Podmienky pracovnej cesty (2014)

V § 3 ods. 1 zákona o cestovných náhradách nie je ustanovený spôsob vyslania zamestnanca na pracovnú cestu a ani spôsob určenia podmienok pracovnej cesty.

Zákonom o cestovných náhradách je ustanovená len forma, a to písomná forma určenia podmienok pracovnej cesty.

V praxi sa realizuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok formou rôznych tlačív, napr. tlačivo „Cestovný príkaz“ alebo „Vyslanie na pracovnú cestu“.

K problematike prvotnej evidencie pracovných ciest treba uviesť, že zákon o cestovných náhradách žiadne tlačivo neustanovil pre zamestnávateľa ako záväzné tlačivo.

Záväzné tlačivo slúžiace na určenie podmienok pracovnej cesty a na následné vyúčtovanie náhrad výdavkov nie je ustanovené ani žiadnym iným právnym predpisom. Je v právomoci každého zamestnávateľa, aby sa rozhodol, či bude používať tlačivá, ktoré sú na tento účel v obehu a v predaji, alebo si vypracuje na svoje podmienky a na charakter činnosti a pracovných ciest vlastné tlačivo, pričom jeho štruktúru, formu a obsah určí sám.

Takto vypracované tlačivo slúžiace na určenie podmienok pracovnej cesty zamestnávateľ zaradí do obehu účtovných dokladov, pričom tlačivo musí mať vypovedaciu schopnosť.

Upozorňujem na to, že tlačivo uvedeného charakteru je základnou prvotnou evidenciou pracovných ciest, na základe ktorej sa posudzuje opodstatnenosť výdavkov uvedeného charakteru.

Zamestnanec si na základe uvedeného tlačiva potom uplatňuje aj svoj nárok na cestovné náhrady písomnou formou v zmysle vopred určených podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa.

Pre zamestnávateľa uvedené tlačivo slúži aj ako preukázateľný podklad pre uznanie výdavkov uvedeného charakteru.

Základné náležitosti určenia podmienok pracovnej cesty a vyúčtovania pracovnej cesty

Vo väzbe na zákon o cestovných náhradách musí tlačivo obsahovať všetky náležitosti, ktoré vyplývajú zo zákona o cestovných náhradách.

Vo vzťahu k určeniu podmienok pracovnej cesty/vyslaniu na pracovnú cestu sa odporúča, aby tlačivo obsahovalo predovšetkým napr.:

• osobné údaje – meno, priezvisko, bydlisko,
• miesto pravidelného pracoviska (resp. miesto výkonu práce podľa pracovnej zmluvy) na účely zákona o cestovných náhradách – pre posúdenie pracovnej cesty,
• pracovný čas zamestnanca – napr. na účely § 37 zákona o cestovných náhradách, na účely Zákonníka práce – § 89, § 96b, § 97 pod.,
• súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu – § 57 Zákonníka práce,
• podmienky pracovnej cesty – § 3 zákona o cestovných náhradách (povinné podmienky), nepovinné podmienky súvisiace s účelom a cieľom pracovnej cesty, spôsob ubytovania a pod.,
• údaj o poskytnutom preddavku,
• spolucestujúcich/spoluúčastníkov,
• podpisy zamestnávateľa – podľa organizačného poriadku a kompetencií,
• predbežnú finančnú kontrolu (v rozpočtovej a príspevkovej sfére),
• účtovací predpis, ak tlačivo slúži aj ako účtovný doklad a pod.

Vo vzťahu k vyúčtovaniu pracovnej cesty musí tlačivo obsahovať predovšetkým po vecnej stránke § 4, § 5, § 7 – nárokové náhrady, § 9 – iné a vyššie náhrady, pokiaľ ich zamestnávateľ poskytuje, ostatné náležitosti, napr. poskytovanie fakultatívnych náhrad, ktoré sú priamo ustanovené v zákone o cestovných náhradách, pokiaľ ich zamestnávateľ poskytuje – § 5 ods. 3, ako aj ostatné údaje, ktoré sú potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty (časové údaje pre aplikáciu – § 5, údaje o poskytnutom bezplatnom stravovaní a pod.).

