Registratúrny poriadok a registratúrny plán pre subjekty verejnej správy

Archívy a správa registratúr

Na základe novely č. 266/2015 Z. z. z 30. septembra 2015 zákona NR SR o archívoch a registratúrach č. 395/2002 Z. z. dochádza k ďalšej zmene na úseku archívov a registratúr.

Novelou je uzákonená reorganizácia archívnictva – zmena sa týka doterajších dvoch štátnych ústredných archívov (Slovenský národný a Štátny ústredný banský archív) a ôsmich štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou so 41 pobočkami.

Súčasnú sieť štátnych archívov tvorí jeden štátny ústredný archív – Slovenský národný archív, ktorý preberá archívne dokumenty najvyšších orgánov verejnej moci, právnických osôb zriadených a založených štátnymi ústrednými orgánmi vrátane štátnych orgánov s pôsobnosťou v odvetviach baníctvo, hutníctvo, geológia a iných súvisiacich odvetviach, právnických osôb celoštátneho významu a od pôvodcov, ktorých určí ministerstvo. Ďalej bolo zriadených 8 štátnych archívov s regionálnou územnou pôsobnosťou, ktoré preberajú archívne dokumenty štátnych orgánov, samosprávnych krajov a obcí a nimi zriadených a založených právnických osôb, univerzít a vysokých škôl, právnických osôb najmä z oblasti hospodárskeho života a fyzických osôb, ktoré sú osobnosťami spoločenského života regionálneho významu so sídlom v ich územnom obvode.

Slovenský národný archív sa člení na 4 oddelenia (1. oddelenie spracúvania archívnych dokumentov, 2. oddelenie spracúvania archívnych dokumentov, 3. oddelenie služieb verejnosti, 4. oddelenie ochrany archívnych dokumentov) a špecializované pracovisko (Slovenský banský archív v Banskej Štiavnici). Štátne archívy s regionálnou územnou pôsobnosťou sa členia na špecializované pracoviská (Spišský archív v Levoči Štátneho archívu v Prešove), pracoviská (vznikli z bývalých pobočiek štátnych archívov) a v sídlach štátnych archívov oddelenia (oddelenie služieb verejnosti, oddelenie spracúvania archívnych dokumentov a oddelenie archívnych fondov mesta Bratislavy iba pri Štátnom archíve v Bratislave – bývalý Archív mesta Bratislavy). Konkrétna územná príslušnosť je uvedená v prílohe č. 1.

Podľa novely naďalej zostávajú pre pôvodcov registratúr v platnosti nasledovné povinnosti:

Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, je povinný vypracovať registratúrny poriadok, ktorého prílohou je registratúrny plán.

Iný pôvodca registratúry ako pôvodca registratúry uvedený v predchádzajúcom odseku, z ktorého činnosti vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, vypracúva registratúrny plán; registratúrny poriadok nevypracúva. Takého pôvodcu určuje ministerstvo.

Na ostatných pôvodcov registratúry sa tieto povinnosti nevzťahujú.

V praxi to znamená, že nie sú povinní vypracovať ani registratúrny poriadok, ani plán. Zostáva im povinnosť evidovať záznamy, pričom ale nemusia predkladať návrhy na vyradenie registratúrnych záznamov archívu. Lehoty uloženia však musia dodržať.

Pôvodcovia registratúry

(orientačná pomôcka na určenie povinnosti vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán) v súlade s § 16 ods. 2 písm. b), ods. 3 a 4 zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach v znení zákona č. 266/2015 Z. z. a § 4 vyhlášky MV SR č. 628/2002 Z. z. v znení vyhlášky MV SR č. 92/2013 Z. z.

Vyhláška č. 410 Ministerstva vnútra Slovenskej republiky z 9. decembra 2015 o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu zachytáva všetky zmeny, ktoré je potrebné v súvislosti s novelou zákona zakomponovať do smernice, ak je pôvodca povinný ju vypracovať. Stanovujú sa pravidlá správy registratúry – prijímania zásielok či už elektronickým, alebo klasickým spôsobom evidovania, tvorby spisu, jeho vybavovanie, ukladanie až po vyraďovanie.

Zmena nastáva v spôsobe klasickej evidencie:

Prvý registratúrny záznam spisu zaevidovaný do registratúrneho denníka sa zároveň zapíše do obsahu spisu bez uvedenia poradového čísla. Do tlačiva „Obsah spisu“ sa zaeviduje v poradí druhý registratúrny záznam v rámci spisu pod poradovým číslom 001. Obsah spisu sa uzatvára podčiarknutím posledného registratúrneho záznamu a zápisom „Uzatvorené dňa...., počet listov...., spracoval....

Týmto sa v podstate ruší tvorba spisu prostredníctvom systému základného čísla, kedy 1. podanie bolo základným číslom (číslom spisu) a ďalšie zaevidované podania vo veci sa zakladali v rámci spisu.

Po novom sa v denníku zaeviduje len 1. podanie, ktoré sa taktiež ako v minulosti stáva číslom spisu. Ďalšie podania vo veci sa však v denníku už neevidujú, zapisujú sa len do obsahu spisu (alebo na spisový obal) pod poradovým číslom záznamu.

