Potvrdenie o zamestnaní – zápočtový list

• Pri skončení pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi potvrdenie o zamestnaní, tzv. zápočtový list,
• Zamestnávateľ v potvrdení o zamestnaní uvedie náležitosti vymedzené Zákonníkom práce, iné informácie je oprávnený uviesť len so súhlasom zamestnanca.

Povinnosť vydať zamestnancovi pri skončení pracovného pomeru potvrdenie o zamestnaní – zápočtový list, je ustanovená v § 75 ods. 2 Zákonníka práce. Túto povinnosť musí zamestnávateľ splniť bez toho, aby ho zamestnanec o vydanie potvrdenia požiadal, na rozdiel od vydania pracovného posudku v zmysle § 75 ods. 1 Zákonníka práce, ktorý je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi do 15 dní od jeho požiadania.

Zamestnávateľ je povinný potvrdenie o zamestnaní vydať v deň skončenia pracovného pomeru. V zmysle § 129 ods. 3 Zákonníka práce v deň skončenia zamestnania vyplatí aj splatnú mzdu, ak sa nedohodnú inak, najneskôr však v najbližšom výplatnom termíne nasledujúcom po dni skončenia pracovného pomeru.

Vydanie potvrdenia o zamestnaní zamestnávateľ nemôže podmieniť vysporiadaním pohľadávok zamestnávateľa voči zamestnancovi, resp. záväzkov zamestnanca voči zamestnávateľovi ku dňu skončenia pracovného pomeru, napr. z dôvodu náhrady škody vzniknutej zamestnávateľovi v dôsledku konania zamestnanca, prípadne inej nesplatenej alebo nevysporiadanej pohľadávky.

Zamestnávateľ je povinný vydať zamestnancovi potvrdenie o zamestnaní len pri skončení pracovného pomeru, a to bez ohľadu na dôvod skončenia pracovného pomeru.

Táto povinnosť nevzniká pri zániku pracovnoprávneho vzťahu na základe dohôd vykonávaných mimo pracovného pomeru:

• dohody o pracovnej činnosti,
• dohody o vykonaní práce a 
• dohody o brigádnickej práci študentov.

Ak zamestnávateľ odmietne vydať zamestnancovi potvrdenie o zamestnaní, koná v rozpore s pracovnoprávnymi predpismi a zamestnanec má právo podať sťažnosť na príslušný inšpektorát práce. Inšpektorát práce je v zmysle § 19 ods. 1 zákona č. 125/2006 Z. z. o inšpekcii práce oprávnený uložiť zamestnávateľovi za porušenie pracovnoprávnych predpisov pokutu. Zamestnávateľ zároveň zodpovedá za škody, ktoré vzniknú zamestnancovi v dôsledku nedodania potvrdenia o zamestnaní.

V potvrdení o zamestnaní sa okrem identifikačných údajov zamestnávateľa a zamestnanca v zmysle § 75 ods. 2 Zákonníka práce uvádza najmä:

• doba trvania pracovného pomeru,
• druh vykonávaných prác,
• či sa zo mzdy zamestnanca vykonávajú zrážky, v čí prospech, v akej výške a v akom poradí je pohľadávka, pre ktorú sa majú zrážky ďalej vykonávať,
• údaje o poskytnutej mzde za vykonanú prácu, o poskytnutej náhrade mzdy a náhrade za čas pracovnej pohotovosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach rozhodujúcich pre ročné zúčtovanie preddavkov na daň zo závislej činnosti a pre výpočet podpory v nezamestnanosti,
• údaj o dohode o zotrvaní v pracovnom pomere u zamestnávateľa po určitú dobu, po vykonaní záverečnej skúšky alebo maturitnej skúšky, alebo po skončení štúdia, alebo prípravy na povolanie vrátane údaja o tom, kedy sa táto doba skončí,
• údaj o poskytnutí odchodného.