Tlačivo na zahraničnú pracovnú cestu musí obsahovať ešte aj iné náležitosti vo väzbe na náhrady, ktoré sa poskytujú len pri zahraničných pracovných cestách – § 11 až § 15, ostatné náležitosti, napr. poskytovanie fakultatívnych náhrad, ktoré sú priamo ustanovené v zákone o cestovných náhradách – napr. § 14, § 11 ods. 2), ako aj ostatné údaje, ktoré sú potrebné na vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty (časové údaje pre aplikáciu § 13, údaje o poskytnutom bezplatnom stravovaní a pod.).

Ako ďalšia náležitosť tlačiva môže byť aj deklarovanie súhlasu zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu (§ 57 Zákonníka práce).

Povinnosť vyslať a určiť podmienky samostatne každému zamestnancovi a za každú pracovnú cestu

Zamestnávateľ je pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu povinný určiť mu podmienky tejto cesty, a to bez ohľadu na to, či je pracovná cesta vykonaná v rámci mesta (obce) miesta pravidelného pracoviska zamestnanca alebo mimo toto miesto.

Tak isto treba vyslať zamestnanca na každú pracovnú cestu bez ohľadu na formu poskytovania náhrad, či sa napr. poskytujú jednorazovo po každej pracovnej ceste alebo po viacerých pracovných cestách alebo sa náhrady poskytujú paušálnou sumou.

Vyslať zamestnanca na pracovnú cestu a určiť mu podmienky pracovnej cesty je zamestnávateľ povinný aj v prípade, ak zamestnancovi na pracovnej ceste žiadne výdavky nevznikli.

Cestovný príkaz sa nevystavuje len na účel vyúčtovania náhrad výdavkov vzniknutých v súvislosti s pracovnou cestou, ale vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu a vystavenie cestovného príkazu má ďalšie dôležité pracovnoprávne súvislosti.

Zamestnávateľ môže mať určenú odlišnú formu vyslania na pracovné cesty vykonávané:

• v rámci mesta (obce) sídla zamestnávateľa, resp. pravidelného pracoviska zamestnanca – v tomto prípade môže mať vypracované tlačivo „Vyslanie na pracovnú cestu“ v zjednodušenej forme,
• mimo mesta (obce) sídla zamestnávateľa, resp. pravidelného pracoviska zamestnanca.

Zamestnávateľ je teda povinný vyslať zamestnanca na každú pracovnú cestu a určiť mu písomnou formou podmienky pracovnej cesty, pričom nie je podstatné, napr.:

• či zamestnancovi vznikne na pracovnej ceste nárok na cestovné náhrady alebo nie,
• akou formou sa mu cestovné náhrady poskytujú (napr. či po každej pracovnej ceste, po viacerých pracovných cestách alebo formou paušálu),
• doba trvania pracovnej cesty,
• miesto konania pracovnej cesty, napr. či je pracovná cesta vykonávaná v meste (obci) pravidelného pracoviska alebo mimo neho, v rámci mesta (obce) bydliska zamestnanca a pod.

Vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu a určenie podmienok každej pracovnej cesty písomnou formou (napr. formou cestovného príkazu) neslúži len na účel vyúčtovania náhrad výdavkov vzniknutých v súvislosti s pracovnou cestou, ale vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu a určenie jej podmienok písomnou formou má dôležité pracovnoprávne súvislosti (pri vopred určených podmienkach pracovnej cesty sa vychádza pri riešení zodpovednostných vzťahov – napr. náhrada škody, pracovný úraz a pod., prípadne pri posudzovaní a riešení prípadných rôznych sporov medzi zamestnancom a zamestnávateľom).

Prípad, že zamestnancovi pri pracovnej ceste vykonanej v rámci mesta pravidelného pracoviska nevznikne nárok napr. na stravné (pracovná cesta netrvala min. 5 hodín v rámci kalendárneho dňa), resp. na žiadne výdavky, nezbavuje zamestnávateľa povinnosti vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, určiť mu podmienky pracovnej cesty a viesť evidenciu pracovných ciest.

Určenie podmienok pracovnej cesty zjednodušeným spôsobom

Zamestnávateľ môže podľa § 3 ods. 3 zákona o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov zamestnancom určiť v prípade potreby podmienky pracovnej cesty jedným rozhodnutím (cestovným príkazom):

• pre viacerých zamestnancov, t. j. vyslať viacerých zamestnancov jedným rozhodnutím (cestovným príkazom) na pracovnú cestu alebo
• na viacero pracovných ciest zamestnanca, t. j. zamestnancovi jedným rozhodnutím (cestovným príkazom) určiť podmienky viacerých pracovných ciest.