Pre všetkých pôvodcov platí – aj keď 3. kategória nemusí vypracovávať ani registratúrny poriadok, ani plán, podľa zákona musí evidovať záznamy a dodržiavať lehoty uloženia podľa príslušných zákonov (napr. o účtovníctve, daňový zákon), pričom nemusí predkladať archívu návrhy na vyradenie.

Zároveň štátne archívy urobia revíziu evidencie pôvodcov registratúr a vyradia z nej tých, ktorých posúdia ako pôvodcov 3. kategórie, týmto túto informáciu oznámi archív písomne.

Pôvodcovia 1. kategórie sú povinní predložiť prepracované smernice príslušným archívom, resp. ich pracoviskám do 1. apríla 2016, v prípade závažných dôvodov je možné písomne požiadať o odklad, maximálne však do 30. júna, aby mohla byť smernica účinná od 1. júla 2016.

V prílohe č. 2 vám predkladáme vzor registratúrneho poriadku, v ktorom vás v poznámkach upozorňujeme na výber z možných alternatív.

Smernica má byť vypracovaná podľa skutkového stavu, ako správa registratúry u pôvodcu skutočne funguje.

Príloha č.1

Názvy, sídla a územné obvody štátnych archívov zriaďovaných ministerstvom

NÁZOV/ SÍDLO                         ÚZEMNÝ OBVOD/ OKRES

I. Slovenský národný archív

Špecializované pracovisko:

Slovenský banský archív v Banskej Štiavnici          

II. Štátny archív v Banskej Bystrici            Banská Bystrica, Brezno

Pracovisko:

1. Archív Banská Štiavnica                Banská Štiavnica

2. Archív Kremnica Žarnovica           Žiar nad Hronom

3. Archív Lučenec                               Lučenec, Poltár

4. Archív Rimavská Sobota                Rimavská Sobota

5. Archív Veľký Krtíš                        Veľký Krtíš

6. Archív Zvolen                                 Detva, Krupina, Zvolen       

III. Štátny archív v Bratislave                     Bratislava

Pracovisko:

Archív Modra                                      Malacky, Pezinok, Senec

IV. Štátny archív v Košiciach                      Košice, Košice-okolie

Pracovisko:

1. Archív Michalovce                                     Michalovce, Sobrance

2. Archív Rožňava                                          Revúca, Rožňava

3. Archív Spišská Nová Ves                           Gelnica, Spišská Nová Ves

4. Archív Trebišov                                         Trebišov

V. Štátny archív v Nitre                               Nitra, Zlaté Moravce

Sídlo: Ivanka pri Nitre

Pracovisko:

1. Archív Komárno                                       Komárno

2. Archív Levice                                            Levice

3. Archív Nové Zámky                                   Nové Zámky

4. Archív Šaľa                                                Dunajská Streda, Galanta, Šaľa

5. Archív Topoľčany                                     Bánovce nad Bebravou, Partizánske, Topoľčany

VI. Štátny archív v Prešove                         Prešov, Sabinov

Špecializované pracovisko:

1. Spišský archív v Levoči                              Levoča

Pracovisko:

2. Archív Bardejov                                         Bardejov

3. Archív Humenné                                        Humenné, Medzilaborce, Snina

4. Archív Poprad                                            Kežmarok, Poprad

5. Archív Stará Ľubovňa                                Stará Ľubovňa

6. Archív Svidník                                           Stropkov, Svidník

7. Archív Vranov nad Topľou                       Vranov nad Topľou

VII. Štátny archív v Trenčíne                      Myjava, Nové Mesto nad Váhom, Trenčín

Pracovisko:

1. Archív Bojnice                                           Prievidza

2. Archív Považská Bystrica                         Ilava, Považská Bystrica, Púchov

VIII. Štátny archív v Trnave                       Hlohovec, Piešťany, Trnava

Pracovisko:

Archív Skalica                                               Senica, Skalica

IX. Štátny archív v Žiline                            Bytča, Žilina

Sídlo: Bytča

Pracovisko:

1. Archív Čadca                                             Čadca, Kysucké Nové Mesto

2. Archív Dolný Kubín                                   Dolný Kubín, Námestovo, Tvrdošín

3. Archív Liptovský Mikuláš                          Liptovský Mikuláš, Ružomberok

4. Archív Martin                                            Martin, Turčianske Teplice

Vysvetlivka:

Sídlo sa uvádza len v prípade, ak nie je totožné s mestom uvedeným v názve štátneho archívu.

Príloha č. 2

Vzor registratúrneho poriadku 

... (uviesť číslo predpisu)

Nariadenie (uviesť názov predpisu – nariadenie, príkaz, interná smernica...)

.............. (uviesť názov úradu, organizácie, spoločnosti, ďalej len „úrad“)

z .......... 2016 (uviesť presný dátum vydania)

o registratúrnom poriadku

(hlavičku upraviť podľa legislatívnych pravidiel úradu)

Na zabezpečenie jednotného postupu pri správe registratúry podľa osobitného predpisu[1] v pôsobnosti ... (uviesť úplný názov úradu, uviesť pracoviská, pobočky.. ) ustanovujem:

PRVÁ ČASŤ

ZÁKLADNÉ USTANOVENIA

Čl. 1

Úvodné ustanovenia

(1)   Registratúrny poriadok ustanovuje postup organizačných útvarov úradu... (doplniť podľa organizačného poriadku úradu ...