Doba trvania pracovného pomeru sa uvádza dňom začatia a dňom skončenia pracovného pomeru a z nich vyplývajúca doba v rokoch a kalendárnych dňoch trvania pracovného pomeru, t. j. aj vrátane neodpracovaného obdobia, napr. z dôvodu neplateného voľna, práceneschopnosti a pod. Do doby trvania pracovného pomeru sa započítava doba u konkrétneho zamestnávateľa.

Okrem doby trvania pracovného pomeru sa v zápočtovom liste uvádza aj prehľad dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca v období jedného roka pred skončením pracovného pomeru uvedením obdobia trvania práceneschopnosti vymedzeného dátumom a v kalendárnych dňoch. Údaj je rozhodujúci pre výpočet podporného obdobia pre stanovenie nároku na nemocenské dávky v zmysle § 34 zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení, v zmysle ktorého nárok na nemocenské dávky zaniká dňom nasledujúcim po skončení dočasnej pracovnej neschopnosti, najneskôr uplynutím 52. týždňa od vzniku dočasnej pracovnej neschopnosti, tzv. podporného obdobia, pričom do podporného obdobia sa započítavajú aj predchádzajúce obdobia dočasnej pracovnej neschopnosti, ak patria do obdobia 52 týždňov pred jej vznikom.

Druh vykonávaných prác sa uvádza popisom prác, ktoré zamestnanec v priebehu trvania pracovného pomeru vykonával.

Údaje o tom, či sa zo mzdy zamestnanca vykonávajú zrážky, v čí prospech, v akej výške a v akom poradí je pohľadávka, pre ktorú sa majú zrážky ďalej vykonávať, sú údaje o zrážkach zo mzdy vykonávané predovšetkým v zmysle § 131 ods. 2 písm. b) a c) Zákonníka práce, v zmysle ktorého je zamestnávateľ povinný realizovať zrážky zo mzdy zamestnanca na základe rozhodnutí v zmysle:

• zákona č. 99/1963 Zb. Občianskeho súdneho poriadku,
• zákona č. 233/1995 Z. z. o súdnych exekútoroch a exekučnej činnosti, tzv. Exekučného poriadku,
• zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní v znení neskorších predpisov, tzv. správneho poriadku,
• zákona č. 563/2009 Z. z. o správe daní, tzv. daňového poriadku,

pričom je povinný postupovať v zmysle nariadenia vlády SR č. 268/2006 Z. z. o rozsahu zrážok zo mzdy pri výkone rozhodnutia.

Právne účinky uznesenia o nariadení výkonu rozhodnutia, príkazu na začatie exekúcie a exekučného príkazu zostávajú zachované aj pri zmene platiteľa mzdy. V súvislosti so zmenou platiteľa mzdy je pôvodný platiteľ mzdy povinný vydať zamestnancovi potvrdenie o tom, či sa mu vykonávali zrážky zo mzdy, v akej výške, v prospech koho a v akom poradí je pohľadávka – túto povinnosť splní zamestnávateľ uvedením požadovaných náležitostí v potvrdení o zamestnaní – zápočtovom liste.

Údaje o poskytnutej mzde za vykonanú prácu, o poskytnutej náhrade mzdy a náhrade za čas pracovnej pohotovosti, o zrazených preddavkoch na daň z príjmov a o ďalších skutočnostiach rozhodujúcich pre ročné zúčtovanie preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti a pre výpočet podpory v nezamestnanosti sa v praxi uvádzajú na samostatných potvrdeniach tvoriacich prílohu k potvrdeniu o zamestnaní, a to:

• potvrdenie o zdaniteľných príjmoch zo závislej činnosti,
• potvrdenie zamestnávateľa na účely nároku na dávku v nezamestnanosti.

