Spôsob a forma vyslania na pracovnú cestu

V § 3 ods. 1 zákona o cestovných náhradách nie je ustanovený spôsob vyslania zamestnanca na pracovnú cestu a ani spôsob určenia podmienok pracovnej cesty.

Zákonom o cestovných náhradách je ustanovená len forma, a to písomná forma určenia podmienok pracovnej cesty.

V praxi sa realizuje vyslanie na pracovnú cestu a určenie jej podmienok formou rôznych tlačív, napr. tlačivo „Cestovný príkaz“ alebo „Vyslanie na pracovnú cestu“.

K problematike prvotnej evidencie pracovných ciest treba uviesť, že zákon o cestovných náhradách žiadne tlačivo neustanovil pre zamestnávateľa ako záväzné tlačivo.

Záväzné tlačivo slúžiace na určenie podmienok pracovnej cesty a na následné vyúčtovanie náhrad výdavkov nie je ustanovené ani žiadnym iným právnym predpisom. Je v právomoci každého zamestnávateľa, aby sa rozhodol, či bude používať tlačivá, ktoré sú na tento účel v obehu a v predaji, alebo si vypracuje na svoje podmienky a na charakter činnosti a pracovných ciest vlastné tlačivo, pričom jeho štruktúru, formu a obsah určí sám.

Takto vypracované tlačivo slúžiace na určenie podmienok pracovnej cesty zamestnávateľ zaradí do obehu účtovných dokladov, pričom tlačivo musí mať vypovedaciu schopnosť.

Upozorňujem na to, že tlačivo uvedeného charakteru je základnou prvotnou evidenciou pracovných ciest, na základe ktorej sa posudzuje opodstatnenosť výdavkov uvedeného charakteru.

Zamestnanec si na základe uvedeného tlačiva potom uplatňuje aj svoj nárok na cestovné náhrady písomnou formou v zmysle vopred určených podmienok pracovnej cesty zo strany zamestnávateľa.

Pre zamestnávateľa uvedené tlačivo slúži aj ako preukázateľný podklad pre uznanie výdavkov uvedeného charakteru.

Základné náležitosti určenia podmienok pracovnej cesty a vyúčtovania pracovnej cesty

Vo väzbe na zákon o cestovných náhradách musí tlačivo obsahovať všetky náležitosti, ktoré vyplývajú zo zákona o cestovných náhradách.

Vo vzťahu k určeniu podmienok pracovnej cesty/vyslaniu na pracovnú cestu sa odporúča, aby tlačivo obsahovalo predovšetkým napr.:

• osobné údaje – meno, priezvisko, bydlisko,
• miesto pravidelného pracoviska (resp. miesto výkonu práce podľa pracovnej zmluvy) na účely zákona o cestovných náhradách – pre posúdenie pracovnej cesty,
• pracovný čas zamestnanca – napr. na účely § 37 zákona o cestovných náhradách, na účely Zákonníka práce – § 89, § 96b, § 97 pod.,
• súhlas zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu – § 57 Zákonníka práce,
• podmienky pracovnej cesty – § 3 zákona o cestovných náhradách (povinné podmienky), nepovinné podmienky súvisiace s účelom a cieľom pracovnej cesty, spôsob ubytovania a pod.,
• údaj o poskytnutom preddavku,
• spolucestujúcich/spoluúčastníkov,
• podpisy zamestnávateľa – podľa organizačného poriadku a kompetencií,
• predbežnú finančnú kontrolu (v rozpočtovej a príspevkovej sfére),
• účtovací predpis, ak tlačivo slúži aj ako účtovný doklad a pod.

Vo vzťahu k vyúčtovaniu pracovnej cesty musí tlačivo obsahovať predovšetkým po vecnej stránke § 4, § 5, § 7 – nárokové náhrady, § 9 – iné a vyššie náhrady, pokiaľ ich zamestnávateľ poskytuje, ostatné náležitosti, napr. poskytovanie fakultatívnych náhrad, ktoré sú priamo ustanovené v zákone o cestovných náhradách, pokiaľ ich zamestnávateľ poskytuje – § 5 ods. 3, ako aj ostatné údaje, ktoré sú potrebné na vyúčtovanie pracovnej cesty (časové údaje pre aplikáciu – § 5, údaje o poskytnutom bezplatnom stravovaní a pod.).

Tlačivo na zahraničnú pracovnú cestu musí obsahovať ešte aj iné náležitosti vo väzbe na náhrady, ktoré sa poskytujú len pri zahraničných pracovných cestách – § 11 až § 15, ostatné náležitosti, napr. poskytovanie fakultatívnych náhrad, ktoré sú priamo ustanovené v zákone o cestovných náhradách – napr. § 14, § 11 ods. 2), ako aj ostatné údaje, ktoré sú potrebné na vyúčtovanie zahraničnej pracovnej cesty (časové údaje pre aplikáciu § 13, údaje o poskytnutom bezplatnom stravovaní a pod.).

