Povinnosť vykonať pracovnú cestu a dodržanie podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnanca

Zamestnanec, pri dodržaní ustanovenia § 57 Zákonníka práce, ktoré pri určitých typoch pracovných ciest vyžaduje súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, má povinnosť pracovnú cestu vykonať a musí akceptovať podmienky pracovnej cesty určené zo strany zamestnávateľa.

Určené podmienky pracovnej cesty nemôže zamestnanec sám svojvoľne jednostranne meniť. Uvedené vyplýva z ustanovenia § 81 písm. a) Zákonníka práce, podľa ktorého je zamestnanec povinný okrem iného plniť pokyny nadriadených vydané v súlade s právnymi predpismi. Výnimku by mohli tvoriť nepredvídané vážne okolnosti (napr. zdravotné problémy zamestnanca, pracovné problémy, poveternostné problémy a pod.); všetky takéto zmeny však musia byť vždy zamestnávateľom, t. j. nadriadeným zamestnancom, dodatočne schválené. Zamestnávateľ má podmienky určiť čo najpresnejšie, a tým vylúčiť akékoľvek nedorozumenie a spory medzi ním a zamestnancom.

V prípade, že zamestnanec nemôže niektorú podmienku pracovnej cesty splniť, je jeho povinnosťou spojiť sa so svojím zamestnávateľom, ktorému podľa § 35a zákona o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov oznámi všetky skutočnosti, ktoré sú rozhodné pre poskytovanie cestovných náhrad a s ktorým sa dohodne na zmene, resp. spresnení podmienok pracovnej cesty.

Vypisovanie cestovného príkazu

V praxi často vzniká otázka, kto má vypisovať tlačivo slúžiace na určenie podmienok pracovnej cesty. Zamestnanci sa domnievajú, že zamestnávateľ, a to z dôvodu, že zamestnávateľ má právo vyslať zamestnanca na pracovnú cestu a súčasne povinnosť určiť podmienky pracovnej cesty. Zákon o cestovných náhradách nerieši uvedenú problematiku; technické spracovanie tohto tlačiva je vecou zamestnávateľa a jeho organizácie práce; odporúča sa predmetné tlačivo vo väzbe na § 3 zákona o cestovných náhradách vypisovať v úzkej súčinnosti zamestnanca a zamestnávateľa.

Prax ukazuje, že určenie základných podmienok pracovnej cesty by žiadny zamestnávateľ nemal podceňovať, pretože z podmienok pracovnej cesty sa v prípade potreby zdôvodňujú rôzne zodpovednostné vzťahy (pracovnoprávne vzťahy, náhrada škody, pracovný úraz a pod.) Rovnako ako je táto skutočnosť dôležitá pre zamestnávateľa, je dôležitá aj pre zamestnanca. Sami zamestnanci by mali dbať na to, aby neodchádzali na pracovnú cestu bez schváleného a podpísaného dokladu o vyslaní na pracovnú cestu zamestnávateľom; v praxi sa táto skutočnosť často podceňuje.

Pokiaľ túto skutočnosť zamestnanci podceňujú a začnú realizovať bez dokladu o vyslaní na pracovnú cestu, nemajú prakticky možnosť preukázať v prípade neočakávanej udalosti, že ide o pracovnú cestu, keď zamestnávateľ dodatočne pracovnú cestu nepotvrdí; to, že zamestnávateľ dodatočne pracovnú cestu zamestnancovi nepotvrdí pri vzniknutých problémoch, sa stáva v poslednom období často, lebo je to pre zamestnávateľov výhodné.

Ťažko je v takýchto prípadoch voči zamestnávateľovi potom uplatňovať zodpovednostné vzťahy, ktoré by mu za normálnych okolností, pri splnení zákonom určených povinností, vznikli voči zamestnancom.

Najčastejšie chyby pri určovaní podmienok pracovnej cesty

• neurčujú sa podmienky pracovnej cesty pred pracovnou cestou, ale cestovný príkaz sa vypisuje až po realizácii pracovnej cesty,
• podmienky pracovnej cesty nie sú určené pri každej pracovnej ceste – napr. neurčujú sa pri pracovnej ceste, pri ktorej nevzniknú zamestnancovi výdavky – napr. pri pracovnej ceste do 5 hodín služobným autom alebo pri pracovných cestách v rámci miesta/obce sídla zamestnávateľa,
• podmienky pracovnej cesty sú navzájom z miestneho a časového hľadiska v rozpore – napr. miesto nástupu na pracovnú cestu je určené miesto bydliska a z tohto miesta sa zamestnancovi uznajú cestovné výdavky a čas nástupu je určený až časom odchodu dopravného prostriedku (napr. čas odchodu vlaku, autobusu, ale aj čas nástupu do služobného auta); takto určené podmienky pracovnej cesty nie sú v súlade – pracovná cesta nezačne naraz z miestneho a časového hľadiska,
• miesto a čas nástupu na pracovnú cestu sú určené v neprospech zamestnanca – napr. miesto nástupu na pracovnú cestu je totožné s miestom výkonu práce na pracovnej ceste a čas nástupu je začiatok pracovného času zamestnanca, čo v praxi znamená, že na toto miesto výkonu práce na pracovnej ceste sa musí zamestnanec dopraviť za vlastné prostriedky, a to ešte pred jeho pracovným časom; takto sa určujú podmienky pracovnej cesty pri pracovnej ceste, ktorá sa koná nielen v meste, kde má zamestnanec bydlisko, ale aj v prípadoch, že vzdialenosť medzi miestom bydliska zamestnanca alebo sídla zamestnávateľa a miestom výkonu práce na pracovnej ceste je aj 50 km,
• neurčuje sa spôsob dopravy v rámci miesta výkonu práce alebo sa neurčuje spôsob dopravy vôbec.

