5. Povinnosť zamestnávateľa viesť a uchovávať evidenciu o zamestnancoch

Zamestnávateľ v súvislosti s poskytovaním mzdy vedie evidencie na daňové účely, na účely zdravotného poistenia a na účely sociálneho poistenia a náležitosti týchto evidencií sú stanovené zákonom.

Obsah

Dátum publikácie:5. 12. 2014
Autor:Ing. Eva Gášpárová
Oblasti práva:
Správne právo / Účtovníctvo
Pracovné právo / Pracovné právo a personalistika / Personalistika; Riadenie práce / Pracovno - právne vzťahy; Sociálna politika, sociálne zabezpečenie a starostlivosť / Konanie vo veciach sociálneho zabezpečenia; Sociálna poisťovňa; Sociálna starostlivosť; Zdravotné poistenie; Zdravotné poisťovne
Právny stav od:1. 11. 2014
Právny stav do:31. 12. 2015

Zamestnávateľ v súvislosti s poskytovaním mzdy vedie rôzne evidencie.

Povinnosť vedenia evidencie na daňové účely, na účely zdravotného poistenia a na účely sociálneho poistenia a náležitosti týchto evidencií sú stanovené zákonom.

Základným dokladom evidencie je mzdový list zamestnanca. Je vhodné, aby mzdové listy v praxi obsahovali všetky náležitosti, ktoré je zamestnávateľ povinný evidovať v zmysle právnych predpisov, t. j.:

5.1. Evidencia na daňové účely

V zmysle § 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov je zamestnávateľ, ktorý je platiteľom dane, povinný viesť pre zamestnancov mzdové listy a výplatné listiny vrátane ich rekapitulácie za každý kalendárny mesiac aj za celé zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ je povinný viesť mzdové listy pre každú fyzickú osobu, ktorej poskytuje príjem zo závislej činnosti podľa § 5 zákona o dani z príjmov, t. j. pre zamestnancov v pracovnom pomere, pre osoby vykonávajúce práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, osoby vykonávajúce závislú prácu na základe iných zmlúv, iné osoby, ktorým poskytuje zdaniteľný príjem, napr. bývalým zamestnancom príjem zo sociálneho fondu. Mzdové listy nie je povinný viesť pre osoby, ktoré majú účasť na základnom imaní obchodnej spoločnosti, ktorým vypláca podiely na zisku (ak nie sú zároveň aj zamestnancami spoločnosti).

Mzdový list pre daňové účely musí obsahovať:

  • meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
  • rodné číslo zamestnanca,
  • adresu trvalého pobytu zamestnanca,
  • mená, priezviská a rodné čísla osôb, na ktoré zamestnanec uplatňuje nezdaniteľnú časť základu dane a daňový bonus,
  • výšku jednotlivých nezdaniteľných častí základu dane s uvedením dôvodu ich priznania,
  • za každý kalendárny mesiac:
    • počet dní výkonu práce,
    • úhrn vyplatených zdaniteľných miezd bez ohľadu na to, či ide o peňažné alebo nepeňažné plnenie,
    • sumy oslobodené od dane,
    • sumy poistného a príspevku, ktoré je povinný platiť zamestnanec,
    • základ dane, nezdaniteľné časti základu dane, zdaniteľnú mzdu, preddavok na daň,
    • sumu daňového bonusu,
    • sumu dobrovoľného príspevku na starobné dôchodkové sporenie, ktoré odvádza zamestnávateľ,
  • za zdaňovacie obdobie súčet jednotlivých údajov uvedených v prechádzajúcom bode,
  • sumu vyplatenej zamestnaneckej prémie.