V týchto prípadoch sa odporúča, aby zamestnávateľ rámcové pravidlá takéhoto vysielania mal určené vo vnútornom predpise, resp. v smernici k zákonu o cestovných náhradách (predovšetkým aj k technike spracovania cestovného príkazu, k spôsobu poskytnutia preddavku, k spôsobu vyúčtovania náhrad, určenie zodpovedného zamestnanca v prípade tzv. hromadného cestovného príkazu a pod.).

Poznámka redakcie:
§ 3 zákona o cestovných náhradách

Zamestnávateľ je podľa § 3 ods. 1 zákona o cestovných náhradách povinný písomne určiť päť základných podmienok pracovnej cesty, medzi ktoré patrí určenie:

• miesta nástupu na pracovnú cestu,
• miesta výkonu práce na pracovnej ceste,
• doby trvania pracovnej cesty,
• spôsobu dopravy,
• miesta skončenia pracovnej cesty.

Zákon o cestovných náhradách nevymedzuje žiadne konkrétne pravidlá pre určenie podmienok pracovnej cesty; určenie podmienok pracovnej cesty je povinnosťou zamestnávateľa.

Toto výhradné právo určiť podmienky pracovnej cesty vychádza zo zásady zvýšenej právomoci, ale na druhej strane aj zvýšenej zodpovednosti.

Zamestnávateľ pri určovaní podmienok pracovnej cesty je povinný prihliadať na oprávnené záujmy zamestnanca.

Konkrétnejší spôsob a rámcové pravidlá určenia podmienok pracovnej cesty môžu byť predmetom vnútorných predpisov zamestnávateľa, ktoré však nemôžu byť v rozpore s ustanoveniami zákona o cestovných náhradách.

V tomto prípade je vedúci zamestnanec, ktorý zamestnanca vysiela na pracovnú cestu, povinný dodržiavať aj tieto rámcové pravidlá vysielania zamestnancov na pracovnú cestu.

Určené podmienky pracovnej cesty zamestnávateľom nemôžu byť navzájom v rozpore a nemôžu si protirečiť.

Zo strany zamestnávateľa všetky určené podmienky musia byť v súlade z časového hľadiska, ako aj vecného hľadiska.

1. Miesto nástupu na pracovnú cestu

V rámci tejto podmienky sa určuje konkrétne miesto, z ktorého sa pracovná cesta zamestnanca má začať z miestneho (vecného) hľadiska. Určuje sa vo väzbe na dohodnuté miesto pravidelného pracoviska, na charakter úloh, ktoré má zamestnanec na pracovnej ceste splniť, a súčasne aj na oprávnený záujem zamestnanca. Určenie miesta nástupu pracovnej cesty je veľmi dôležité a významné predovšetkým vo vzťahu k dňom pracovného pokoja, sviatku, dovolenke zamestnanca a pod.; zamestnávateľ má povinnosť tieto okolnosti zvlášť pozorne zvažovať, lebo by sa mohli stať príčinou nepríjemných pracovnoprávnych a zodpovednostných vzťahov. Pracovná cesta nemusí začať z miesta pravidelného pracoviska; pracovná cesta môže začať pri dodržaní vyššie uvedeného z rôzneho miesta (napr. aj z miesta bydliska zamestnanca). Zamestnávateľom určené miesto nástupu a miesto skončenia pracovnej cesty má význam aj pre posúdenie nároku na cestovné náhrady (napr. cestovné výdavky, stravné).

Zamestnávatelia môžu mať vo vnútornom predpise upravené konkrétnejšie pravidlá pri určovaní miesta nástupu na pracovnú cestu v mieste bydliska zamestnanca (napr. z hľadiska hospodárnosti, podľa zamestnancov vo väzbe na ich povolanie, podľa miesta výkonu pracovnej cesty – napr. či zamestnanec prechádza cez mesto pravidelného pracoviska alebo nie, podľa spôsobu dopravy a pod.).

