Registratúrny poriadok a registratúrny plán pre subjekty verejnej správy

1. marca 2019 nadobudla účinnosť vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. z 9. decembra 2015 (v znení vyhlášky č. 49/2019 Z. z.) o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu.

V nami predloženom vzore registratúrneho poriadku sú zapracované zmeny, ktoré nastali v súvislosti so správou registratúry na základe novelizácie zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení neskorších predpisov a vyhlášky Národného bezpečnostného úradu č. 48/2019 Z. z., ktorou sa ustanovujú podrobnosti o administratívnej bezpečnosti utajovaných skutočností.

Registratúrne poriadky pôvodcovia I. kategórie uvedú do súladu s touto vyhláškou do 1. júna 2019.

Pôvodcovia registratúry I. kategórie povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán:

• orgány verejnej moci (ústredné orgány štátnej správy, orgány štátnej správy, orgány územnej samosprávy),
• organizácie zriadené a založené orgánmi verejnej moci,
• právnické osoby zriadené zákonom,
• podnikateľské subjekty s majetkovou účasťou orgánu verejnej moci alebo ním založené a zriadené,
• právnické osoby konajúce vo verejnom záujme.

Príloha č. 2

... (uviesť číslo predpisu)

Nariadenie (uviesť názov predpisu – nariadenie, príkaz, interná smernica...)

.............. (uviesť názov úradu, organizácie, spoločnosti, ďalej len „úrad“)

z .......... 2019 (uviesť presný dátum vydania)

o registratúrnom poriadku

(hlavičku upraviť podľa legislatívnych pravidiel úradu)

Na zabezpečenie jednotného postupu pri správe registratúry podľa osobitného predpisu§ 16 ods. 3 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. v pôsobnosti ... (uviesť úplný názov úradu, uviesť pracoviská, pobočky.. ) ustanovujem tento:

Registratúrny poriadok ....

Čl. 1

Úvodné ustanovenia

(1) Registratúrny poriadok ustanovuje postup organizačných útvarov úradu... (doplniť podľa organizačného poriadku úradu a podľa legislatívnych pravidiel úradu, ak úrad nemá organizačné útvary, nepíše ich, napíše napr. iba odborných zamestnancov úradu, resp. postup jednotlivých zamestnancov) (ďalej len „útvar“) pri správe registratúry, a to najmä pri manipulácii s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov. Súčasťou registratúrneho poriadku je registratúrny plán úradu, ktorý tvorí prílohu č. 1 tohto predpisu.

(2) Na registratúrne záznamy, ktorých evidenciu a manipuláciu upravujú všeobecne záväzné právne predpisy a interné predpisy (ďalej len „špeciálne druhy registratúrnych záznamov“) (napr. utajované skutočnosti, účtovné záznamy, výkazníctvo, záznamy personálnej agendy, pedagogické dokumenty – upraviť podľa podmienok úradu – vymenovať, ktoré máte), sa ustanovenia tohto registratúrneho poriadku vzťahujú primeraným spôsobom.Napríklad zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach, zákon č. 122/2013 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení zákona č. 84/2014 Z. z., vyhláška Národného bezpečnostného úradu č. 453/2007 Z. z. o administratívnej bezpečnosti... (Doplniť podľa podmienok úradu.)

(3) Tento registratúrny poriadok je určený iba pre vnútornú potrebu úradu.

(4) Správu registratúrnych záznamov prostredníctvom elektronického informačného systému na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“) upravuje osobitný interný predpis.Uviesť interný predpis, ktorý upravuje prevádzku informačného systému na správu registratúry. (Interným predpisom nie je príručka, ale predpis o prevádzke informačného systému, kde je popis rolí, čo ktorá rola môže a čo musí robiť, ustanovia sa tiež zodpovední ľudia – funkcie.)
Úrad zabezpečí ochranu údajov elektronického systému správy registratúry pred poškodením, nežiaducou zmenou alebo neoprávneným použitím.

