môžu byť nasledovné:

• členovia štatutárnych orgánov – v akciovej spoločnosti členovia predstavenstva a dozornej rady, v spoločnosti s ručením obmedzeným konatelia a členovia dozornej rady – majú nárok na cestovné náhrady ako osoby vymenované alebo zvolené do orgánov právnickej osoby, ak nie sú k právnickej osobe v pracovnoprávnom vzťahu, ich odmeny za výkon funkcie sú príjmami zo závislej činnosti. Ak majú členovia štatutárnych orgánov uzavretý pracovnoprávny vzťah, nárok na cestovné náhrady im vzniká ako zamestnancom;
• konatelia spoločností s ručením obmedzeným – sú v zmysle Obchodného zákonníka do funkcie menovaní alebo zvolení a pre posúdenie nárokov na cestovné náhrady sa postupuje ako u členov štatutárnych orgánov;
• spoločníci spoločnosti s ručením obmedzeným – ak nemajú uzatvorený pracovnoprávny vzťah, ich príjmy za prácu v spoločnosti sú príjmami zo závislej činnosti a majú nárok na cestovné náhrady, pretože podľa zákona o dani z príjmov sú považovaní za zamestnancov a podľa zákona o cestovných náhradách za osoby, o ktorých to ustanovuje osobitný predpis. Ak majú spoločníci uzavretý pracovnoprávny vzťah, nárok na cestovné náhrady im vzniká ako zamestnancom;
• študenti – ak vykonávajú práce na základe dohody o brigádnickej práci študentov, ich príjmy patria medzi príjmy zo závislej činnosti a podmienkou nároku na cestovné náhrady je, aby sa so zamestnávateľom písomne v dohode dohodli na poskytovaní cestovných náhrad, a to oddelene od dohodnutej odmeny za výkon práce. Ak majú študenti popri štúdiu uzatvorený pracovný pomer, nárok na cestovné náhrady im vzniká ako zamestnancom.

Príklad č. 1:

Člen predstavenstva sa zúčastnil na zahraničnej pracovnej ceste. Keďže vykonáva prácu pre spoločnosť, aj keď nie je v pracovnoprávnom vzťahu k spoločnosti, nárok na cestovné náhrady mu vzniká.

Príklad č. 2:

Spoločník nemá so spoločnosťou uzatvorený pracovnoprávny vzťah a ani nepoberá od spoločnosti žiadne príjmy. Zúčastnil sa na zahraničnej pracovnej ceste, pri ktorej mu vznikli cestovné náhrady. Keďže spoločník nie je zamestnancom spoločnosti ani nepoberá od spoločnosti príjmy, nárok na náhradu cestovných výdavkov mu nevzniká. Úhrada cestovných náhrad bude uňho predmetom dane a pre spoločnosť nedaňovým výdavkom.

Pracovná cesta je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste do skončenia tejto cesty. Podmienky, za akých môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, stanovuje § 57 Zákonníka práce, v zmysle ktorého môže zamestnávateľ vyslať zamestnanca na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca len so súhlasom zamestnanca. Súhlas zamestnanca nie je potrebný, ak výkon práce vyplýva priamo z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce. Trvanie pracovnej cesty nie je Zákonníkom práce obmedzené, pracovná cesta trvá nevyhnutne potrebné obdobie, resp. čas.

Zahraničná pracovná cesta je čas pracovnej cesty v zahraničí, vrátane výkonu práce v zahraničí, a to do skončenia tejto cesty. Zahraničná pracovná cesta nie je viazaná na odchod z územia Slovenskej republiky a na príchod na územie Slovenskej republiky.