Ako ďalšia náležitosť tlačiva môže byť aj deklarovanie súhlasu zamestnanca s vyslaním na pracovnú cestu (§ 57 Zákonníka práce).

Povinnosť vyslať a určiť podmienky samostatne každému zamestnancovi a za každú pracovnú cestu

Zamestnávateľ je pri vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu povinný určiť mu podmienky tejto cesty, a to bez ohľadu na to, či je pracovná cesta vykonaná v rámci mesta (obce) miesta pravidelného pracoviska zamestnanca alebo mimo toto miesto.

Tak isto treba vyslať zamestnanca na každú pracovnú cestu bez ohľadu na formu poskytovania náhrad, či sa napr. poskytujú jednorazovo po každej pracovnej ceste alebo po viacerých pracovných cestách alebo sa náhrady poskytujú paušálnou sumou.

Vyslať zamestnanca na pracovnú cestu a určiť mu podmienky pracovnej cesty je zamestnávateľ povinný aj v prípade, ak zamestnancovi na pracovnej ceste žiadne výdavky nevznikli.

Cestovný príkaz sa nevystavuje len na účel vyúčtovania náhrad výdavkov vzniknutých v súvislosti s pracovnou cestou, ale vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu a vystavenie cestovného príkazu má ďalšie dôležité pracovnoprávne súvislosti.

Zamestnávateľ môže mať určenú odlišnú formu vyslania na pracovné cesty vykonávané:

• v rámci mesta (obce) sídla zamestnávateľa, resp. pravidelného pracoviska zamestnanca – v tomto prípade môže mať vypracované tlačivo „Vyslanie na pracovnú cestu“ v zjednodušenej forme,
• mimo mesta (obce) sídla zamestnávateľa, resp. pravidelného pracoviska zamestnanca.

Zamestnávateľ je teda povinný vyslať zamestnanca na každú pracovnú cestu a určiť mu písomnou formou podmienky pracovnej cesty, pričom nie je podstatné, napr.:

• či zamestnancovi vznikne na pracovnej ceste nárok na cestovné náhrady alebo nie,
• akou formou sa mu cestovné náhrady poskytujú (napr. či po každej pracovnej ceste, po viacerých pracovných cestách alebo formou paušálu),
• doba trvania pracovnej cesty,
• miesto konania pracovnej cesty, napr. či je pracovná cesta vykonávaná v meste (obci) pravidelného pracoviska alebo mimo neho, v rámci mesta (obce) bydliska zamestnanca a pod.

Vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu a určenie podmienok každej pracovnej cesty písomnou formou (napr. formou cestovného príkazu) neslúži len na účel vyúčtovania náhrad výdavkov vzniknutých v súvislosti s pracovnou cestou, ale vyslanie zamestnanca na pracovnú cestu a určenie jej podmienok písomnou formou má dôležité pracovnoprávne súvislosti (pri vopred určených podmienkach pracovnej cesty sa vychádza pri riešení zodpovednostných vzťahov – napr. náhrada škody, pracovný úraz a pod., prípadne pri posudzovaní a riešení prípadných rôznych sporov medzi zamestnancom a zamestnávateľom).

Prípad, že zamestnancovi pri pracovnej ceste vykonanej v rámci mesta pravidelného pracoviska nevznikne nárok napr. na stravné (pracovná cesta netrvala min. 5 hodín v rámci kalendárneho dňa), resp. na žiadne výdavky, nezbavuje zamestnávateľa povinnosti vyslať zamestnanca na pracovnú cestu, určiť mu podmienky pracovnej cesty a viesť evidenciu pracovných ciest.

Určenie podmienok pracovnej cesty zjednodušeným spôsobom

Zamestnávateľ môže podľa § 3 ods. 3 zákona o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov zamestnancom určiť v prípade potreby podmienky pracovnej cesty jedným rozhodnutím (cestovným príkazom):

• pre viacerých zamestnancov, t. j. vyslať viacerých zamestnancov jedným rozhodnutím (cestovným príkazom) na pracovnú cestu alebo
• na viacero pracovných ciest zamestnanca, t. j. zamestnancovi jedným rozhodnutím (cestovným príkazom) určiť podmienky viacerých pracovných ciest.

V týchto prípadoch sa odporúča, aby zamestnávateľ rámcové pravidlá takéhoto vysielania mal určené vo vnútornom predpise, resp. v smernici k zákonu o cestovných náhradách (predovšetkým aj k technike spracovania cestovného príkazu, k spôsobu poskytnutia preddavku, k spôsobu vyúčtovania náhrad, určenie zodpovedného zamestnanca v prípade tzv. hromadného cestovného príkazu a pod.).

Poznámka redakcie:
§ 3 zákona o cestovných náhradách

Autor: Ing. Ľuboslava Minková