2. Miesto výkonu práce

V rámci tejto podmienky sa určujú miesta, resp. miesta, kde bude zamestnanec vykonávať prácu na pracovnej ceste; toto miesto môže určiť užšie (napr. konkrétne pracovisko) alebo širšie (napr. obec, organizačná jednotka). Toto miesto musí byť určené jasne, konkrétne a zrozumiteľne, lebo od neho sa odvíjajú v prípade sporov a nedorozumení, pracovných úrazov a pod. rôzne zodpovednostné vzťahy.

Ak je iný vedúci zamestnanec poverený dávať zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu pokyny, musí s tým byť zamestnanec oboznámený.

3. Čas trvania pracovnej cesty

V rámci tejto podmienky sa z časového hľadiska vymedzuje doba trvania pracovnej cesty.

Zamestnávateľ určí deň, hodinu nástupu na pracovnú cestu a deň (prípadne aj hodinu) ukončenia pracovnej cesty.

Zákonom o cestovných náhradách nie je stanovené, že pre určenie začiatku a konca pracovnej cesty je rozhodujúci čas odchodu, resp. príchodu prostriedkov pravidelnej verejnej dopravy podľa cestovného poriadku (pracovná cesta sa môže začať aj časom odchodu z pobytu zamestnanca a ukončiť časom príchodu do pobytu zamestnanca).

Určenie presnej hodiny nástupu na pracovnú cestu a hodiny ukončenia pracovnej cesty má veľký význam pre správne posúdenie nároku na stravné za prvý a posledný deň trvania pracovnej cesty.

Vo väzbe na čas skončenia pracovnej cesty je potrebné upozorniť na § 92 ods. 3 Zákonníka práce.

Podľa uvedeného ustanovenia sa zamestnancovi, ktorý sa vrátil z pracovnej cesty po 24. hodine, poskytne čas na nevyhnutný odpočinok od skončenia pracovnej cesty do nástupu do práce v rozsahu osem hodín a ak tento čas spadá do pracovného času zamestnanca, aj náhrada mzdy vo výške jeho priemerného zárobku.

V tejto súvislosti je potrebné zdôrazniť, že nemožno v praxi zamieňať čas trvania pracovnej cesty s ustanoveným pracovným časom zamestnanca; ide o rozdielne samostatné pracovnoprávne inštitúty. Pre posúdenie času zamestnanca, ktorý spadá do pracovného času zamestnanca na pracovnej ceste, je potrebné aplikovať ustanovenie § 37 zákona o cestovných náhradách.

Do času trvania pracovnej cesty sa teda započítava čas od miesta nástupu na pracovnú cestu do miesta výkonu práce na pracovnej ceste, čas výkonu práce a čas do príchodu do miesta ukončenia pracovnej cesty. Čas nástupu na pracovnú cestu nemusí byť totožný so začiatkom pracovného času zamestnanca.

Tak isto ani čas ukončenia pracovnej cesty nemusí byť totožný s časom ukončenia pracovného času. Celkový čas trvania pracovnej cesty nemusí byť totožný s pracovným časom zamestnanca; čas trvania pracovnej cesty môže byť dlhší ako pracovný čas zamestnanca. Pracovná cesta z časového hľadiska je vždy dlhší časový úsek, ako je čas samotného výkonu práce na pracovnej ceste.

4. Spôsob dopravy

V rámci tejto podmienky sa určuje spôsob a druh dopravy – dopravného prostriedku, ktorý bude zamestnanec používať počas celej doby trvania pracovnej cesty; z uvedeného vyplýva, že zamestnávateľ je povinný určiť spôsob dopravy nielen z miesta nástupu do miesta konania pracovnej cesty a z miesta konania do miesta skončenia pracovnej cesty, ale aj spôsob a druh dopravy v mieste konania pracovnej cesty. V praxi sa na to zo strany zamestnávateľa často zabúda, a potom vznikajú zbytočné spory a nedorozumenia, či zamestnanec má nárok na cestovný výdavok v mieste konania za taxislužbu alebo len za miestnu pravidelnú verejnú dopravu, alebo či mal pracovnú cestu vykonávať pešo a pod. Zamestnávateľ je povinný určiť aj druh dopravy, napr. pri určení vlaku treba určiť aj triedu (I. trieda, II. trieda, IC, EC, osobný vlak), ležadlový vozeň, lôžkový vozeň, miestenku a pod.