Zákon o cestovných náhradách ustanovuje všeobecné podmienky poskytovania cestovných náhrad. Stanovenie presných pravidiel a zásad pri poskytovaní cestovných náhrad u konkrétneho zamestnávateľa je potrebné upraviť v internej smernici tak, aby boli záväzné pre všetkých zamestnancov. V súlade s niektorými ustanoveniami zákona o cestovných náhradách je potrebné v internej smernici vymedziť:

• okruh zamestnancov, ktorým sa cestovné náhrady budú poskytovať,
• pravidlá, za akých sa budú cestovné náhrady poskytovať,
• pravidlá na používanie cestných motorových vozidiel, vrátane spôsobu preukazovania najazdených kilometrov a cien pohonných látok,
• definovať potrebné vedľajšie výdavky,
• podmienky, okruh zamestnancov a výšku poskytovania vreckového pri zahraničných pracovných cestách,
• podmienky a okruh osôb pre poskytovanie iných a vyšších náhrad,
• pracovné cesty a okruh zamestnancov, ktorým sa budú poskytovať paušálne cestovné náhrady,
• podmienky poskytovania preddavkov na úhrady cestovných náhrad,
• podmienky poskytovania preddavkov v eurách a v cudzej mene,
• postup pri nepreukázaní nároku na cestovné náhrady,
• lehotu pre zamestnancov na predloženie dokladov potrebných na vyúčtovanie cestovných náhrad,
• lehotu pre zamestnávateľa na uspokojenie nárokov zamestnancov z vyúčtovania pracovných ciest.

Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu jev zmysle § 3 zákona o cestovných náhradáchpovinný písomne určiť:

• miesto nástupu na pracovnú cestu, ktorým je pri nástupe na zahraničnú pracovnú cestu na území Slovenskej republiky obvykle miesto pravidelného pracoviska alebo miesto výkonu práce, za miesto nástupu na pracovnú cestu sa môže určiť aj iné miesto, napr. bydlisko zamestnanca, mesto alebo obec, kde sa zamestnanec pred nástupom na pracovnú cestu zdržiava. Keďže zahraničná pracovná cesta nemusí začať na území SR, miestom nástupu môže byť iné miesto v zahraničí (napr. zamestnanec s miestom výkonu práce v zahraničí podľa § 18 môže mať miesto nástupu na zahraničnú pracovnú cestu miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve);
• miesto výkonu práce, určené konkrétnym miestom (napr. názvom firmy, inštitúcie) alebo mestom v zahraničí;
• čas trvania stanovený dňom a hodinou nástupu na pracovnú cestu a predpokladaným dňom, prípadne aj hodinou skončenia pracovnej cesty, čas trvania pracovnej cesty má význam pre posúdenie nároku na cestovné náhrady, čas nástupu na pracovnú cestu nemusí byť zhodný so začiatkom pracovného času. Čas strávený na pracovnej ceste v rámci pracovného času výkonom práce alebo inak ako plnením pracovných úloh (napr. cestovanie) sa považuje za výkon práce, za ktorý patrí zamestnancovi mzda. Čas strávený na pracovnej ceste po pracovnom čase výkonom práce sa považuje za prácu nadčas, ale strávený inak ako výkonom práce je voľnom, za ktoré zamestnancovi nepatrí mzda ani žiadna náhrada. V prípade, že sa zamestnávateľ rozhodne poskytnúť náhradu napr. za stratu času, ide o nenárokovú náhradu:
• spôsob dopravy určený dopravným prostriedkom (autobus, vlak, lietadlo, služobné alebo vlastné motorové vozidlo, taxi, miestna verejná hromadná doprava), ktorý má zamestnanec použiť na dopravu z miesta nástupu do miesta konania pracovnej cesty, v mieste konania pracovnej cesty a z miesta konania do miesta skončenia pracovnej cesty, pri použití cestného motorového vozidla iného než vozidla poskytnutého zamestnávateľom je v zmysle § 7 potrebné túto skutočnosť písomne dohodnúť a stanoviť, či náhrada za použitie motorového vozidla bude vo výške lístka pravidelnej verejnej dopravy alebo vo výške podľa platných sadzieb,
• miesto ukončenia pracovnej cesty, ktorým rovnako ako pri nástupe na pracovnú cestu môže byť miesto pravidelného pracoviska alebo miesto výkonu práce, bydlisko zamestnanca, mesto alebo obec, kde sa zamestnanec po pracovnej ceste bude zdržiavať, miestom ukončenia pri zahraničnej pracovnej ceste nemusí byť miesto na území Slovenskej republiky,
• ďalšie podmienky pracovnej cesty, napr. poskytnutie vreckového, spôsob ubytovania, spolucestujúce osoby, prerušenie pracovnej cesty, práca nadčas a pod.