Potvrdenie o zdaniteľných príjmoch fyzickej osoby zo závislej činnosti, o preddavkoch na daň, o daňovom bonuse na vyživované dieťa podľa § 39 ods. 5 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov za zdaňovacie obdobie vystaví zamestnávateľ na tlačive, vzor ktorého pre príslušné zdaňovacie obdobie určí Finančné riaditeľstvo SR. V prípade, že zamestnanec mal podpísané Vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane na daňovníka a daňového bonusu podľa § 36 ods. 6 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, údaj o vydaní potvrdenia o zdaniteľných príjmoch sa zaznamená aj v tomto vyhlásení. Zamestnávateľ potvrdenie vystavuje zamestnancom, ktorým v priebehu príslušného zdaňovacieho obdobia vyplácal zdaniteľný príjem, t. j. aj zamestnancom, ktorí vykonávali práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

Zamestnanec potvrdenie o zdaniteľných príjmoch predkladá:

• ako prílohu k Žiadosti o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti podľa § 38 zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov za zdaňovacie obdobie – zamestnávateľovi, ktorého žiada o vykonanie ročného zúčtovania preddavkov na daň,
• ako prílohu k daňovému priznaniu k dani z príjmov fyzickej osoby – ak sám podáva daňové priznanie k dani z príjmov fyzickej osoby.

Potvrdenie zamestnávateľa na účely nároku na dávku v nezamestnanosti je zamestnávateľ povinný vystaviť v zmysle § 231 ods. 1 písm. l) zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení. Sociálna poisťovňa od 1. 4. 2014 pri podávaní žiadosti o dávku v nezamestnanosti toto potvrdenie nevyžaduje. Potvrdenie zamestnávateľa na účely nároku na dávku v nezamestnanosti žiada Sociálna poisťovňa priamo od zamestnávateľa žiadateľa o dávku v nezamestnanosti výlučne v sporných prípadoch. Vystavenie potvrdenia môže žiadať za zamestnancov, ktorí v období trvania pracovnoprávneho vzťahu boli poistení v nezamestnanosti, t. j. aj za zamestnancov, ktorí vykonávali práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru a platili poistné na poistenie v nezamestnanosti.

Údaj o dohode o zotrvaní v pracovnom pomere u zamestnávateľa po určitú dobu, po vykonaní záverečnej skúšky alebo maturitnej skúšky, alebo po skončení štúdia, alebo prípravy na povolanie vrátane údajov o tom, kedy sa táto doba skončí, sa uvádza v súlade s § 53 ods. 2 Zákonníka práce, v zmysle ktorého môže zamestnávateľ, pre ktorého sa žiak pripravoval na povolanie, so žiakom strednej odbornej školy alebo odborného učilišťa uzatvoriť písomnú dohodu, v ktorej sa žiak zaviaže, že po vykonaní záverečnej skúšky alebo maturitnej skúšky, alebo po skončení štúdia zotrvá u tohto zamestnávateľa v pracovnom pomere po určitý čas, najviac tri roky.

Uvedenie týchto údajov je významné z dôvodu, že ak zamestnancovi v čase, po ktorý sa zaviazal zotrvať v pracovnom pomere, vznikne nový pracovnoprávny vzťah k inému zamestnávateľovi, záväzok zamestnanca prechádza na nového zamestnávateľa, ktorý je povinný uhradiť predchádzajúcemu zamestnávateľovi pomernú časť primeraných nákladov na prípravu žiaka na povolanie, ak sa nedohodnú inak, a zamestnanec je povinný zotrvať u nového zamestnávateľa v pracovnom pomere po dobu, ktorá zodpovedá uhradeným nákladom.

Údaj o poskytnutí odchodného sa uvádza v prípade poskytnutia odchodného podľa § 76a Zákonníka práce. Odchodné sa poskytuje pri prvom skončení pracovného pomeru po nadobudnutí nároku na predčasný starobný dôchodok, starobný dôchodok a invalidný dôchodok, ak pokles schopnosti vykonávať zárobkovú činnosť je viac ako 70 %, ak zamestnanec požiada o dôchodok pred skončením pracovného pomeru alebo do 10 pracovných dní po jeho skončení. Zamestnancovi patrí odchodné najmenej v sume jeho priemerného mesačného zárobku a len od jedného zamestnávateľa.