V mzdovom liste sa uvádza úhrn vyplatených zdaniteľných miezd za každý kalendárny mesiac a nie úhrn zúčtovaných zdaniteľných miezd, t. j. zúčtovaný, ale nevyplatený príjem v stanovenom výplatnom termíne sa v mzdovom liste v príslušnom mesiaci neuvádza. Do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za príslušný kalendárny mesiac sa zahrnujú len príjmy vyplatené do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca a do úhrnu vyplatených zdaniteľných miezd za zdaňovacie obdobie sa zahrnujú len príjmy vyplatené zamestnancom do 31. 1. nasledujúceho roka. Vyplýva to z:

  • § 129 Zákonníka práce, v zmysle ktorého je mzda splatná pozadu za mesačné obdobie, a to do konca nasledujúceho kalendárneho mesiaca, ak v kolektívnej zmluve alebo v pracovnej zmluve nebolo dohodnuté inak,
  • § 4 ods. 3 zákona o dani z príjmov, v zmysle ktorého príjmy zo závislej činnosti plynúce najdlhšie do 31. januára po skončení zdaňovacieho obdobia, za ktoré sa dosiahli, sú súčasťou základu dane za toto zdaňovacie obdobie.

Zamestnávateľ musí zabezpečiť, aby sa v rámci spracovania miezd po mesačnej uzávierke zo zúčtovaných miezd do mzdových listov zaúčtovali len údaje súvisiace s vyplateným príjmom v súlade s § 39 ods. 2 zákona o dani z príjmov tak, aby sa za každý kalendárny mesiac zaúčtoval iba:

  • úhrn vyplatených zdaniteľných príjmov,
  • úhrn preddavkov na daň súvisiacich s vyplateným príjmom,
  • úhrn poistného a príspevkov, ktoré je povinný platiť zamestnanec, súvisiaci s vyplateným príjmom.

Náležitosti výplatných listín v zákone stanovené nie sú. V praxi obsahujú rovnaké údaje ako mzdové listy. Vyhotovujú sa za mesačné obdobie pre každého zamestnanca a zároveň ako súhrnná výplatná listina za mesačné obdobie v súhrne za všetkých zamestnancov a v rámci ročnej uzávierky ako súhrnná výplatná listina za príslušný kalendárny rok v súhrne za všetkých zamestnancov. Súhrnná výplatná listina každého zamestnanca osobitne predstavuje v podstate mzdový list, tzv. ročný mzdový list.

V prípade, že zamestnávateľ vypláca zamestnancom iba nepeňažné príjmy (za poskytnutie motorového vozidla zamestnávateľa na služobné a súkromné účely, v súvislosti s realizáciou zamestnaneckej opcie, ak zamestnanec prijme cenu alebo výhru zo súťaže vyhlásenej zamestnávateľom) a nevedie im mzdové listy, je povinný viesť evidenciu, ktorá musí obsahovať:

  • meno a priezvisko zamestnanca, a to aj predchádzajúce,
  • rodné číslo zamestnanca,
  • adresu trvalého pobytu zamestnanca,
  • údaj o trvaní pracovnej činnosti,
  • úhrn nepeňažných príjmov.

5.2. Evidencia na účely zdravotného poistenia

Zamestnávateľ je v zmysle § 24 písm. e) zákona o zdravotnom poistení povinný viesť a po dobu 10 rokov uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch a ktorá musí obsahovať:

  • meno a priezvisko, a to aj predchádzajúce, rodné číslo, u cudzinca dátum narodenia, ak rodné číslo nemá, adresu trvalého pobytu,
  • údaje o vzniku a zániku verejného zdravotného poistenia,
  • počet dní, za ktoré sa platí poistné, v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
  • príjem zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
  • úhrn zaplatených preddavkov zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
  • úhrn zaplatených preddavkov zamestnávateľa za zamestnanca v členení na jednotlivé kalendárne mesiace,
  • údaje o vzniku skutočnosti, že platiteľom poistného je štát.

Zamestnávateľ je zároveň povinný po dobu 10 rokov uchovávať účtovné doklady a iné doklady potrebné na správne určenie vymeriavacieho základu, sadzby poistného, výšky poistného a jeho platenia.

5.3. Evidencia na účely sociálneho poistenia

Zamestnávateľ po skončení pracovného pomeru so zamestnancami je povinný po dobu 10 rokov, počas ktorej existuje v zmysle § 147 ods. 1 zákona o sociálnom poistení právo Sociálnej poisťovne predpísať poistné, uchovávať evidenciu, ktorú viedol o zamestnancoch v zmysle § 232 ods. 2 zákona.