Zamestnanec má nárok na cestovný výdavok toho druhu a spôsobu dopravy, ktorý mu určil zamestnávateľ v podmienkach pracovnej cesty.

Ak napr. zamestnávateľ určil spôsob dopravy na pracovnú cestu vlak alebo autobus a zamestnanec odcestoval na pracovnú cestu bez súhlasu a vedomia zamestnávateľa vlastným osobným cestným motorovým vozidlom, nemá nárok na uznanie cestovných výdavkov, preto nedodržal podmienky určené zamestnávateľom.

Spôsob dopravy môže mať zamestnávateľ rozpracovaný aj vo vnútornom predpise, a potom pri určovaní spôsobu dopravy je vedúci zamestnanec, ktorý zamestnanca vysiela na pracovnú cestu, povinný dodržiavať aj obmedzenia určené vo vnútornom predpise, napr. vo vzťahu k použitiu lietadla, taxislužby, IC vlaku, EC vlaku, triedy vlaku a pod.

5. Miesto skončenia pracovnej cesty

V rámci tejto podmienky sa určuje konkrétne miesto, ktorom sa pracovná cesta zamestnanca má skončiť z miestneho (vecného) hľadiska.

Pracovná cesta môže skončiť napr. v mieste pravidelného pracoviska (ak pracovná cesta má byť z časového hľadiska skončená v rámci pracovného času zamestnanca), v mieste bydliska zamestnanca (ak pracovná cesta má byť z časového hľadiska skončená mimo pracovného času zamestnanca) alebo v akomkoľvek inom mieste (napr. v mieste, kde sa pracovná cesta vykonávala a pod.).

Zamestnávateľom určené miesto skončenia pracovnej cesty má význam aj pre posúdenie nároku na cestovné náhrady (cestovné výdavky, stravné).

Zamestnávatelia môžu mať vo vnútornom predpise upravené konkrétnejšie pravidlá pri určovaní miesta ukončenia pracovnej cesty v mieste bydliska zamestnanca (napr. z hľadiska hospodárnosti, podľa zamestnancov vo väzbe na ich povolanie, podľa miesta výkonu pracovnej cesty – napr. či zamestnanec prechádza cez mesto pravidelného pracoviska alebo nie, podľa spôsobu dopravy a pod.)

6. Ďalšie podmienky pracovnej cesty

Zamestnávateľ môže pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty; pre prax sa tým myslí vymedzenie ďalších rôznych okolností spojených so samotnou realizáciou pracovnej cesty (napr. spôsob ubytovania – nie ale určenie limitov, spolucestujúcich v cestnom motorovom vozidle, spanie v motorovom vozidle, pracovnú pohotovosť, prácu nadčas a pod.).

Určenie týchto podmienok nie je povinné, a preto záleží len na rozhodnutí samotného zamestnávateľa; aj tieto podmienky sa môžu stať za určitých okolností veľmi závažnými.

7. Prerušenie pracovnej cesty

§ 3 ods. 2 zákona o cestovných náhradách v znení zákona umožňuje prerušiť pracovnú cestu z dôvodov na strane zamestnanca, a to na základe dohody zamestnávateľa a zamestnanca pri určovaní podmienok pracovnej cesty podľa § 3 ods. 1 a 3 zákona o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

Pracovnú cestu z dôvodov na strane zamestnanca možno prerušiť v období:

• pred začiatkom výkonu práce na pracovnej ceste alebo
• po skončení výkonu práce na pracovnej ceste.

Ak zamestnávateľ pri určovaní podmienok pracovnej cesty prihliadne na oprávnený záujem zamestnanca, a to prerušiť pracovnú cestu z jeho dôvodu a dohodne sa s ním pri určovaní podmienok pracovnej cesty (§ 3 zákona o cestovných náhradách) na prerušení pracovnej cesty pred začiatkom výkonu práce na pracovnej ceste alebo na prerušení pracovnej cesty po skončení výkonu práce na pracovnej ceste, musí:

• v cestovnom príkaze presne určiť v rámci určenia podmienok pracovnej cesty miesto, dátum a čas prerušenia pracovnej cesty a miesto, dátum a čas pokračovania pracovnej cesty,
• aplikovať vo väzbe na poskytovanie, resp. na vylúčenie poskytovania určitých náhrad výdavkov aj ostatné ustanovenia zákona o cestovných náhradách, napr. § 5, § 13, § 14, § 35 ods. 3 a 4 a pod.