(5) Správu registratúry zabezpečuje podateľňa, ktorá plní aj funkciu výpravne (ďalej len „podateľňa“), útvary a registratúrne stredisko. (Reg. stredisko je povinný mať orgán verejnej moci, ostatní, ak nemajú, môžu napr. uviesť aj skriňu.) (Upraviť podľa svojich potrieb, ak nie je zriadená podateľňa, napísať pracovnú pozíciu, napr. administratívny zamestnanec, sekretárka, útvary nepísať, ak neexistujú.) Pracoviská mimo sídla úradu (ďalej len „pracovisko“) a odborné zariadenia úradu si môžu zriadiť so súhlasom... (názov kompetentného útvaru alebo zamestnanca) vlastnú podateľňu a vlastné registratúrne stredisko. Činnosť podateľne, registratúrneho strediska a funkciu správcu registratúry úradu zabezpečuje... (Presný názov organizačného útvaru s odkazom na príslušné ustanovenia organizačného poriadku, ak nie sú útvary, napíše sa pracovná pozícia.)

(6) ... (označenie funkcie vedúceho zamestnanca úradu, napr. starosta, štatutár) dôsledne dbá, aby každý zamestnanec dodržiaval pri správe registratúry ustanovenia registratúrneho poriadku, a to v rozsahu primeranom svojim pracovným povinnostiam.

(7) Za dodržiavanie ustanovení tohto nariadenia v rámci organizačného útvaru zodpovedá (uviesť oddelenie, pod ktoré bola správa registratúry začlenená) príslušný nadriadený, vedúci štátny zamestnanec alebo vedúci zamestnanec (ďalej len „nadriadený“).

(8) Úrad spravuje registratúru tak, aby nedošlo k poškodeniu, zničeniu, strate alebo neoprávnenému použitiu záznamov alebo spisov. Ak sa zistí, že došlo k poškodeniu, zničeniu alebo strate, vyhotoví správca registratúry úradu (upraviť podľa podmienok úradu) zápisnicu o výsledkoch šetrenia a možných dôsledkoch porušenia celistvosti registratúry. Zápisnicu, ktorou sa určí spôsob nahradenia registratúrneho záznamu alebo spisu, prípadne iné potrebné opatrenia, podpisuje... (označenie vedúceho zamestnanca) úradu. V prípade potreby úrad pristúpi k rekonštrukcii spisu podľa osobitného predpisu.§ 17 vyhlášky Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z. z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu.

(9) Zamestnanec pri skončení služobného pomeru, rozviazaní pracovného pomeru, služobného pomeru alebo štátno-zamestnaneckého pomeru alebo zmene pracovného zaradenia (vyberie sa vhodné) protokolárne odovzdá nadriadenému útvaru (ak nie je útvar, nepíše sa, v tom prípade stačí napísať napr. starostovi) spisy a evidenčné pomôcky.

(10) Dozor nad vyraďovaním spisov vrátane špeciálnych druhov záznamov úradu vykonáva príslušný archívny orgán.§ 24 a § 24a zákona č. 395/2002 Z. z. (Doplniť konkrétny štátny archív, pracovisko, pri utajovaných skutočnostiach dozor vykonáva priamo MV.)

(11) Úrad vedie evidenciu záznamov v štátnom jazyku Slovenskej republiky.§ 3 ods. 2 písm. c) zákona č. 270/1995 Z. z. o štátnom jazyku Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov. (Pri zahraničných firmách evidencia musí byť v štátnom jazyku, záznamy nemusia byť.)

Čl. 2

Základné pojmy

Úrad môže doplniť základné pojmy pri dodržaní definícií podľa zákona č. 395/2002 Z. z. a výnosu MV SR č. 525/2011 Z. z., prípadne z dôvodu všeobecnej zrozumiteľnosti registratúrneho poriadku môže doplniť aj ďalšie pojmy špecifické pre podmienky úradu, ak ich použije v texte registratúrneho poriadku. Tiež si vyberie tie, ktoré sa ho týkajú, napríklad malý úrad, ktorý nemá útvary a nevedie elektronickú evidenciu, vynechá písmeno e) – interný záznam – samozrejme je potrebné body vždy prečíslovať.