Evidencia musí obsahovať:

  • priezvisko vrátane všetkých predošlých priezvisk, meno, dátum a miesto narodenia, stav a miesto trvalého pobytu,
  • identifikačné číslo sociálneho poistenia fyzickej osoby,
  • deň vzniku pracovného pomeru a skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu k zamestnávateľovi,
  • vymeriavací základ zamestnanca neobmedzený maximálnou výškou podľa § 138 ods. 6,
  • obdobie, počas ktorého sa zamestnancovi prerušuje nemocenské poistenie, dôchodkové poistenie, poistenie v nezamestnanosti a starobné dôchodkové sporenie,
  • obdobie materskej dovolenky, obdobie rodičovskej dovolenky.

V zmysle § 231 ods. 1 písm. j) zákona o sociálnom poistení je zamestnávateľ povinný viesť o svojich zamestnancoch evidenciu na účely sociálneho poistenia a túto evidenciu predložiť pobočke Sociálnej poisťovne do troch dní od:

  • uplatnenia nároku zamestnancom na dôchodkovú dávku, pričom sa nevyžaduje ukončenie pracovnoprávneho vzťahu,
  • skončenia pracovného pomeru alebo iného právneho vzťahu zamestnanca k zamestnávateľovi,

podaním Evidenčného listu dôchodkového poistenia v papierovej forme alebo elektronickej forme.

Povinnosť viesť a predkladať evidenčné listy je uložená všetkým zamestnávateľom. Evidenčné listy je potrebné vyhotovovať pre všetkých zamestnancov s právom na pravidelný aj nepravidelný príjem – poistencov, za ktorých sa počas trvania pracovnoprávneho vzťahu platilo poistné na dôchodkové poistenie. Je vhodné, aby zamestnávateľ pri vedení, vyplňovaní a predkladaní evidenčných listov postupoval v súlade s metodickým usmernením pre zamestnávateľov a návodom na vyplnenie jednotlivých rubrík evidenčného listu vydanými Sociálnou poisťovňou. Evidenčné listy dôchodkového poistenia sú rozhodujúce podklady pre určenie nároku na dôchodok a výpočet výšky dôchodku, preto im zamestnávateľ musí venovať náležitú pozornosť.

V Evidenčnom liste dôchodkového poistenia zamestnávateľ okrem identifikačných údajov poistenca (zamestnanca) a zamestnávateľa a doby trvania pracovného pomeru alebo iného pracovného vzťahu uvádza v členení na jednotlivé kalendárne roky:

  • obdobie dôchodkového poistenia, t. j. obdobie účasti na povinnom dôchodkovom poistení, uvedením:
    • znaku poistenia: A – zamestnanec (platí aj pre dohodárov), MD – materská dovolenka, RD – rodičovská dovolenka (do 30. 6. 2005), VS – vojenská služba (do 31. 12. 2005), CS – civilná služba (do 31. 12. 2005),
    • obdobia poistenia: obdobie účasti na povinnom dôchodkovom poistení od – do, pričom:
      • ak v kalendárnom roku bolo dôchodkové poistenie prerušené, obdobie prerušenia sa neuvádza,
      • ak zamestnanec po dosiahnutí dôchodkového veku nepožiadal o starobný dôchodok, kalendárny rok sa rozdelí do dvoch riadkov,
      • u dohodárov sa započíta len obdobie, v ktorom bol dohodár dôchodkovo poistený a zároveň mal aj vymeriavací základ na platenie poistného na dôchodkové poistenie,
  • vymeriavací základ, t. j. úhrn vymeriavacích základov za príslušné obdobie povinného dôchodkového poistenia (nie úhrn dosiahnutého príjmu zamestnanca, ale úhrn vymeriavacích základov, z ktorých sa platilo poistné na dôchodkové poistenie, údaj za príslušný rok musí byť zhodný s úhrnom vymeriavacích základov vykázaných v mesačných výkazoch a výkazoch poistného a príspevkov za príslušný rok),
  • vymeriavací základ počas vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. vymeriavací základ dosiahnutý počas:
    • poskytovania vyrovnávacej dávky,
    • poskytovania náhrady mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže prideľovať zamestnancovi prácu podľa § 142 ods. 4 Zákonníka práce,