Pri aplikácii § 3 ods. 2 zákona o cestovných náhradách musí vo väzbe na prerušenie pracovnej cesty ísť iba o dôvody na strane zamestnanca. V žiadnom prípade však nemôže ísť o dôvody zo strany zamestnávateľa.

Ak zamestnávateľ zo svojich dôvodov vysiela skôr zamestnanca na pracovnú cestu alebo mu určí neskorší návrat z pracovnej cesty, napr. z dôvodu lacnejších leteniek, nemôže sa aplikovať ustanovenie § 3 ods. 2 zákona o cestovných náhradách (zamestnávateľ nemôže zamestnanca požiadať o prerušenie pracovnej cesty s tým, že mu nebude počas prerušenia poskytovať cestovné náhrady).

Odporúča sa, aby konkrétne podmienky prerušenia pracovnej cesty týkajúce sa dôvodu prerušenia pracovnej cesty, ako aj času prerušenia pracovnej cesty mal zamestnávateľ upravené vo vnútornom predpise (napr. iba počas víkendu, na určitý počet dní čerpania dovolenky a pod.).

Možnosť dohodnúť sa na prerušení pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca sa vzťahuje na všetky pracovné cesty, t. j. tuzemské pracovné cesty, ako aj zahraničné pracovné cesty.

Upozorňujem na to, že súhlasiť s prerušením pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca (§ 3 ods. 2) je pre zamestnávateľa iba možnosť a nie povinnosť.

Ak zamestnávateľ nebude z určitých dôvodov súhlasiť s prerušením pracovnej cesty z dôvodov na strane zamestnanca, je povinný potom nadväzne na to určiť aj podmienky pracovnej cesty, napríklad:

• pracovnú cestu ukončí v mieste výkonu práce na pracovnej ceste, čím do istej miery prihliadne na oprávnené záujmy zamestnanca (cesta späť je potom ale súkromná cesta zamestnanca bez nároku na akékoľvek plnenie zo strany zamestnávateľa) alebo
• pracovnú cestu ukončí napr. v mieste bydliska, v mieste pravidelného pracoviska a pod., t. j. v tom mieste, v akom plánoval ukončiť pracovnú cestu ešte pred žiadosťou zamestnanca o prerušenie pracovnej cesty (zamestnanec v tomto prípade musí dodržať podmienky pracovnej cesty).

Poznámka redakcie:
§ 3 zákona o cestovných náhradách

Zamestnanec, pri dodržaní ustanovenia § 57 Zákonníka práce, ktoré pri určitých typoch pracovných ciest vyžaduje súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu, má povinnosť pracovnú cestu vykonať a musí akceptovať podmienky pracovnej cesty určené zo strany zamestnávateľa.

Určené podmienky pracovnej cesty nemôže zamestnanec sám svojvoľne jednostranne meniť. Uvedené vyplýva z ustanovenia § 81 písm. a) Zákonníka práce, podľa ktorého je zamestnanec povinný okrem iného plniť pokyny nadriadených vydané v súlade s právnymi predpismi. Výnimku by mohli tvoriť nepredvídané vážne okolnosti (napr. zdravotné problémy zamestnanca, pracovné problémy, poveternostné problémy a pod.); všetky takéto zmeny však musia byť vždy zamestnávateľom, t. j. nadriadeným zamestnancom, dodatočne schválené. Zamestnávateľ má podmienky určiť čo najpresnejšie, a tým vylúčiť akékoľvek nedorozumenie a spory medzi ním a zamestnancom.

V prípade, že zamestnanec nemôže niektorú podmienku pracovnej cesty splniť, je jeho povinnosťou spojiť sa so svojím zamestnávateľom, ktorému podľa § 35a zákona o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov oznámi všetky skutočnosti, ktoré sú rozhodné pre poskytovanie cestovných náhrad a s ktorým sa dohodne na zmene, resp. spresnení podmienok pracovnej cesty.