Pretože náležitosti potvrdenia o zamestnaní stanovené Zákonníkom práce nie sú taxatívne, zamestnávateľ v ňom môže uviesť aj ďalšie skutočnosti charakterizujúce priebeh a skončenie pracovného pomeru so zamestnancom. Iné informácie je v zmysle § 75 ods. 4 Zákonníka práce oprávnený uviesť len so súhlasom zamestnanca.

Zamestnanec musí byť s obsahom potvrdenia o zamestnaní oboznámený. V prípade, že s obsahom nesúhlasí, môže zamestnávateľa požiadať o úpravu alebo doplnenie potvrdenia. Ak zamestnávateľ na požiadanie zamestnanca potvrdenie o zamestnaní neupraví alebo nedoplní, zamestnanec sa v zmysle § 75 ods. 3 Zákonníka práce môže domáhať úpravy potvrdenia súdnou cestou. Svoje právo môže uplatniť v lehote troch mesiacov odo dňa, keď sa o obsahu potvrdenia dozvedel.

Zamestnanec potvrdenie o zamestnaní predkladá:

• v prípade, že nastupuje do nového zamestnania – novému zamestnávateľovi, ktorý môže od fyzickej osoby, ktorá už bola zamestnaná, požadovať takého potvrdenie o zamestnaní v zmysle § 41 ods. 5 Zákonníka práce. Pre nového zamestnávateľa potvrdenie poskytuje údaje predovšetkým:
• o dobe trvania predchádzajúceho pracovného pomeru,
• o zápočte predchádzajúcich období dočasnej pracovnej neschopnosti do podporného obdobia pre nemocenské dávky,
• o vykonávaných zrážkach zo mzdy, o ich výške, poradí pohľadávky a v čí prospech sa vykonávajú – nový platiteľ mzdy je povinný pokračovať v zrážkach pre vymáhanú pohľadávku, pričom pohľadávka si zachová získané poradie,
• v prípade, že sa prihlási do evidencie uchádzačov o zamestnanie – príslušnému úradu práce, sociálnych vecí a rodiny ako prílohu k žiadosti o zaradenie do evidencie uchádzačov o zamestnanie.

Zamestnanec by potvrdenie o zamestnaní nikdy nemal vyhodiť. Môže byť preňho dôležité pre uplatnenie nároku na starobný dôchodok, lebo obsahuje údaje o zápočte rokov a trvaní pracovného pomeru. V prípade nezrovnalostí v odpracovaných rokoch pri nároku na starobný dôchodok alebo predčasný starobný dôchodok spätné získanie potvrdenia o odpracovaných rokoch je niekedy veľmi problematické predovšetkým u zamestnávateľov, ktorí už medzičasom zanikli.

Vystavené potvrdenie o zamestnaní by malo byť u zamestnávateľa súčasťou osobného spisu zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje a ktoré vystavuje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovného pomeru.

Osobné spisy a mzdovú agendu je potrebné uchovávať aj po skončení pracovného pomeru. Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle § 35 a § 36 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve, zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.

Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Zákony nestanovujú povinnú dobu úschovy personálnej a mzdovej agendy, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne. Je vhodné stanoviť pomerne dlhú dobu úschovy, pretože ide o dokumenty preukazujúce nároky zamestnancov vyplývajúce zo zákona o sociálnom poistení a uplatňované až po uplynutí niekedy aj desiatok rokov.

Zamestnávateľ je povinný zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie aj pri skončení svojej podnikateľskej činnosti, a to odovzdaním registratúry právnemu nástupcovi a pri zániku bez právneho nástupcu odovzdaním registratúrnych záznamov s trvalou dokumentárnou hodnotou príslušnému archívu s regionálnou pôsobnosťou a pre záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zabezpečiť uloženie do uplynutia lehôt uloženia. Pri splnení týchto povinností zamestnávateľa by ani po mnohých rokoch nemal byť problém získať doklady potvrdzujúce trvanie pracovného pomeru a z neho vyplývajúci príjem bývalých zamestnancov.

Poznámka redakcie:
§ 75 ods. 2 Zákonníka práce

Autor: Ing. Eva Gášpárová