Na účely tohto predpisu sa rozumie:

1. záznamom písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti úradu alebo bola úradu doručená,
2. spisom registratúrny záznam alebo súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli v súvislosti s vybavovaním tej istej veci,
3. spisovým obalom neoddeliteľná súčasť spisu, do ktorej sa zakladajú jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami; pri elektronických spisoch sa nevyhotovuje,
4. spisovým zväzkom súbor viacerých spisov, ktoré sú evidované pod rôznymi číslami spisov a týkajú sa rovnakej problematiky alebo vecne navzájom súvisia,
5. interným záznamom registratúrny záznam vzniknutý v procese komunikácie dvoch alebo viacerých útvarov alebo organizačných zložiek útvaru,
6. registratúrou súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných úradom,
7. evidenčnými pomôckami všetky knižne vedené evidencie, ako aj povinné tlačové výstupné zostavy vyhotovené v rámci agendových systémov a osobitných systematických evidencií vedených podľa osobitných predpisovUviesť všeobecne záväzné a interné predpisy podľa podmienok úradu. (upraviť individuálne podľa používaného informačného systému),
8. registratúrnym strediskom miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené a uzatvorené spisy útvaru do uplynutia predpísaných lehôt uloženia a do ich vyradenia,
9. zásielkou záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi,
10. spracovateľom zamestnanec úradu, ktorému bol registratúrny záznam pridelený na vybavenie a ktorý zodpovedá za priebežné ukladanie registratúrnych záznamov do spisu, za vedenie spisov a za kontrolu vybavenia registratúrneho záznamu alebo spisu,
11. podateľňou pracovisko, ktoré zabezpečuje príjem a triedenie zásielok, ich prideľovanie útvarom a ich zložkám (upraviť podľa organizačného členenia úradu), ako aj odosielanie zásielok; pre útvary, ktoré zabezpečujú správu registratúry s využitím elektronického systému správy registratúry, zabezpečuje podateľňa aj evidovanie záznamov doručených prostredníctvom nej v denníku záznamov,
12. správcom registratúry zamestnanec úradu, ktorý vykonáva činnosti podľa čl. 18 ods. 3 tohto registratúrneho poriadku a metodicky usmerňuje zamestnancov úradu na úseku správy registratúry, zodpovedá za metodické usmerňovanie a koordináciu všetkých odborných činností súvisiacich so správou registratúry úradu vrátane činnosti registratúrneho strediska,
13. elektronickým registratúrnym záznamom pôvodný elektronicky vytvorený registratúrny záznam, ktorý úrad uchováva na dátovom nosiči, prenáša alebo spracúva pomocou technických prostriedkov v elektronickej, magnetickej, optickej alebo v inej forme,
14. osobitnou systematickou evidenciou evidencia záznamov alebo spisov ustanovená interným predpisom alebo osobitným predpisom; na tieto evidencie a v nich zaevidované záznamy a spisy sa ustanovenia tohto nariadenia vzťahujú primeraným spôsobom vrátane ich zaevidovania v registratúrnom denníku.

DRUHÁ ČASŤ

ZÁSIELKY

Čl. 3

Podateľňa

(1) Zásielkou je záznam v procese prijímania a registratúrny záznam v procese odosielania adresátovi. Podateľňa zabezpečuje prijímanie a triedenie zásielok, ich prideľovanie organizačným zložkám pôvodcu registratúry (ďalej len „pôvodca“) a odosielanie zásielok; v elektronickom informačnom systéme na správu registratúry (ďalej len „elektronický systém správy registratúry“)§ 2 písm. l) výnosu Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry. je miestom, ktoré zabezpečuje prijímanie a spravidla aj evidenciu doručených zásielok.