Vypisovanie cestovného príkazu

V praxi často vzniká otázka, kto má vypisovať tlačivo slúžiace na určenie podmienok pracovnej cesty. Zamestnanci sa domnievajú, že zamestnávateľ, a to z dôvodu, že zamestnávateľ má právo vyslať zamestnanca na pracovnú cestu a súčasne povinnosť určiť podmienky pracovnej cesty. Zákon o cestovných náhradách nerieši uvedenú problematiku; technické spracovanie tohto tlačiva je vecou zamestnávateľa a jeho organizácie práce; odporúča sa predmetné tlačivo vo väzbe na § 3 zákona o cestovných náhradách vypisovať v úzkej súčinnosti zamestnanca a zamestnávateľa.

Prax ukazuje, že určenie základných podmienok pracovnej cesty by žiadny zamestnávateľ nemal podceňovať, pretože z podmienok pracovnej cesty sa v prípade potreby zdôvodňujú rôzne zodpovednostné vzťahy (pracovnoprávne vzťahy, náhrada škody, pracovný úraz a pod.) Rovnako ako je táto skutočnosť dôležitá pre zamestnávateľa, je dôležitá aj pre zamestnanca. Sami zamestnanci by mali dbať na to, aby neodchádzali na pracovnú cestu bez schváleného a podpísaného dokladu o vyslaní na pracovnú cestu zamestnávateľom; v praxi sa táto skutočnosť často podceňuje.

Pokiaľ túto skutočnosť zamestnanci podceňujú a začnú realizovať bez dokladu o vyslaní na pracovnú cestu, nemajú prakticky možnosť preukázať v prípade neočakávanej udalosti, že ide o pracovnú cestu, keď zamestnávateľ dodatočne pracovnú cestu nepotvrdí; to, že zamestnávateľ dodatočne pracovnú cestu zamestnancovi nepotvrdí pri vzniknutých problémoch, sa stáva v poslednom období často, lebo je to pre zamestnávateľov výhodné.

Ťažko je v takýchto prípadoch voči zamestnávateľovi potom uplatňovať zodpovednostné vzťahy, ktoré by mu za normálnych okolností, pri splnení zákonom určených povinností, vznikli voči zamestnancom.

Najčastejšie chyby pri určovaní podmienok pracovnej cesty

• neurčujú sa podmienky pracovnej cesty pred pracovnou cestou, ale cestovný príkaz sa vypisuje až po realizácii pracovnej cesty,
• podmienky pracovnej cesty nie sú určené pri každej pracovnej ceste – napr. neurčujú sa pri pracovnej ceste, pri ktorej nevzniknú zamestnancovi výdavky – napr. pri pracovnej ceste do 5 hodín služobným autom alebo pri pracovných cestách v rámci miesta/obce sídla zamestnávateľa,
• podmienky pracovnej cesty sú navzájom z miestneho a časového hľadiska v rozpore – napr. miesto nástupu na pracovnú cestu je určené miesto bydliska a z tohto miesta sa zamestnancovi uznajú cestovné výdavky a čas nástupu je určený až časom odchodu dopravného prostriedku (napr. čas odchodu vlaku, autobusu, ale aj čas nástupu do služobného auta); takto určené podmienky pracovnej cesty nie sú v súlade – pracovná cesta nezačne naraz z miestneho a časového hľadiska,
• miesto a čas nástupu na pracovnú cestu sú určené v neprospech zamestnanca – napr. miesto nástupu na pracovnú cestu je totožné s miestom výkonu práce na pracovnej ceste a čas nástupu je začiatok pracovného času zamestnanca, čo v praxi znamená, že na toto miesto výkonu práce na pracovnej ceste sa musí zamestnanec dopraviť za vlastné prostriedky, a to ešte pred jeho pracovným časom; takto sa určujú podmienky pracovnej cesty pri pracovnej ceste, ktorá sa koná nielen v meste, kde má zamestnanec bydlisko, ale aj v prípadoch, že vzdialenosť medzi miestom bydliska zamestnanca alebo sídla zamestnávateľa a miestom výkonu práce na pracovnej ceste je aj 50 km,
• neurčuje sa spôsob dopravy v rámci miesta výkonu práce alebo sa neurčuje spôsob dopravy vôbec.