pričom tento vymeriavací základ je zahrnutý aj v celkovom vymeriavacom základe,

  • počet kalendárnych dní vylúčených dôb (nevyplňuje sa u zamestnancov narodených po 31. 12. 1984), t. j. kalendárnych dní:
    • počas ktorých mal zamestnanec nárok na nemocenské, ošetrovné,
    • ošetrovania člena rodiny od 11. dňa potreby ošetrovania do skončenia doby ošetrovania,
    • počas ktorých sa rodič staral o dieťa do šiestich rokov veku alebo o dieťa s dlhodobo nepriaznivým zdravotným stavom do siedmich rokov, ktorému sa neposkytovala starostlivosť v zariadení sociálnych služieb,
    • materskej dovolenky, rodičovskej dovolenky, poskytovania vyrovnávacej dávky,
    • základnej služby, náhradnej služby alebo zdokonaľovacej služby v rámci vojenskej služby,
    • civilnej služby,
    • počas ktorých sa poskytovala náhrada mzdy z vážnych prevádzkových dôvodov, pre ktoré zamestnávateľ nemôže zamestnancovi prideľovať prácu,
    • účasti na zákonnom štrajku.

Aj napriek tomu, že zamestnávateľ je povinný Evidenčný list dôchodkového poistenia predložiť Sociálnej poisťovni pri uplatnení nároku na dôchodkovú dávku a pri skončení pracovnoprávneho vzťahu, je vhodné údaje za príslušný kalendárny rok do evidenčného listu zapisovať po odsúhlasení a uzatvorení mzdových listov. Zamestnávatelia sú povinní aj za zamestnancov vykonávajúcich práce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru predkladať Evidenčné listy dôchodkového poistenia v zákonom stanovenej lehote s výnimkou, ak zamestnanec pracujúci na dohodu bude u toho istého zamestnávateľa opakovane vykonávať činnosť na základe ďalšej dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru.

V takýchto prípadoch, podľa metodického usmernenia vydaného Sociálnou poisťovňou, zamestnávateľ predloží evidenčný list za zamestnanca na dohodu vždy, ak od skončenia poslednej dohody uplynul jeden rok a nebola uzatvorená nová dohoda.

Príklad č. 6:

Zamestnanec pracuje u zamestnávateľa nepretržite od roku 2001. V období od 2. 9. 2014 do 20. 9. 2014 ošetroval chorého člena rodiny, t. j. 19 dní. Od 11. dňa ošetrovania bolo povinné dôchodkové poistenie prerušené. Obdobie prerušenia sa v evidenčnom liste neuvádza. V období od 14. 10. 2014 do 29. 10. 2014 bol práceneschopný a za toto obdobie nebol povinný platiť poistné. Za prvých 10 kalendárnych dní mu zamestnávateľ poskytol náhradu mzdy (do vymeriavacieho základu sa nezapočítava). Nárok na nemocenské dávky mu vznikol od 24. 10. 2014. Do počtu kalendárnych dní vylúčených dôb sa uvedie 6 dní, počas ktorých poberal nemocenské dávky. Zamestnávateľ do ELDP doplní údaje za rok 2014 nasledovne:

Kalendárny rokZnak
poistenia
oddoVZVZ počas vylúč. dôbKal. dni
vylúč. dôb
2014A010101097 491,30  
2014A290931122 936,70 6

Príklad č. 7:

Študent vo veku 20 rokov vykonával zárobkovú činnosť od 1. 5. 2014 do 30. 9. 2014 na základe dohody o brigádnickej práci študentov s pravidelným príjmom, pri ktorej si uplatnil výnimku z platenia poistného. Jeho príjem bol v máji 100 €, v júni 180 €, v júli 210 €, v auguste 110 € a v septembri 180 €. Pretože ide o študenta, ktorý dovŕšil 18 rokov veku, suma na posúdenie vzniku dôchodkového poistenia pri zvýhodnenej dohode o brigádnickej práci študentov v roku 2014 je 159 €. Jeho príjem v niektorých mesiacoch túto sumu presiahol, takže mu vzniklo povinné dôchodkové poistenie, a to od prvého dňa kalendárneho mesiaca, za ktorý jeho príjem presiahol stanovenú hranicu a zamestnávateľ je povinný vyhotoviť Evidenčný list dôchodkového poistenia, v ktorom ako vymeriavací základ uvedie príjem znížený o sumu 159 €.

Kalendárny rokZnak
poistenia
oddoVZVZ počas vylúč. dôbKal. dni
vylúč. dôb
2014A0106310772,00  
2014A0109300921,00  

5.4. Uchovávanie evidencií o zamestnancoch

Pri uchovávaní evidencie je zamestnávateľ povinný postupovať v zmysle zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach.

Súčasťou registratúr je aj personálna a mzdová agenda. Personálnu agendu predstavuje osobný spis zamestnanca, ktorý obsahuje najmä pracovnú zmluvu, osobný dotazník, doklady a potvrdenia, ktoré vyžaduje zamestnávateľ a ostatné doklady týkajúce sa vzniku, priebehu a skončenia pracovnoprávneho vzťahu.

Osobné spisy je potrebné uchovávať aj po skončení pracovnoprávneho vzťahu. Je vhodné uchovávať ich po dobu ako ročné mzdové listy zamestnancov.

Mzdovú agendu tvoria písomnosti dokladujúce evidenciu, výpočet, zdaňovanie miezd a realizáciu zákonných a ostatných zrážok zo mzdy.

Všetky tieto doklady majú charakter účtovných dokladov, preto sa na ne vzťahujú ustanovenia § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona o účtovníctve, t. j.:

  • stanovenie doby úschovy tak, aby neboli porušené ustanovenia zákona o účtovníctve,
  • povinnosť zabezpečiť ochranu tejto dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu,
  • pri nakladaní s dokumentáciou uplatňovať všeobecné predpisy o archívnictve,
  • pred skončením podnikateľskej činnosti zabezpečiť uchovanie tejto dokumentácie.

Z hľadiska dokladovania identifikačných údajov zamestnanca, výpočtu a zdaňovania mzdy a pre účely dôchodkového zabezpečenia je najdôležitejší ročný mzdový list. Zákon o účtovníctve, na ktorý sa v § 39 ods. 8 zákon o dani z príjmov ohľadne uchovávania povinne vedených dokladov pre daňové účely odvoláva, ani iné predpisy nestanovujú povinnú dobu úschovy mzdových listov, je potrebné určiť ju v registratúrnom pláne.

Je vhodné stanoviť pomerne dlhú dobu úschovy, pretože ide o dokumenty preukazujúce nároky zamestnancov vyplývajúce zo zákona o sociálnom poistení, uplatňované až po uplynutí niekedy aj desiatok rokov.

 

Poznámka redakcie:
§ 39 ods. 1 zákona o dani z príjmov
§ 39 ods. 8 zákon o dani z príjmov
§ 24 písm. e) zákona o zdravotnom poistení
§ 231 ods. 1 písm. j) zákona o sociálnom poistení
§ 35 a § 36 zákona o účtovníctve

Poznámky pod čiarou:


Autor: Ing. Eva Gášpárová

Súvisiace odborné články

Súvisiace dokumenty

Súvisiace príklady z praxe

Súvisiace právne predpisy ZZ SR

Funkcie

Partner

Nastavenie súborov cookies

Táto webová stránka používa rôzne cookies pre poskytovanie online služieb, na účely prihlásenia, poskytovania obsahu prostredníctvom tretích strán, analýzu návštevnosti a iné. V súlade s platnou legislatívou prosíme o potvrdenie súhlasu alebo nastavenie vašich preferencií. Ďakujeme.

Viac informácií.