Vyslanie zamestnanca na zahraničnú pracovnú cestu a určenie jej podmienok sa v praxi realizuje vystavením cestovného príkazu. Záväzný formulár cestovného príkazu určený nie je. Jeho formu a náležitosti určuje zamestnávateľ s ohľadom na povinné písomné určenie podmienok, iných dohodnutých podmienok a zabezpečenie preukázateľnosti výdavkov súvisiacich so zahraničnou pracovnou cestou.

Zamestnávateľ môže v prípade potreby určiť podmienky zahraničnej pracovnej cesty aj jedným rozhodnutím:

• pre viacerých zamestnancov – použitím tzv. hromadného cestovného príkazu,
• na viac pracovných ciest jedného zamestnanca – použitím jedného cestovného príkazu, v ktorom určí podmienky na viac ciest.

Príklad č. 3:

Traja zamestnanci sa zúčastnia zahraničnej pracovnej cesty v Českej republike za rovnakých podmienok, t. j. za tým istým účelom, v tom istom čase a mieste, rovnakým spôsobom dopravy a s rovnakými ostatnými podmienkami zahraničnej pracovnej cesty. Zamestnávateľ môže týchto zamestnancov vyslať jedným príkazom na zahraničnú pracovnú cestu.

Zamestnávateľ je povinný určiť podmienky pracovnej cesty pri každej pracovnej ceste. Zamestnanec je viazaný na určené podmienky a nemôže ich svojvoľne zmeniť. Vyplýva to z § 81 písm. a) Zákonníka práce, v zmysle ktorého je zamestnanec okrem iného povinný plniť pokyny nadriadených, resp. zamestnávateľa vydané v súlade s právnymi podpismi. Je vhodné, aby podmienky pracovnej cesty boli určené čo najpodrobnejšie. V prípade nepredvídaných okolností na pracovnej ceste musí zamestnávateľ zmeny dohodnutých podmienok dodatočne schváliť. Nedodržanie určených podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnanca má za následok stratu nároku na úhradu cestovných výdavkov.

Pri určovaní podmienok zahraničnej pracovnej cesty sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu dohodnúť aj na prerušení pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca. K prerušeniu zahraničnej pracovnej cesty však môže dôjsť v období pred začatím výkonu práce na pracovnej ceste alebo v období po skončení výkonu práce.

Príklad č. 4:

Zamestnanec bol vyslaný na zahraničnú pracovnú cestu do Prahy. Výkon práce sa mu skončí v piatok o 12,00 hod. Pretože má záujem po skončení výkonu práce zostať v Prahe, požiadal zamestnávateľa o prerušenie zahraničnej pracovnej cesty. Zamestnávateľ súhlasil a dohodli sa na prerušení od piatka od 12,00 hod. do nedele do 18,00 hod. – do času odchodu vlaku ako určeného dopravného prostriedku.

Pri vysielaní na zahraničnú pracovnú cestu sa zamestnávateľ so zamestnancom môžu písomne dohodnúť aj na návšteve rodiny zamestnanca v mieste pobytu rodiny alebo v inom dohodnutom mieste na území Slovenskej republiky. Za rodinu zamestnanca sa považuje manžel/manželka, vlastné a osvojené deti, deti zverené do starostlivosti nahrádzajúcej starostlivosť rodičov na základe právoplatného rozhodnutia príslušného orgánu, vlastní rodičia, osvojitelia, opatrovníci, pestúni, prípadne ďalšie osoby žijúce v domácnosti so zamestnancom, ak majú pobyt na území Slovenskej republiky (pozri príklad č. 11 a 12).

Autor: Ing. Eva Gášpárová