Podľa § 57 Zákonníka práce zamestnávateľ môže zamestnanca vyslať na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca na nevyhnutne potrebné obdobie len s jeho súhlasom; to neplatí, ak vyslanie na pracovnú cestu vyplýva z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce alebo ak možnosť vyslania na pracovnú cestu je dohodnutá v pracovnej zmluve. Zákonník práce nevyžaduje súhlas zamestnanca písomnou formou s vyslaním na pracovnú cestu vykonanú mimo miesta obce pravidelného pracoviska alebo miesta bydliska zamestnanca (okrem súhlasu v pracovnej zmluve, ktorá má mať podľa § 42 Zákonníka práce písomnú formu) a vo všeobecnosti ani písomnú formu vyslania na pracovnú cestu.

V praxi sa vyslanie na pracovnú cestu spája s ustanovením § 3 zákona o cestovných náhradách, podľa ktorého je zamestnávateľ povinný písomne určiť podmienky pracovnej cesty, pričom nedodržanie tejto formy nezakladá neplatnosť takéhoto vyslania. Pri posudzovaní formy určenia podmienok pracovnej cesty, ako aj formy samotného vyslania na pracovnú cestu možno vychádzať z Občianskeho zákonníka. Podľa § 34 Občianskeho zákonníka je právny úkon prejav vôle smerujúci najmä k vzniku, zmene alebo zániku tých práv alebo povinností, ktoré právne predpisy s takýmto prejavom spájajú. Podľa § 35 ods. 1 Občianskeho zákonníka sa prejav vôle môže urobiť konaním alebo opomenutím; môže sa stať výslovne (ústne alebo písomne) alebo iným spôsobom nevzbudzujúcim pochybnosti o tom, čo chcel účastník prejaviť (konkludentným činom). Podľa § 40 Občianskeho zákonníka písomný právny úkon je platný, ak je podpísaný konajúcou osobou. Podpis sa môže nahradiť mechanickými prostriedkami v prípadoch, keď je to obvyklé. Písomná forma je tiež zachovaná, ak je právny úkon urobený telegraficky, ďalekopisom alebo elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila. Písomná forma je zachovaná vždy, ak právny úkon urobený elektronickými prostriedkami je podpísaný zaručeným elektronickým podpisom.

Na základe vyššie uvedeného opísaný spôsob vyslania zamestnanca na pracovnú cestu a určenia jej podmienok má písomnú formu vyslania na pracovnú cestu a písomnú formu určenia jej podmienok (za predpokladu dodržania predovšetkým ustanovenia § 40 ods. 4 Občianskeho zákonníka).

Ak zamestnávateľ využije svoje právo vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, a to pri dodržaní § 57 Zákonníka práce, je povinný rešpektovať § 3 zákona o cestovných náhradách, čo v praxi znamená, že má povinnosť určiť pred začatím pracovnej cesty písomnou formou podmienky tejto cesty.

Zamestnanec je podľa § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách povinný do desiatich pracovných dní po dni ukončenia pracovnej cesty (ide iba o poriadkovú lehotu a nie premlčaciu lehotu) predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty a tiež vrátiť nevyúčtovaný preddavok.

Zamestnávateľ je nadväzne na to povinný podľa § 36 ods. 8 zákona o cestovných náhradách uskutočniť vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov potrebných na vyúčtovanie pracovnej cesty.

V praxi sa realizuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok formou rôznych tlačív, napr. tlačivo Cestovný príkaz, Vyslanie na pracovnú cestu a pod. Upozorňujeme na to, že tlačivo uvedeného charakteru je základnou prvotnou evidenciou pracovných ciest, na základe ktorej sa posudzuje opodstatnenosť výdavkov uvedeného charakteru.

Zamestnanec si na základe uvedeného tlačiva potom uplatňuje aj svoj nárok na cestovné náhrady písomnou formou v zmysle vopred určených podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa.

Pre zamestnávateľa uvedené tlačivo slúži aj ako preukázateľný podklad pre zahrnutie si výdavkov uvedeného charakteru do daňových nákladov (výdavkov).

Ak zamestnávateľ neurčil podmienky pracovnej cesty písomnou formou, porušil týmto konaním § 3 zákona o cestovných náhradách a nadväzne na to neumožnil zamestnancovi uplatniť si svoj nárok na cestovné náhrady, teda aj na stravné, písomnou formou podľa § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách.

Poznámka redakcie:
§ 3 zákona o cestovných náhradách
§ 57 Zákonníka práce

Autor: Ing. Ľuboslava Minková