(2) Informácie o podmienkach prijímania zásielok, najmä adresa na prijímanie zásielok, úradné hodiny podateľne, elektronická adresa podateľne a prehľad prijímaných dátových formátov sa zverejňujú na webovom sídle alebo na úradnej tabuli pôvodcu.

Čl. 4

Prijímanie elektronických zásielok

(1) Elektronická zásielka sa prijíma prostredníctvom elektronickej schránky,§ 11 až § 16 zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) v znení zákona č. 273/2015 Z. z. elektronickej podateľne,§ 15 zákona č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o dôveryhodných službách). elektronickej pošty alebo elektronických služieb.

(2) Elektronický systém správy registratúry je prepojený s elektronickou podateľňou§ 60f ods. 1 zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 238/2017 Z. z. a elektronickou schránkou. Prijatý elektronický záznam sa spravidla ukladá v tvare, v akom bol doručený.

(3) Pôvodca skontroluje obsah, formát)§ 3 písm. h) zákona č. 305/2013 Z. z. v znení zákona č. 273/2015 Z. z., bezpečnosť a možnosť zobrazenia doručeného elektronického záznamu používateľsky zrozumiteľným spôsobom. Chybný elektronický záznam sa považuje za nedoručený; pôvodca o tom informuje odosielateľa, ak z doručeného elektronického záznamu možno zistiť jeho adresu.

(4) Ak sa zabezpečuje príjem elektronickej zásielky prostredníctvom elektronickej podateľne, môžu sa výsledky overenia prijatého elektronického záznamu využiť na účely elektronického systému správy registratúry.

Čl. 5

Prijímanie elektronickej zásielky podpísanej kvalifikovaným elektronickým podpisom

(1) Ak je prijatý elektronický záznam autorizovaný kvalifikovaným elektronickým podpisomČl. 3 ods. 12 nariadenia (EÚ) č. 910/2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu a o zrušení smernice 1999/93/ES (Ú. v. EÚ L 257, 28. 8. 2014). alebo kvalifikovanou elektronickou pečaťouČl. 3 ods. 27 nariadenia (EÚ) č. 910/2014., ku ktorým je pripojená kvalifikovaná elektronická časová pečiatkaČl. 3 ods. 34 nariadenia (EÚ) č. 910/2014., overí sa ich platnosť spôsobom ustanoveným v osobitnom predpiseZákon č. 272/2016 Z. z., ak tieto údaje neboli overené elektronickou podateľňou.

(2) Výsledok overenia platnosti kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky sa trvalo pripojí k prijatému elektronickému záznamu pripojením technickej správy alebo zaznamenaním výsledku overenia v elektronickom systéme správy registratúry. Doručená technická správa sa nepovažuje za elektronický záznam.

(3) Ak výsledok overenia preukázal neplatnosť kvalifikovaného elektronického podpisu, kvalifikovanej elektronickej pečate alebo kvalifikovanej elektronickej časovej pečiatky, pôvodca o tom informuje odosielateľa.

Čl. 6

Prijímanie neelektronických zásielok a podaní

(1) Podateľňa prijíma len neelektronickú zásielku adresovanú pôvodcovi. Neelektronickú zásielku adresovanú inej právnickej osobe podateľňa neprevezme.

(2) Ak o to doručiteľ požiada, podateľňa potvrdí prijatie zásielky odtlačkom prezentačnej pečiatky s dátumom prijatia, s uvedením počtu príloh a podpisom zamestnanca na kópii záznamu alebo na osobitnom lístku.

(3) Podateľňa skontroluje správnosť adresy, počet prijatých zásielok podľa evidencie na súpiske poštového podniku a neporušenosť obalov zásielok. Omylom doručenú zásielku vráti poštovému podniku, doručiteľovi alebo odošle adresátovi.

(4) Podateľňa môže prijať aj zásielku doručenú prostredníctvom faxu; s takou zásielkou nakladá ako s neelektronickým záznamom.