Podľa § 57 Zákonníka práce zamestnávateľ môže zamestnanca vyslať na pracovnú cestu mimo obvodu obce pravidelného pracoviska alebo bydliska zamestnanca na nevyhnutne potrebné obdobie len s jeho súhlasom; to neplatí, ak vyslanie na pracovnú cestu vyplýva z povahy dohodnutého druhu práce alebo miesta výkonu práce alebo ak možnosť vyslania na pracovnú cestu je dohodnutá v pracovnej zmluve. Zákonník práce nevyžaduje súhlas zamestnanca písomnou formou s vyslaním na pracovnú cestu vykonanú mimo miesta obce pravidelného pracoviska alebo miesta bydliska zamestnanca (okrem súhlasu v pracovnej zmluve, ktorá má mať podľa § 42 Zákonníka práce písomnú formu) a vo všeobecnosti ani písomnú formu vyslania na pracovnú cestu.

V praxi sa vyslanie na pracovnú cestu spája s ustanovením § 3 zákona o cestovných náhradách, podľa ktorého je zamestnávateľ povinný písomne určiť podmienky pracovnej cesty, pričom nedodržanie tejto formy nezakladá neplatnosť takéhoto vyslania. Pri posudzovaní formy určenia podmienok pracovnej cesty, ako aj formy samotného vyslania na pracovnú cestu možno vychádzať z Občianskeho zákonníka. Podľa § 34 Občianskeho zákonníka je právny úkon prejav vôle smerujúci najmä k vzniku, zmene alebo zániku tých práv alebo povinností, ktoré právne predpisy s takýmto prejavom spájajú. Podľa § 35 ods. 1 Občianskeho zákonníka sa prejav vôle môže urobiť konaním alebo opomenutím; môže sa stať výslovne (ústne alebo písomne) alebo iným spôsobom nevzbudzujúcim pochybnosti o tom, čo chcel účastník prejaviť (konkludentným činom). Podľa § 40 Občianskeho zákonníka písomný právny úkon je platný, ak je podpísaný konajúcou osobou. Podpis sa môže nahradiť mechanickými prostriedkami v prípadoch, keď je to obvyklé. Písomná forma je tiež zachovaná, ak je právny úkon urobený telegraficky, ďalekopisom alebo elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila. Písomná forma je zachovaná vždy, ak právny úkon urobený elektronickými prostriedkami je podpísaný zaručeným elektronickým podpisom.

Na základe vyššie uvedeného opísaný spôsob vyslania zamestnanca na pracovnú cestu a určenia jej podmienok má písomnú formu vyslania na pracovnú cestu a písomnú formu určenia jej podmienok (za predpokladu dodržania predovšetkým ustanovenia § 40 ods. 4 Občianskeho zákonníka).

Ak zamestnávateľ využije svoje právo vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, a to pri dodržaní § 57 Zákonníka práce, je povinný rešpektovať § 3 zákona o cestovných náhradách, čo v praxi znamená, že má povinnosť určiť pred začatím pracovnej cesty písomnou formou podmienky tejto cesty.

Zamestnanec je podľa § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách povinný do desiatich pracovných dní po dni ukončenia pracovnej cesty (ide iba o poriadkovú lehotu a nie premlčaciu lehotu) predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty a tiež vrátiť nevyúčtovaný preddavok.

Zamestnávateľ je nadväzne na to povinný podľa § 36 ods. 8 zákona o cestovných náhradách uskutočniť vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca do desiatich pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov potrebných na vyúčtovanie pracovnej cesty.

V praxi sa realizuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok formou rôznych tlačív, napr. tlačivo Cestovný príkaz, Vyslanie na pracovnú cestu a pod. Upozorňujeme na to, že tlačivo uvedeného charakteru je základnou prvotnou evidenciou pracovných ciest, na základe ktorej sa posudzuje opodstatnenosť výdavkov uvedeného charakteru.

Zamestnanec si na základe uvedeného tlačiva potom uplatňuje aj svoj nárok na cestovné náhrady písomnou formou v zmysle vopred určených podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa.

Pre zamestnávateľa uvedené tlačivo slúži aj ako preukázateľný podklad pre zahrnutie si výdavkov uvedeného charakteru do daňových nákladov (výdavkov).

Ak zamestnávateľ neurčil podmienky pracovnej cesty písomnou formou, porušil týmto konaním § 3 zákona o cestovných náhradách a nadväzne na to neumožnil zamestnancovi uplatniť si svoj nárok na cestovné náhrady, teda aj na stravné, písomnou formou podľa § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách.

Poznámka redakcie:
§ 3 zákona o cestovných náhradách
§ 57 Zákonníka práce