Uchovávanie, ochrana a vyraďovanie písomností podnikateľa

Aj napriek tomu, že povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu pre podnikateľské subjekty, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, nie je daná zákonom, je vhodné, aby podnikatelia mali vypracovanú internú smernicu na uchovávanie, ochranu a vyraďovanie písomností (vzor pozri v prílohe).

Ak z činnosti súkromných podnikateľských subjektov vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tieto subjekty s ohľadom na § 16 ods. 4 zákona o archívoch a registratúrach príslušný archív na základe písomnej žiadosti podnikateľského subjektu zaradí do II. kategórie pôvodcov registratúry. Také­to podnikateľské subjekty nie sú povinné vypracovať registratúrny poriadok, ale sú povinné:

• vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie príslušnému archívu,
• plniť všetky povinnosti ustanovené pre pôvodcov registratúry v § 16 ods. 2 zákona,
• registratúrne záznamy vyraďovať len vo vyraďovacom konaní, pričom vyraďovanie registratúrnych záznamov pozostáva z dvoch etáp, a to z:
• prípravy vyraďovacieho konania, kde pôvodca registratúry navrhuje na vyradenie registratúrne záznamy, ktorým uplynula lehota uloženia v zmysle registratúrneho plánu,
• vyraďovacieho konania, kde po predložení návrhu príslušný archív návrh posúdi a vydá rozhodnutie o vyradení registratúrnych záznamov, o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu, a o tom, že pôvodca registratúry môže zničiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.